Ascendum España es una destacada empresa distribuidora de marcas reconocidas en maquinaria pesada y equipos de construcción, con sede en San Fernando de Henares (Madrid). En el último año, alcanzó una facturación de más de 100 millones de euros. Forma parte del Grupo Ascendum, una multinacional con presencia en más de 15 países de América Latina, Europa y África. Además, cuenta con un equipo de más de 1.000 colaboradores altamente capacitados y comprometidos en diversas áreas. Con más de 60 años de trayectoria en el sector, Ascendum España es un actor destacado con una impecable reputación a nivel nacional.
Anteriormente, la empresa utilizaba un proceso manual para recopilar, revisar y archivar sus notas de gasto. Este proceso implicaba una considerable inversión de tiempo y esfuerzo tanto por parte de los empleados como del personal de contabilidad.
“Aunque habíamos analizado soluciones específicas de mercado para tratar los diferentes procesos en papel que teníamos, con la llegada de la pandemia y muchos de nuestros empleados trabajando desde casa, nos planteamos la implantación de una solución rápida, sencilla y de fácil acceso para gestionar todos los procesos que teníamos en papel, incluidas las notas de gasto”
Ángel Fuentes, Corporate IT Security & Infrastructure Manager en Ascendum
Tras analizar la situación de Ascendum España, en Aitana sugerimos aprovechar su Microsoft 365 para crear una aplicación personalizada utilizando SharePoint. “No tuvimos que adaptarnos a una herramienta del mercado, sino todo lo contrario. Creamos ePortafirmas basado en nuestros procesos para facilitar la adaptación al cambio por parte de nuestros empleados”, indica el director de TI. La aplicación ePortafirmas está diseñada para ser versátil y adaptarse tanto a los trabajadores con dietas diarias como a aquellos que solo reportan gastos. Es una herramienta transversal en esta empresa, dado que es utilizada por todas las unidades de negocio en sus diferentes centros de trabajo.
Según Ángel Fuentes, “el proceso ahora es mucho más rápido y eficiente. El empleado sube o carga la nota de gastos a ePortafirmas y automáticamente se inicia un workflow predeterminado, en función del organigrama, procesándose digitalmente la aprobación – registro contable – gestión de pago – archivo.” Esta nueva solución realiza cálculos automatizados, y los contables gestionan las notas de gasto por lotes, exportando la información a SAP a través de una interfaz.
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La opinión de Ascendum
Como afirma Ángel Fuentes, “gracias a la aplicación desarrollada por Aitana en SharePoint, ahora tenemos una mejor accesibilidad a la información, ya que el registro es digital y podemos acceder al histórico de las notas de gasto; y una mayor visibilidad, puesto que todos los empleados tienen acceso al estado de sus notas de gasto.” Por otra parte, con ePortafirmas, la inmediatez de la información ha mejorado significativamente, ya que está accesible las 24 horas del día, desde cualquier ubicación. Además, se ha logrado una mayor agilidad y trazabilidad en el proceso. Ahora las notas de gasto llegan a contabilidad tan pronto como son aprobadas. “En todo momento se puede saber en qué situación se encuentran”, añade el director de TI.
Ascendum ha dejado atrás la introducción manual de datos y el archivado en papel de las notas de gasto, como resalta Ángel Fuentes. “ahora se invierte un 30% menos de tiempo en la contabilización de estos documentos.”
Así mismo, hay otras ventajas que no implican ahorros directos pero que mejoran el proceso, como el tiempo transcurrido desde la creación de la nota de gasto hasta su pago.
“Gracias a la nueva aplicación desarrollada en SharePoint, este proceso es mucho más corto. Los empleados están informados en tiempo de real de la situación en la que se encuentra su nota de gasto y tienen acceso a todas las que han generado”
Ángel Fuentes, Corporate IT Security & Infrastructure Manager en Ascendum.
Y hace hincapié en que “más allá de los aspectos cuantificables, ePortafirmas ha supuesto un cambio cultural en la organización, lo cual supone un valor intangible que ha permitido a la compañía consolidar el camino hacia la transformación digital.”
En cuanto al papel de Aitana como partner, Fuentes lo tiene claro: “Trabajar con Aitana fue fácil porque desde el primer momento entendieron las necesidades de Ascendum, las trasladaron al equipo de desarrollo y aportaron ideas para mejorar nuestro proyecto.” Y subraya que “Aitana puso los recursos necesarios para que el proyecto fuera una realidad en un breve espacio de tiempo.”
La implantación de SharePoint aporta numerosos beneficios para la colaboración y gestión de información. Esta plataforma conecta a los empleados, promoviendo una mayor eficiencia en la toma de decisiones, compartición de conocimientos y seguridad de los datos.
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