Cuando hablamos de un proyecto, hablamos de plazos, tareas, riesgos, presupuesto, entregables. Es normal: es lo que aparece en los planes, en los seguimientos, en los informes de estado. Pero después de años metido en implantaciones y proyectos de transformación digital, tengo cada vez más claro que lo que decide si un proyecto sale bien casi nunca está en el Gantt.
Una funcionalidad se desarrolla. Una incidencia se corrige. Un proceso se rediseña. Lo difícil de verdad es conseguir que personas con objetivos y prioridades distintas -a veces enfrentadas- tiren en la misma dirección. Ahí es donde entran las habilidades invisibles. ¡Sigue leyendo!
Traducir entre negocio y tecnología
En todo proyecto conviven dos mundos que no siempre hablan el mismo idioma: negocio y tecnología. El usuario explica lo que necesita, el consultor lo convierte en requisito, el técnico lo convierte en solución. Y en cada paso se pierde matiz, si nadie está pendiente de recuperarlo.
Todo va bien hasta que alguien suelta la frase: «solo necesitamos un pequeño ajuste.»
Con los años aprendes que detrás de esa frase pueden esconderse dos reuniones, un análisis que nadie había previsto y una conversación entera solo para acordar qué significa «pequeño». Buena parte del trabajo real de un proyecto es justo eso: traducir necesidades y conseguir que todos entiendan lo mismo cuando dicen lo mismo.
Gestionar expectativas
«Esto se hace rápido, ¿no?» «Es solo una configuración.» «Ya que estamos, ¿aprovechamos y añadimos…?»
Cualquiera que haya llevado un proyecto sabe cómo sigue esa historia. Gestionar expectativas no es poner límites porque sí, es ayudar a que la otra parte entienda el impacto real de lo que está pidiendo, antes de que se convierta en un retraso o un disgusto. Una conversación incómoda a tiempo ahorra semanas de problemas después. Lo he visto suficientes veces como para no dudarlo.
Escuchar antes de resolver
A los que venimos del lado técnico o funcional nos sale solo querer resolver rápido. Es deformación profesional, después de tantos años arreglando cosas. Pero con el tiempo aprendes que no siempre hay que empezar por la solución.
A veces detrás de una incidencia hay una preocupación que no se ha dicho, detrás de la resistencia al cambio hay incertidumbre, y detrás de una queja hay una necesidad que nadie ha entendido bien todavía. Escuchar con calma suele salir más barato que corregir tres veces una solución que apuntaba al problema equivocado.
Artículos recomendados:
- Cómo medir y mejorar el compromiso de los empleados
- Evaluación del desempeño. Qué es, ejemplos y plantillas
- 3 + 1 Estrategias para aprender cualquier habilidad
La confianza, el indicador que nadie mide
En los proyectos medimos de todo: horas, tareas, riesgos abiertos, incidencias cerradas. Pero hay un factor que casi nunca aparece en un cuadro de mando y que marca la diferencia entre un proyecto correcto y uno bueno de verdad: la confianza.
Es la confianza la que hace que un cliente te cuente un problema antes de que se convierta en crisis, que alguien del equipo pida ayuda cuando la necesita, que se puedan tener conversaciones incómodas sin que se rompa nada. No sale en ningún informe semanal, pero está detrás de todos los proyectos que terminan funcionando bien.
El humor también es metodología
No lo vas a encontrar en ninguna metodología certificada, pero debería estar. Todos los proyectos tienen su momento complicado: fechas que aprietan, cambios de última hora, y esa demo donde algo que llevaba semanas funcionando perfecto decide comportarse de forma «creativa» justo delante del cliente. Lo he visto pasar más veces de las que me gustaría admitir.
En esos momentos, una sonrisa y no perder la forma suman más de lo que parece. Con confianza y buen ambiente en el equipo, los problemas siguen ahí, pero las soluciones salen más rápido.
Lo que realmente hace funcionar un proyecto
Cuando un proyecto termina bien, hablamos de la solución implantada, de los procesos mejorados, de los objetivos cumplidos. Es lo lógico. Pero detrás hay casi siempre personas que se han escuchado, que han gestionado sus diferencias, que han seguido remando cuando el plan inicial ya no se parecía a la realidad.
La tecnología hace falta. La metodología también. Pero después de más de veinticinco años entre ERPs distintos, lo que de verdad saca adelante un proyecto no es el diagrama ni la herramienta: es el equipo que sabe adaptarse cuando las cosas no salen según lo planeado. Y eso, hasta donde yo sé, todavía no lo mide ningún Gantt.
¿Quieres mejorar el rendimiento de tu equipo? ¿Buscar conseguir la máxima productividad? ¡Nosotros te ayudamos! ¡Completa el formulario y nuestros expertos se pondrán en contacto contigo!
Óscar Ochoa
Operaciones Business Applications