SharePoint-y-OneDrive-revolucionan-la-gestión-documental-y-la-organización-de-archivos-en-la-empresa

SharePoint y OneDrive revolucionan la gestión documental y la organización de archivos en la empresa

Aitana Soluciones ERP y CRM Otras soluciones Leave a Comment

Uno de los primeros aspectos donde la transformación digital irrumpió en el día a día de la empresa ha sido en la gestión documental. Ya desde la década de 1980 comenzó a combinarse el uso del papel con la digitalización de documentos. Sin embargo, el máximo avance de aquella época se limitó a la obtención de réplicas digitales de fotografías o documentos impresos.

Desde el cambio de siglo se fueron mejorando los sistemas de captura digital hasta desarrollarse entornos completos de compartición de archivos en red. En este contexto, vamos a ver para qué sirve SharePoint y la potencia que alcanza al trabajar junto con OneDrive.

Qué es la gestión documental y para qué sirve en las empresas

El concepto de gestión documental ha cambiado a medida que las aplicaciones dedicadas a este propósito han perfeccionado y aumentado sus prestaciones. La idea ya no se limita a convertir archivos en papel en ficheros digitales. Ahora hablamos de un conjunto de normas que se aplican para gestionar todo el flujo documental de la empresa, incluyendo recuperación, control de versiones, compartición y definición de directivas de acceso según el perfil del usuario.

A medida que los entornos corporativos se vuelven más complejos, el número de documentos que se intercambian entre departamentos crece exponencialmente. Si dichos documentos permanecieran siempre en formato físico, las empresas deberían invertir muchos recursos para almacenarlos como es debido. Además, habría que tener en cuenta los ingentes costes en impresión y los potenciales problemas asociados al extravío, deterioro o no compartición de los documentos físicos. De hecho, esta realidad sigue imperando todavía en muchos sectores profesionales.

Parece muy deseable imaginar un escenario en el que toda la documentación que maneje la empresa se encuentre digitalizada, independientemente de su formato original. O un escenario en el que se encuentre segmentada, ordenada y accesible para todos los empleados que la necesiten, que incorpore un registro de los cambios realizados en los documentos y que agregue opciones de seguridad para garantizar la identidad de quien acceda a cada fichero.

SharePoint + OneDrive, la herramienta de organización de archivos para las empresas

El programa SharePoint es una plataforma colaborativa desarrollada por Microsoft que permite la compartición de archivos digitales en toda la organización. Así mismo, incorpora todas las funcionalidades deseables que mencionamos en el apartado anterior.

Pudiendo ser utilizado en solitario o como parte de la suite Microsoft Office 365, SharePoint proporciona un entorno virtual donde los miembros de la empresa podrán consultar, subir, descargar y modificar información según las directivas de acceso que se predefinan para cada rol de usuario.

Y ahora que hemos explicado para qué sirve SharePoint, ¿sabes qué es Microsoft OneDrive?

OneDrive es un sistema de almacenamiento en la nube, que también puede ser utilizado de forma aislada o como parte de la suite completa Microsoft 365. Con él, cada usuario puede disponer hasta de 1 TB de almacenamiento en la nube pública de Microsoft, con la gran ventaja de que puede ser instalado en tantos dispositivos como se desee (ordenadores, tabletas y smartphones). Los cambios realizados en un dispositivo se suben a la nube y se sincronizan con los demás en cuanto estos se conectan a Internet. Además, la versión de escritorio permite el uso offline. De esta manera, los documentos pueden editarse sin necesidad de conexión y, una vez que esta se restablezca, las modificaciones realizadas se suben y propagan a los demás dispositivos con la sesión iniciada.

Así, las funciones de SharePoint, combinadas con Microsoft OneDrive, dan como resultado una suite de gestión documental completa y eficiente. En ella, los usuarios no solo disponen de un considerable espacio de almacenamiento en la nube, sino que también pueden compartir sus estructuras de archivos con el resto de la organización.

Beneficios de SharePoint + OneDrive

Funcionalidades complementarias

Lo mejor que tiene el uso conjunto de OneDrive y SharePoint es que sus funciones son complementarias, ya que están preparados para funcionar al unísono.

La compartición de archivos en conjunto se complementa con un espacio de almacenamiento individual más que suficiente para albergar toneladas de información. De este modo, se solventa el problema de los silos de información y toda la documentación permanece sincronizada en red, disponible, ordenada y accesible.

Experiencia de usuario sin fisuras

Ambas aplicaciones comparten credenciales de inicio de sesión y toman la conocida interfaz de usuario de Microsoft Office, muy familiar para la gran mayoría de los usuarios de programas de productividad empresarial.

Dado que comparten desarrollador, es muy fácil para el usuario utilizarlos juntos y por separado, navegando por las estructuras de ficheros y accediendo a las acciones disponibles sin ni siquiera tener la sensación de estar usando aplicativos distintos.

Muchas organizaciones que ya saben para qué sirve SharePoint están construyendo sus sistemas de Intranet sobre él. Y es que, si se utiliza en sincronía con OneDrive, la empresa dispondrá de un repositorio común de documentos digitalizados, ordenados y asegurados.

Desde Aitana, expertos en la transformación digital, ayudamos a las empresas a desplegar todas las capacidades de Microsoft SharePoint y OneDrive para crear un escenario donde la gestión documental sea una realidad eficiente. ¡Rellena el formulario y te lo explicamos en persona!


Deja un comentario