Automatiza tu RR. HH. y mejora la eficiencia operativa

Cada vez son más las empresas que se encuentran con la necesidad de automatizar todos aquellos procesos de Recursos Humanos relacionados con la gestión del personal. ¿El objetivo? Aumentar la eficiencia de sus procesos e impulsar la consecución de las metas de negocio.

En general, en cualquier organización, toda la gestión de la plantilla recae sobre el área de Recursos Humanos: desde el momento de la candidatura y durante todo el ciclo de vida del personal empleado, hasta el cese de contrato. Los procedimientos rutinarios consumen mucho tiempo y no permiten que sus responsables se centren en una gestión más estratégica del capital humano.

Con una buena automatización se puede simplificar todo lo relacionado con el procesamiento de datos y la gestión de la información de los empleados. Esto permite a los profesionales de RR. HH. reducir el tiempo dedicado a tareas administrativas y eliminar procesos manuales, con un claro beneficio: invertir este tiempo en ampliar el valor y el rendimiento del negocio.

El impacto de la automatización en RR. HH.

Es evidente que automatizar los procesos de Recursos Humanos de una empresa solo puede tener un impacto positivo. No saldrá únicamente beneficiada el área de Recursos Humanos, que podrá retener el talento de calidad con procesos optimizados, sino que también tendrá sus efectos en el compromiso, satisfacción y motivación del conjunto del personal empleado y el resto de los departamentos.

“La automatización de los procesos de Recursos Humanos reduce la carga laboral de tus profesionales de RR. HH. y mejora la experiencia del empleado, impulsando la productividad y aumentando la eficiencia”.

Patricia Gómez, directora de Recursos Humanos en Aitana

Procesos que se pueden automatizar

La automatización de RR. HH. se puede aplicar a muchas tareas, sobre todo a aquellas que son más repetitivas, tareas que no incluyan muchas excepciones y que se hagan de forma regular.

• Gestión de nóminas: la automatización de este proceso tan complejo e importante ayuda a recopilar la información actualizada de cada empleado para que se vea reflejado en la nómina.
• Selección de personal y onboarding: reduciendo mucha documentación y con una ágil comunicación, el software se encarga de publicar las ofertas de empleo, seleccionar candidatos que cumplan requisitos, comunicar el resultado de la candidatura y gestionar la incorporación (alta, entrega de material, envío de documentos…).
• Solicitudes de ausencias: a través de una plataforma, los empleados pueden gestionar altas, bajas, vacaciones…, de forma que el departamento de RR. HH. solo tendrá que revisar los datos.
• Formación: la automatización es muy útil también para gestionar la capacitación de los empleados. Permite gestionar la plataforma de formación ofreciendo cursos y aprendizaje continuos para mejorar competencias…
• Control horario: con un software a distancia se pueden gestionar las entradas y salidas de cada empleado, incluso utilizando la geolocalización.
• Firma online: la firma digital es cada vez más útil para gestionar contratos, ofertas, nóminas, etc. de una forma segura y rápida. Una medida incuestionable para reducir el uso de papel.
• Informes de rendimiento: permite tener un control del rendimiento con métricas de absentismo, rotación, gastos, etc.

Beneficios de la automatización para equipos de RR. HH.

Las ventajas de la automatización de los Recursos Humanos en una empresa pueden ser muchas:

• Reducción de la carga del trabajo: liberar al departamento de RR. HH. de ciertas tareas tediosas.
• Mejora de la experiencia del empleado: sus solicitudes se gestionarán de forma más ágil, por lo tanto, la plantilla estará más motivada.
• Disminución de documentación física: se evita la acumulación de papeles.
• Menor margen de error humano.
• Ahorro de tiempo y dinero.
• Mejor comunicación y más fluida entre departamentos, áreas y empleados.
• Actualización de datos y documentos: garantiza la coherencia y estar al día.
• Agilidad en la gestión de procesos: selección personal, onboarding, offboarding, elaboración de nóminas, formación, control horario…
• Generación de informes de desempeño: recibir el feedback en tiempo real sobre rendimiento y consecución de objetivos permite hacer análisis y obtener información para tomar decisiones en base a estos datos.

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Implementando la automatización en tu departamento de RR. HH.

¿Qué es lo primero que debo hacer si he decidido implementar en mi empresa la automatización de los Recursos Humanos? ¿Qué pasos debo seguir y qué debo tener en cuenta?

Primeros pasos

1. Detectar qué procesos son automatizables: realizar un análisis sobre qué procesos rutinarios se pueden automatizar y preparar toda la documentación.

2. Recopilar y gestionar datos del personal empleado: a partir de ahora ya no se va a introducir manualmente la información personal, de formación individual ni los datos concretos de cada empleado.

3. Seleccionar la herramienta: partiendo del presupuesto, escoger la opción que mejor se adapte a tu empresa y que se integre a los sistemas ya existentes. Se trata de una inversión en un software de RR. HH. o en un sistema integrado de gestión del capital humano (HCM) que te va a facilitar la gestión de todo el talento.

4.  Normalizar el proceso: una vez realizada la automatización de los Recursos Humanos, es necesario comprobar que las primeras tareas se ejecutan correctamente porque, una vez automatizadas, ya sigan su curso de forma automática.

Consideraciones clave para la implementación

• Planificar la transición: programa con tiempo el proceso de transición para ir escalando el máximo de procesos posibles a automatizar y que este tenga el mínimo de consecuencias en la empresa. También es interesante tener preparado un plan alternativo para poder responder rápido si alguna cosa no funciona bien.
• Gestionar el cambio: facilita los recursos necesarios al personal empleado, explica bien todas las novedades y acompáñalos durante el cambio para que se adapten a la nueva forma de trabajo.
• Administrar bien el área de RR. HH.: no pienses que puedes prescindir de estos profesionales, no los margines. Ahora tendrás empleados que aportarán más valor a su gestión.
• Apostar por un sistema seguro: es muy importante que se vele por el mantenimiento, seguridad y protección de datos, cumpliendo con la normativa.

Omne RH, una herramienta exclusiva para la automatización de Recursos Humanos en Business Central

Omne RH es la única solución de nómina y RR. HH. en SaaS desarrollada con tecnología Microsoft Dynamics 365 Business Central en España que permite la automatización de los procesos de Recursos Humanos, manteniendo en todo momento la integridad de la información y la conectividad con otras herramientas de la suite Microsoft.

Es una plataforma segura y precisa que permite gestionar de forma simplificada el cálculo de nómina, integrarse con la gestión contable y eliminar costes derivados de servidores. Además, se complementa con soluciones de control horario y fichajes, portal de empleado y firma digital.

Transformar la gestión integral de tu empresa es posible con Omne RH. Gracias a sus funcionalidades, podrás agilizar los procesos clave de Recursos Humanos. Cuando el cambio se realiza con las herramientas adecuadas, la transición hacia la automatización de los RR. HH. será fluida y se convertirá en un activo muy valioso para el presente y futuro de tu empresa.

Tanto el equipo de expertos de Aitana como la red de consultores de Grupo Castilla, te acompañaremos durante todo el proceso de automatización de Recursos Humanos para que la implantación sea lo más ágil y segura posible.

Sin duda, la implementación de un software de automatización de Recursos Humanos reduce la carga laboral de tus profesionales de RR. HH.. También potencia la productividad y aumenta la eficiencia, liberando de tareas manuales al departamento para que se concentre en tareas más estratégicas. De esta forma, se puede reforzar la cultura organizativa de la empresa, centrarse en el capital humano y abordar cambios realmente significativos en la organización.

¿Estás listo para la automatización de tus procesos de Recursos Humanos? Optimiza procesos, aumenta el grado de digitalización, consigue que los empleados estén más satisfechos e invierte recursos en lo que realmente importa para tu negocio: las personas. En Aitana te ayudamos a aprovechar esta solución tecnológica para que puedas mejorar con todos sus beneficios. ¡Rellena el formulario y ponte en contacto con nosotros!