La gestión documental es un proceso fundamental en cualquier empresa para la organización, el control y el acceso a la información. Este proceso implica la creación, captura, almacenamiento, búsqueda, acceso, distribución y conservación de los documentos y registros de una compañía. Y es que, hoy en día, la cantidad de datos y documentos que recibe una organización es cada vez mayor, por lo que una gestión adecuada es imprescindible.
Una buena gestión documental no solo permite a los empleados acceder rápidamente a la información que necesitan en su día a día mejorando su productividad y eficiencia, sino que también ayudará a la empresa a reducir los costes asociados con el almacenamiento y la gestión de documentos físicos. Todo ello, además, proporcionando una mayor garantía de cumplimiento de la ley y una mayor seguridad de la información.
Tras analizar los beneficios de la digitalización de documentos, empresas como Paradores de España – de la mano de la subcontrata Sisteplant -, Sumarcoop y BNZ Services han decidido confiar en Aitana para implantar Microsoft SharePoint como gestor documental. Esta tecnología permite a los usuarios, equipos y organizaciones compartir contenido desde cualquier lugar y dispositivo, así como la creación de bibliotecas de documentos y listas de registros que potencian la colaboración y la productividad.
Funcionalidades de SharePoint como gestor documental
Metadatos
Los metadatos contienen la información adicional de cada documento, como la fecha de creación y de modificación, el autor, el estado del documento, la persona que lo ha modificado, su tamaño, etc. La definición de metadatos adicionales permite una mejor organización de la documentación y facilita su búsqueda.
Vistas
Las vistas permiten mostrar el contenido de una misma biblioteca de distintas maneras. Se puede definir un orden de visualización, un límite de documentos a mostrar, así como filtrar en función de los datos de los documentos. La configuración de las vistas es importante ya que una vista con demasiados documentos puede sobrecargar la plataforma y afectar el rendimiento de todos los sitios.
Las vistas permitirán una navegación diferente para las distintas necesidades existentes en los departamentos.
Sincronización con OneDrive
Cuando un usuario sincronice una biblioteca SharePoint, automáticamente se creará una carpeta en su ordenador local donde verá los documentos de la biblioteca, las modificaciones se replicarán automáticamente en SharePoint Online si el usuario tiene permiso de modificación y si está conectado a internet. En caso contrario, se subirán los cambios una vez el ordenador esté conectado a internet.
Versiones
Las versiones permiten guardar los cambios realizados sobre los documentos. Los usuarios pueden ver quién ha modificado qué, y cuando. Los usuarios avanzados pueden también recuperar versiones antiguas de los documentos.
Publicación de documento
Este workflow permite que hasta que un documento esté publicado, no sea visible para los usuarios finales.
Protección de documentos
Cada editor puede bloquear o desbloquear un documento, impidiendo así la modificación de un documento – mientras esté bloqueado – para evitar conflictos de versiones.
Compartición de documentos con usuarios externos
Se puede configurar el acceso a personas externas a la empresa para determinados documentos en modo sólo lectura, mediante acceso directo con una cuenta de correo de Microsoft o vía el envío de un enlace público con disponibilidad temporal.
Permisos y grupos de usuarios
Para cada sitio y biblioteca se definirá qué grupo de usuarios pueden leer y/o modificar los documentos. La definición de los permisos es muy importante, sobre todo cuando los usuarios trabajan desde una carpeta sincronizada con OneDrive.
Document Sets (conjuntos de documentos)
Los Document Sets son carpetas que tienen metadatos asociados. Permiten asignar automáticamente metadatos a los documentos subidos a la carpeta.
Búsqueda
La búsqueda de SharePoint Online es muy potente ya que busca en los propios contenidos de los documentos – sean documentos Office (Word, PowerPoint, Excel) o PDFs. Los resultados mostrados se pueden refinar utilizando los metadatos de cada documento, como el tamaño de fichero, la fecha de modificación, el autor, etc.
Papelera de reciclaje
Un documento eliminado de SharePoint Online permanece 90 días en la papelera del usuario, y el propio usuario o un administrador lo puede recuperar durante este periodo de tiempo.
Empresas que confían en Aitana
Innovación industrial al alcance de tu mano
Paradores de Turismo de España es una empresa pública al servicio del turismo nacional desde hace casi un siglo – concretamente 1928. Su objetivo, cumplido con éxito, es promocionar la mejor imagen de España, proteger el patrimonio histórico y cultural, así como promover la economía local y el cuidado del medioambiente. Con ello contribuye a la integración territorial, a la recuperación y mantenimiento del Patrimonio Histórico-Artístico y a la preservación y disfrute de espacios naturales de nuestro país.
Paradores ha desarrollado sistemas IT como aplicaciones GMAO-CMMS, MES o SCAVA para ayudar a sus clientes a trabajar de forma productiva, pero también se encarga de desarrollar proyectos propios para cada usuario. En este caso, uno de sus clientes necesitaba digitalizar los procesos en los que la documentación es esencial, lo que les ha obligado a implantar una infraestructura que gestione la documentación y su ciclo de vida. Para ello, han decidido utilizar la tecnología de Microsoft – concretamente SharePoint – que permite garantizar la correcta gestión de los procesos de validación y vigencia, así como la disponibilidad de la información.
Suministros industriales y aplicaciones químicas para todo tipo de sectores
Sumarcoop es una empresa dedicada, en sus orígenes, al abastecimiento de la industria del mármol. Actualmente, han diversificado su actividad para adaptarse a las nuevas necesidades del mercado, situándose como referentes en el sector de los suministros industriales y las aplicaciones químicas para todo tipo de industrias. Su objetivo es llegar a ser un colaborador en el cual confiar para poder conseguir mejores condiciones de compras y de suministros. Disponen de una amplia gama de resinas y productos químicos auxiliares para la industria del composite, así como artículos para abarcar las necesidades de los profesionales.
La compañía ha confiado en los servicios de Aitana para implantar una solución de gestión documental como SharePoint en la nube. Todo ello con la finalidad de mover los documentos locales y centralizarlos en una nueva estructura de carpetas. Esto les permitirá gestionar su documentación desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo.
Medioambiente y energía 100% renovable
BNZ Services es un productor de energía independiente (IPP) que desarrolla, construye y opera proyectos de energía solar fotovoltaica en el sur de Europa, concretamente en Portugal, Italia y España. Su misión es que sus plantas contribuyan a al beneficio de las comunidades locales donde están instaladas. Todo ello desde una perspectiva medioambiental y social. Su objetivo, con ello, es la producción de energía 100% renovable para conseguir un futuro más verde.
Han decidido confiar en Aitana para implantar un gestor documental como SharePoint para el almacenamiento y tratamiento automatizado de facturas. Estas facturas se analizan gracias a la tecnología de Microsoft Syntex de procesamiento de lenguaje natural y automatización de procesos. Así, las organizaciones pueden automatizar procesos de negocio como la gestión de contratos, la aprobación de facturas y la resolución de reclamaciones, utilizando flujos de trabajo personalizados y plantillas predefinidas.
En conclusión, implantar SharePoint en tu empresa representa un paso hacia la optimización de la colaboración y gestión de información. Al unir a los empleados a través de esta plataforma, se promueve una mayor eficiencia en la toma de decisiones, la compartición de conocimientos y la seguridad de los datos. Aunque el proceso de adaptación puede ser desafiante, los beneficios en productividad y sinergia hacen de SharePoint una inversión valiosa para el futuro y el crecimiento de la organización.
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