La situación sanitaria mundial ocasionada por la irrupción de la COVID-19 sacó a la luz muchos de los puntos débiles de las pymes españolas. Uno de los principales desafíos fue la adaptación al teletrabajo. Para ello, las organizaciones tuvieron que plantearse implantar soluciones tecnológicas que les permitieran realizar sus tareas de forma eficiente desde casa, impulsando la colaboración y el trabajo en equipo.
Fue en este momento cuando la migración a entornos en la nube empezó a crecer. Esta plataforma no solo permite a tus trabajadores poder compartir documentos de forma fácil con el resto de compañeros, sino también eliminar muchos de los problemas de almacenamientos que las compañías sufren de manera habitual.
En este sentido, empresas como Infrisa han decidido confiar en Aitana como partner tecnológico para implantar SharePoint. El objetivo del proyecto es ayudar a la compañía a gestionar su documentación de manera sencilla pero controlada, desde cualquier dispositivo y lugar. Esta plataforma de colaboración es una de las más robustas del mercado y permite, gracias a sus múltiples funcionalidades, crear, organizar y administrar proyectos de forma eficiente, segura y colaborativa.
Además, tras la implantación, la compañía también recibirá una serie de horas de formación para poder tener el conocimiento necesario y hacer crecer y evolucionar el gestor documental de forma autónoma.
El proyecto de SharePoint para Infrisa
Microsoft SharePoint es una de las plataformas en la nube con más renombre dentro del mercado actual. Las pymes la utilizan, principalmente, para impulsar la colaboración y llevar a cabo la gestión de proyectos de manera organizada y segura. Además, también es utilizada como gestor documental para tener toda la información a mano y protegida de las ciberamenazas.
En Infrisa la estructura del nuevo gestor documental de SharePoint seguirá organización por departamentos:
- Administración
- Contabilidad y Finanzas
- Comercial y Presupuestos
- Departamento Técnico
- ISO
A continuación, presentamos las múltiples funcionalidades que proporciona SharePoint para la gestión documental:
Metadatos
Los metadatos contienen la información adicional de cada documento, como la fecha de creación y de modificación, el autor, la persona que lo ha modificado, su tamaño, etc. La definición de metadatos adicionales permite una mejor organización de la documentación y facilita su búsqueda.
Vistas
Las vistas permiten mostrar el contenido de una misma biblioteca de distintas maneras. Se puede definir un orden de visualización, un límite de documentos a mostrar y filtrar en función de los datos de los documentos. La configuración de las vistas es importante, ya que una vista con demasiados documentos puede sobrecargar la plataforma y afectar el rendimiento de todos los sitios.
Sincronización con OneDrive
Cuando un usuario sincronice una biblioteca SharePoint, automáticamente se creará una carpeta en su ordenador local donde verá los documentos de la biblioteca, las modificaciones se replicarán automáticamente en SharePoint Online si el usuario tiene permiso de modificación y si está conectado a internet. En caso contrario, se subirán los cambios una vez el ordenador esté conectado a internet.
Versiones
Las versiones permiten guardar los cambios realizados sobre los documentos. Los usuarios pueden ver quién ha modificado qué, y cuando. Los usuarios avanzados pueden también recuperar versiones antiguas de los documentos.
Publicación de documento
Este workflow permite que hasta que un documento esté publicado, no sea visible para los usuarios finales.
Protección de documentos
Cada editor puede bloquear o desbloquear un documento, impidiendo así la modificación de un documento (mientras esté bloqueado), para evitar conflictos de versiones.
Compartir documentos con usuarios externos
Se puede configurar el acceso a personas externas a la empresa para determinados documentos en modo sólo lectura, mediante acceso directo con una cuenta de correo de Microsoft o via el envío de un enlace público con disponibilidad temporal.
Permisos y grupos de usuarios
Para cada sitio y biblioteca se definirá qué grupo de usuarios pueden leer y/o modificar los documentos. La definición de los permisos es muy importante, sobre todo cuando los usuarios trabajan desde una carpeta sincronizada con OneDrive.
Búsqueda
La búsqueda de SharePoint Online es muy potente, ya que busca en los propios contenidos de los documentos, sean documentos Office (Word, PowerPoint, Excel) o PDFs. Los resultados mostrados se pueden refinar utilizando los metadatos de cada documento, como el tamaño de fichero, la fecha de modificación, el autor, etc.
Papelera de reciclaje
Un documento eliminado de SharePoint Online permanece 90 días en la papelera del usuario, y el propio usuario o un administrador lo puede recuperar durante este periodo de tiempo.
Pioneros en construcción e innovación
Infrisa es una empresa pionera en el diseño, construcción y puesta en servicio de almacenes y cámaras frigoríficas. Concretamente, son expertos en proyectos de construcción “llave en mano” de edificios con cámaras frigoríficas, almacenes de temperatura controlada e industrias alimentarias con exigencias de control de temperatura y humedad, higiene, seguridad y salud, entre otras. Con un equipo de profesionales apoyado por su equipo administrativo y financiero, esta compañía trabaja de manera coordinada para ofrecer un servicio y atención al cliente excelentes.
Desde su fundación hace ya más de 50 años, en 1971, Infrisa ha sido pionera en el uso de paneles sándwich en España y ha extendido su negocio a otros países como Portugal, Francia y México. Actualmente, la empresa ha construido más de 13 millones de m3. Además, también cabe destacar su compromiso por los procesos de calidad y medioambiente. De hecho, la compañía ha sido evaluada y certificada con el cumplimiento de los requisitos de ISO 9001:2015 / ISO 14001:2015.
¿Estás pensando en migrar a la nube? ¿Necesitas una plataforma que permita la colaboración y el trabajo en equipo? ¡Microsoft SharePoint es la solución ideal! En Aitana evaluamos la situación de cada empresa para ofrecerle un servicio y una herramienta adecuada a sus necesidades. Además, somos Gold Partner de Microsoft, lo que nos proporciona una amplia experiencia en la implantación de sus soluciones. ¡No esperes más! ¡Rellena el formulario y pídenos información sin ningún compromiso!
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