La colaboración eficaz es clave para las organizaciones que buscan acelerar sus procesos y alcanzar sus objetivos comerciales. El chat de Microsoft Teams, ahora integrado en Dynamics 365 Sales, se presenta como una herramienta fundamental para optimizar la comunicación y mejorar la productividad.
Por qué integrar el chat de Microsoft Teams en Dynamics 365 Sales
Mayor eficiencia y flujo de trabajo
Las ventas son una actividad colaborativa. Ya no es solo el dominio del vendedor individual. Los equipos de ventas necesitan colaborar estrechamente con compañeros de marketing, expertos técnicos, financiamiento y muchas otras áreas para cerrar un trato con éxito. Sin una herramienta de colaboración efectiva, este proceso puede ser engorroso, llevando a ineficiencias y, a veces, a oportunidades perdidas.
Contexto y continuidad
A medida que los equipos se comunican y colaboran, es crucial mantener el contexto de las reuniones. Si las conversaciones sobre una venta se distribuyen en múltiples plataformas y aplicaciones, la información crítica puede perderse o ser malinterpretada. Al integrar el chat de Teams en Dynamics 365, se mantiene una historia clara y coherente de todas las comunicaciones relacionadas con una venta, asegurando que todos los miembros del equipo tengan la misma información.
Además, la integración no conlleva ningún coste adicional para los usuarios de Dynamics 365.
Cómo funciona la integración entre Teams y el CRM de Microsoft
Una vez que se integra Microsoft Teams con Dynamics 365 Sales, las capacidades de Teams se integran directamente en la interfaz de Dynamics 365. Esto significa que los usuarios de Dynamics 365 pueden:
Iniciar o unirse a chats de Teams desde Dynamics 365
Los usuarios no necesitan cambiar entre aplicaciones. Pueden iniciar un chat o una reunión directamente desde un registro de cliente en Dynamics 365.
Acceder a la funcionalidad completa de Teams
Desde la edición de texto mejorado hasta compartir archivos y usar emojis, todo lo que se espera de Teams está disponible directamente en Dynamics 365.
Configuración a nivel de registro
Los administradores de TI tienen la flexibilidad de configurar cómo se inician o se unen a los chats basándose en registros específicos en Dynamics 365. Esto significa que la colaboración puede ser tan amplia o tan específica como sea necesario.
Mejor contextualización
Cada chat iniciado desde un registro de Dynamics 365 lleva consigo información sobre ese registro. De esta manera, facilita la comprensión y el seguimiento de la discusión para todas las partes involucradas.
Escenarios de uso
Imagina que una vendedora acaba de hacerse cargo de una cuenta importante en su territorio de ventas que antes gestionaban otros vendedores de otras partes de la empresa. Quiere saber qué ha ocurrido anteriormente con esta cuenta y quiere ponerse en contacto con la persona que la gestionaba.
Para ello, en primer lugar, hace clic en el icono superior derecha de su Dynamics 365 y abre la sección de Chat. A continuación, selecciona ‘Nuevo chat conectado’.
Seguidamente, escribe el nombre de la persona con la que quiere hablar y la selecciona. Tras hacer clic en el botón ‘Nuevo chat’, toda la información de la cuenta se le traslada a su mensaje de chat inicial. De esta forma, ambos interlocutores tienen la misma información sobre la cuenta que hay que gestionar.
El destinatario no necesita una licencia de Dynamics 365 para colaborar. Puede responder directamente desde la aplicación Microsoft Teams.
La vendedora se prepara para una revisión del pipeline con su equipo. A lo largo de la última semana, ha hablado de sus cuentas con compañeros de diferentes departamentos (ventas, finanzas, operaciones e ingeniería). La organización de estas conversaciones es esencial para ella. En Dynamics 365, vincula las conversaciones recientes con las cuentas correspondientes.
Durante la revisión del proceso, utiliza los registros de cuenta en Dynamics 365 para recuperar conversaciones individuales, de grupo, de reunión o de canal relevantes para sus acuerdos. Esto le permite recopilar rápidamente información y actualizar el estado de su pipeline.
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Activa el chat de Microsoft Teams en Dynamics 365
Configura la sincronización del chat de Microsoft Teams
Para activar la sincronización del chat de Teams, los administradores deben seguir los siguientes pasos:
- En el centro de administración de Power Platform, selecciona un entorno.
- En la barra de comandos, selecciona Configuración > Integración > Configuración de integración de Teams.
- Activa “Sincronizar datos de chat de Teams con registros de Dynamics 365” y guarde los cambios.
Sincronización de datos de chat de Teams con Dynamics 365
La siguiente tabla muestra los datos que se sincronizan desde los chats de Teams a las correspondientes filas de actividad de chat en Dynamics 365:
| Chat de Teams | Actividad de chat en Dynamics 365 |
| El tema (asunto) del chat | El atributo subject en la fila de actividad de chat de Teams. |
| La persona que actualizó por última vez el chat en Teams | El atributo modifiedinteamsby en la fila de actividad de chat de Teams. |
| La fecha y hora en que el chat fue actualizado por última vez por un usuario en Teams | El atributo modifiedinteamson en la fila de actividad de chat de Teams. |
| Miembros del chat | Cada usuario en el chat tiene una referencia en la tabla ActivityParty con un valor de tipo de parte de 12 (Participante del chat). |
| El identificador único (ID) del chat en Teams | El atributo teamschatid en la fila de actividad de chat de Teams. |
Con esta integración, las empresas pueden mantener un registro ordenado y detallado de sus comunicaciones en Dynamics 365, asegurando que toda la información relevante del chat de Teams esté disponible y fácilmente accesible para todos los usuarios involucrados. ¿A qué esperas? ¡Rellena el formulario para que nuestros expertos se pongan en contacto contigo!