Si algo ha puesto de manifiesto la pandemia durante estos últimos años ha sido la importancia de contar con una comunicación interna eficaz. Muchas empresas han visto como sus empleados necesitaban y demandaban espacios donde compartir documentación y conocimientos.
Aunque Grupo Federópticos ya contaba con un portal interno, buscaba mejorar la comunicación dentro de su organización, tanto a nivel horizontal entre los propios empleados como a nivel vertical entre el Grupo y sus socios (tiendas).
Desde Aitana propusimos la implantación de un portal o Intranet en SharePoint, puesto que les iba a permitir añadir o quitar funcionalidades según sus necesidades. Además, entre sus principales características:
- Disponible en versión web o como App de Microsoft Teams
- 100% responsive
- Integración total con la suite de Office
- Licencia incluida con cualquier plan Microsoft 365 y Office 365
Otro de los aspectos esenciales de la Intranet en SharePoint es que Grupo Federópticos contará con un sitio raíz (hub) que englobará todos los contenidos y documentos almacenados en los distintos sitios del portal.
Por otra parte, también cabe destacar que podrán acceder a todas las funcionalidades del portal tanto los empleados del propio Grupo (usuarios internos, con licencia de Microsoft 365) como los socios, aunque no tengan licencia de Microsoft 365 (usuarios externos).
Y por si esto no fuera suficiente, antes de la puesta en marcha del proyecto Aitana realizará una formación para que los usuarios avanzados sepan cómo utilizar y configurar el sistema. El objetivo es que los propios trabajadores aprendan a hacerlo evolucionar, creando por ejemplo nuevos Teams para nuevas tiendas, o nuevas bibliotecas para almacenar nuevos tipos de contenidos o documentos que ahora no se contemplan.
Principales secciones de la Intranet en Grupo Federópticos
Gestión de contenidos
El portal contendrá documentos de interés y páginas informativas, organizadas por secciones o departamento.
Por una parte, la información general estará accesible para todos los socios en modo sólo lectura, y los propios empleados de los departamentos del Grupo serán los propios editores. Determinadas secciones tendrán permisos específicos.
Por otra parte, existirá una sección “privada” para cada tienda.
Comunicación
Existirá un equipo (Microsoft Teams) para cada tienda. Estos Teams actuarán, por una parte, como herramienta de comunicación directa (chat o foro) y, por otra, incluirán un repositorio de documentos.
Además, serán accesibles para los empleados de la tienda relacionada y los empleados. Incluirán también un formulario de solicitudes para poder contactar directamente con un empleado específico.
Adicionalmente, existirá otro Team global donde todos los empleados y socios podrán acceder y comunicarse.
20 años cuidando de la salud visual
Fundado en 1989, Grupo Federópticos cuenta actualmente con más de 200 centros de salud visual. Son especialistas en gafas progresivas y su equipo ofrece un alto nivel de cualificación profesional.
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