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Caso de éxito de Bombas Ideal con Document Capture

Aitana Soluciones ERP y CRM Caso de éxito Leave a Comment

Bombas Ideal es una empresa valenciana dedicada a la fabricación de bombas de agua y grupos de presión. Su producción va desde bombas de agua horizontales, verticales, sumergidas y residuales hasta grupos Hydro y FOC y containers contra incendios, entre otros. Con toda esta variedad, su objetivo es poder ofrecer soluciones eficaces para cualquier necesidad de bombeo.

Actualmente, la compañía cuenta con más de 60 trabajadores – entre ingenieros y expertos profesionales -, 11 delegaciones de venta, presencia en 72 países, una red de más de 200 distribuidores y un banco de ensayos con capacidad de 266.000 litros de agua. Todo esto, unido a los más de 120 años de experiencia en el campo de la Tecnología Hidráulica, convierten a Bombas Ideal en un referente del sector, tanto a nivel nacional como internacional.

El alto volumen de facturas de proveedores que la empresa recibía a diario obligaba al departamento de administración a dedicar la mayor parte de su tiempo registrando documentos en el ERP. Esto no solo suponía una pérdida de productividad, sino que también se cometían muchos errores a la hora de introducir la información de manera manual. Es por ello que la compañía valenciana confió en Aitana para implantar una herramienta capaz de automatizar el proceso de digitalización de facturas.

Tras barajar todas las opciones que el mercado ofrecía para la digitalización de facturas, el equipo de Bombas Ideal eligió Document Capture, una solución certificada por la AEAT que cumplía con todos sus requisitos y que utiliza la misma interfaz que Microsoft Dynamics, el software ERP con el que trabaja la organización, minimizando así la formación requerida. Además, el proyecto también contempló la incorporación de procesos de seguimiento y control en la introducción de los documentos en el sistema con el objetivo de ayudar a los usuarios en sus procesos administrativos.

La percepción de Bombas Ideal

“El volumen de documentos de compra que manejamos es realmente significativo, y teníamos la necesidad de encontrar una alternativa digital para el manejo y gestión de este volumen de facturas”, asegura Salvador Serrano, director de Bombas Ideal.

Aunque la transición del envío de facturas de papel a digital no ha sido un cambio sencillo, Serrano reconoce que disponer de un archivo digital hoy en día facilita la localización de la información de manera ágil y ordenada. Por ello decidieron apostar por Document Capture.

El principal beneficio que ha obtenido la empresa Bombas Ideal ha sido un notable ahorro en el proceso de contabilización.  “Hemos reducido más del 50% del tiempo dedicado a la recepción y validación de facturas de proveedores, además de disminuir prácticamente a cero el posible error humano”, subraya Salvador Ortells, director financiero de la compañía. De esta forma, el personal administrativo cuenta ahora con una mayor disponibilidad para dedicar a sus clientes y proveedores.

Respecto al partner, Serrano afirma que “Aitana ha sido el único partner que ha dado respuesta eficaz a nuestras necesidades y lo recomendamos como socio tecnológico para la digitalización de las empresas”. Por su parte, el director financiero también explica que desde el inicio nuestra empresa “ha involucrado a los miembros del equipo desde el primer minuto realizando una formación focalizada en la práctica para que no solo adquiramos los conocimientos de la herramienta, sino para que trabajemos en su configuración”. En definitiva, tanto para Aitana como para Bombas Ideal el proyecto ha sido un rotundo éxito.

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