La materia prima más importante de una empresa son sus empleados. De esta manera, contar con herramientas que permitan mantenerlos informados y conectados entre ellos es clave para sacar el máximo rendimiento a los negocios. Por regla general, esta herramienta recibe el nombre de Intranet y el diccionario la define de la siguiente manera:
Red informática interna de una empresa u organismo, basada en los estándares de Internet, en la que las computadoras están conectadas a uno o varios servidores web
Se trata, fundamentalmente, de una plataforma digital que pone a disposición de los empleados de una empresa archivos, contenidos, información, procesos de negocio y herramientas para facilitar la colaboración y comunicación entre los diferentes equipos. Todo ello generando valor a la empresa.
El mercado de la Intranet ha cambiado en los últimos años: mientras que antes se buscaban portales internos estáticos y altamente personalizables, ahora las empresas exigen implantar un software como servicio con precios más bajos y aspectos más fáciles de entender. Además, las compañías de hoy en día precisan de herramientas diseñadas para comunicadores internos, autores de contenido, equipo de recursos humanos, etc., y no estrictamente para técnicos.
Por este motivo, nos es de extrañar que los niveles de satisfacción con las intranets hayan empezado a mejorar. Aunque los nuevos portales internos siguen estando por detrás de las herramientas de productividad diarias, como el correo electrónico y los calendarios, los datos de Forrester muestran que cada vez más los trabajadores muestran una mayor satisfacción con las intranets: el 75% informó de su satisfacción en 2021, frente al 66% en 2019.
La guía de Forrester para plataformas de Intranet
El último informe de The Forrester Wave™: Intranet Platforms, Q1 2022 sitúa a Microsoft como uno de los proveedores de Intranet con más presencia en el mercado. Para obtener estos resultados, el informe utiliza 27 criterios. Algunos de los más importantes son:
- Capacidades básicas: búsquedas, servicio de repositorio, integración con suites de productividad comunes, informes y paneles, gobierno de contenido, etc.
- Competencias emergentes: uso de la Inteligencia Artificial, aprendizaje automático y conocimiento o gráficos sociales para proporcionar recomendaciones inteligentes
- Herramientas de comunicación de los empleados: personalización de roles, herramientas para mapear las comunicaciones, aplicaciones móviles para dar soporte a trabajadores de primera línea, etc.
- Estrategia: comprender el enfoque de mercado de un proveedor, la visión del producto, la hoja de ruta, el modelo de entrega, las asociaciones, etc.
Además, los proveedores que incluye Forrester en la evaluación cuentan con una serie de aspectos comunes. Uno de ellos es el volumen de ingresos anuales, situado por encima de los 10 millones de dólares relacionado con su oferta de Intranet. En esta facturación se incluyen las licencias, las suscripciones y el mantenimiento, pero no los servicios de consultoría.
Por otra parte, también se tiene en cuenta que los proveedores ofrezcan una solución basada en la nube y que se presente como una solución independiente que invierte en su hoja de ruta para satisfacer las necesidades emergentes de los clientes.
Asimismo, estos proveedores cuentan con más de 5.000 empleados y su base de clientes incluye grandes organizaciones globales. Por último, se coge como referencia a los clientes de Forrester, quienes demuestran un gran interés en las ofertas de estos proveedores. Esto los sitúa como los más demandados del mercado.
Microsoft, la Intranet que hará crecer tu negocio
SharePoint puede ser el mejor aliado para implantar una intranet que impulse la productividad de tu negocio. Entre los beneficios principales de esta implementación se encuentran el fomento de la innovación, la mejora de la competitividad y una observable mejora en los resultados de la empresa. Es por ello que Microsoft ha sido posicionada por Forrester como uno de los proveedores de Intranet más fuertes del momento.
¿Qué ofrece SharePoint a tu Intranet?
- Permite la personalización. El peso de la comunicación interna dentro de las organizaciones se ha incrementado exponencialmente. Los empleados están hartos de recibir mensajes de correo electrónico y exigen ahora herramientas como SharePoint que permita segmentar a sus audiencias internas, desarrollar perfiles y diseñar contenidos para varios canales, como notificaciones móviles o newsletters. Los empleados también quieren poder establecer sus preferencias de idioma, temas o frecuencia de consumo.
- Se integra con aplicaciones empresariales esenciales. Las intranets modernas no se insertan como página de inicio por defecto. Las plataformas innovadoras ofrecen una experiencia contextual y para esto las integraciones son fundamentales. En este sentido, SharePoint se encuentra dentro de la suite de Microsoft 365 y permite conectarse con plataformas de operaciones digitales clave, como la gestión de los servicios empresariales (el ERP Dynamics 365 Business Central) y la gestión de las relaciones con los clientes (el CRM Dynamics 365 Sales).
- Facilita la organización del contenido y la comunicación. Las plataformas de Intranet se han inspirado en las tecnologías de automatización del marketing y el correo electrónico. Un portal interno realizado con SharePoint incluye plantillas para la incorporación de nuevos empleados, calendarios editoriales, flujos de trabajo para automatizar campañas y la elaboración de informes para obtener datos sobre el rendimiento del contenido (como las visualizaciones de los formatos de texto frente a los de vídeo).
¿Qué aporta Microsoft Viva a tu Intranet?
Microsoft Viva, lanzada en 2021, construye la base para una potente plataforma de experiencia del empleado (EXP). Con ella, se ven ampliadas las capacidades actuales de colaboración entre los empleados de una empresa y la administración del contenido que viaja por esta.
Además, el líder tecnológico ha reutilizado Yammer, una red social empresarial que facilita la interacción entre los integrantes de una organización para las comunidades laborales. Asimismo, ha impulsado la Inteligencia Artificial, ha añadido módulos adicionales para la administración del aprendizaje y el análisis de la fuerza laboral y ha integrado funcionalidades para compartir noticias en Microsoft Teams
Lo más destacado de la Intranet de Microsoft es el gráfico social/de conocimiento subyacente que conecta personas, contenido y experiencia, así como sus herramientas de colaboración. Por otra parte, sus clientes valoran mucho los servicios profesionales y el repositorio de contenido.
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