En el ERP de Microsoft, Dynamics 365 Business Central, existe la funcionalidad estándar de hojas de planificación, que sirve para automatizar el cálculo de los diferentes procesos que se realizan en la empresa, en base a unos parámetros configurados en nuestro sistema.
La primera pregunta que nos hemos de hacer es: ¿Qué operaciones puedes automatizar y lanzar desde la hoja de planificación?
Desde esta funcionalidad, podrás lanzar las siguientes acciones:
- Pedidos de compra.
- Pedidos de ensamblado.
- Órdenes de fabricación.
- Pedidos de transferencia entre almacenes.
¿Cómo se lanzan estas órdenes?
Business Central hace siempre el mismo cálculo. ¿Qué productos vamos a necesitar para poder satisfacer nuestros pedidos de venta abiertos y dónde vamos a necesitar estos productos para poder satisfacerlo?
A partir de esta premisa es cuando empieza a realizar los cálculos, que siempre van a depender de la configuración del producto. Vamos a verlo con un ejemplo.
Nos ha entrado un pedido de venta del producto A de 100 unidades.
Caso 1: Es un producto final
Si el producto, es un producto final, por tanto, no se compone de ningún otro componente, en nuestra hoja de planificación nos realizara un pedido de compra, por la diferencia entre nuestro inventario de ese producto, nuestros pedidos de pendientes de recibir de ese producto y la cantidad total de este producto en los pedidos de venta.
Si en el ejemplo anterior tuviéramos un inventario de 50 unidades y un pedido de compra de 20 unidades, nos propondría una cantidad de compra de 30 unidades.
Todos estos cálculos pueden estar sujetos a:
- Se puede realizar el cálculo por cada almacén que se disponga.
- Si el producto tiene configurado cantidades mínimas, o stock mínimo, te realizará el cálculo hasta llegar a estas cantidades configuradas.
- Se puede configurar para que tenga en cuenta el stock actual, o en caso contrario para que te realice la compra por el total de cantidades en los pedidos de venta.
Caso 2: Es un producto ensamblado
Si el producto que vendemos es un producto ensamblado (esto significa que este producto se compone de otros productos y un proceso simple de elaboración) nos deberá generar más cálculos, ya que deberá calcular tanto el producto ensamblado, como la necesidad de los diferentes productos que compone el producto.
Ejemplo:
El producto A se compone de 10 unidades del producto B y 5 del producto C. Recordemos que disponemos de un pedido de venta de 100 artículos, y un inventario de 50 unidades.
En este caso nos faltaría 50 productos, que deberemos ensamblar, por tanto, una vez calculemos la necesidad, nos va a proponer un pedido de ensamblado de 50 unidades (100 del pedido de venta menos 50 que tenemos en stock). Pero no solo nos va a proponer el pedido de ensamblado, ya que el sistema también calculará si vamos a necesitar comprar componentes para poder fabricar estas 50 unidades.
Por tanto, si tuviéramos en nuestro stock 80 unidades del producto B y 25 del producto C, al calcular la necesidad, nos propondrá la compra de 420 unidades del producto B (500 unidades que vamos a necesitar para fabricar las 50 unidades restantes menos 80 que tenemos en stock) y 225 del producto C (250 menos 25 que disponemos en stock). Siempre sujeto a la configuración de los artículos, ya que, si estos tuvieran configurado cantidades mínimas de compra o stock de seguridad, nos compraría las unidades para poder cubrir estos mínimos, tanto en el producto A como en el B o C.
Caso 3: Es un producto que precisa de una fabricación.
Este caso sería igual que en el caso del ensamblado, ya que al final lo que nos hace la configuración, es que un producto se compone de uno o varios componentes, por tanto, el cálculo de las necesidades sería igual que el caso anterior, con la única diferencia, que en verde proponerte la creación de un pedido de ensamblado, te va a proponer la creación de una orden de producción.
Caso 4: Disponemos de diferentes almacenes.
Este caso es diferente a los demás, ya que no dependerá únicamente de la configuración del producto, ya que el cálculo tendrá en cuenta las unidades que se debe tener en cada almacén, y la configuración de los almacenes.
Ejemplo:
Tenemos dos almacenes, el CENTRAL y el del SECUNDARIO. El central nos hace como de almacén principal, que es el que vamos a utilizar para servir el producto al cliente final.
Nos entra un pedido de venta de 100 unidades del producto A, donde disponemos de 50 unidades en el almacén CENTRAL y 400 unidades en el almacén SECUNDARIO.
En este caso, al realizar el cálculo de las necesidades, nos va a proponer la realización de un traspaso de almacén, del almacén CENTRAL al almacén SECUNDARIO por 50 unidades (100 del pedido de venta menos 50 que disponemos en stock en el almacén Central).
Cálculo de las necesidades sin necesidad de tener pedidos
Es posible que no solo queramos realizar las diferentes acciones una vez entren los pedidos de venta, ya que esto significaría que podríamos tener posibles retrasos en la entrega. Sino lo que queremos hacer es adelantarnos a esta demanda, comprando o fabricando productos para poder satisfacerla una vez entren los pedidos.
En BC existe la posibilidad de poder crear una demanda estimada de los productos, y poder utilizarla para la realización del cálculo de las necesidades. Esta funcionalidad tiene el nombre de Previsiones de demanda.
Esto permite que, si tenemos una demanda estimada o una estacionalidad en las ventas, nos podamos adelantar en la planificación de nuestros procesos productivos y de compra, introduciendo la cantidad que esperamos vender en un día, mes, trimestre o año, y después filtrando por esta demanda al realizar el cálculo de las necesidades.
En el ejemplo anterior, si tuviéramos una demanda en enero de 150 unidades, aunque los pedidos de venta fueran de 100, si hiciéramos el filtro por nuestra demanda antes de hacer el cálculo, este tendría en cuenta las 150 unidades de nuestra demanda y no únicamente la de los pedidos de venta, realizando los anteriores cálculos comparando con la necesidad de 150 unidades.
Hay que tener en cuenta que se puede realizar un sistema combinado, ya que podemos tener unos productos con una demanda configurada y otros que únicamente vayamos a trabajar una vez entren los pedidos de venta, no son excluyentes unos con otros. Todo dependerá de la necesidad y planificación que desee tener nuestra empresa.
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