En los procesos de evaluación y selección de soluciones tecnológicas de negocio, el término “consultoría” se asocia a costes innecesarios. Al fin y al cabo, “un ERP o un CRM debería contemplar la solución de los problemas de negocio de cualquier empresa”.
Esta interpretación es común en el sector de las pequeñas y medianas empresas, guiada por la creencia “mi empresa factura, produce, compra o paga como todas”. Esto sería así si los modelos de negocio fueran iguales y estándar sin variaciones. Pero, lo cierto es que las empresas, al igual que las personas que las forman, son entes individuales con necesidades y creencias distintas entre ellas.
¿Por qué el RFP puede impulsar tu negocio?
Cada vez que una empresa decide iniciar un proceso de evaluación y selección de una solución tecnológica de negocios, necesita dar un paso previo: ¡conocerse! Por una parte, las empresas deberían identificar detalladamente lo que hacen y cómo lo hacen. A partir de esto, definir qué quieren o qué necesitan para mejorar sus procesos internos. Esto plasmado en un documento que defina la gestión actual y la posible gestión futura – es decir su estrategia de evolución y crecimiento -, ayudará a identificar el tipo de solución que se precisa.
Este documento se conoce como “RFP” (Request for Proposal) por sus siglas en inglés. En él se plasman las necesidades guiadas por la estrategia del negocio, donde se detallan los puntos que deben ser cubiertos por la solución tecnológica. Además, también se explica cómo se deberían cubrir en el entorno de la empresa con todas y cada una de sus áreas operativas.
El “RFP”, por lo tanto, pasará a ser la referencia para el proceso de evaluación y selección de la solución tecnológica de negocios, ayudando a encontrar la que mejor se aproxime a las necesidades actuales y futuras.
Partiendo de lo anterior, nos encontramos que, en la mayoría de las pequeñas y medianas empresas, esto no se hace. Es entonces cuando entra en juego la necesidad de la “consultoría previa o de preventa”. Esta actividad la asumen las empresas proveedoras de soluciones tecnológicas para tratar de interpretar, identificar y solucionar los requerimientos que se les plantean de forma no estructurada.
Usualmente, este trabajo se hace en dos fases:
- Durante el proceso comercial de presupuestación, lo que permite estimar la valoración de los esfuerzos necesarios en el momento de implantar la solución.
- Una vez aprobado el presupuesto, en la primera fase del proyecto de implantación, con el objetivo de confirmar lo valorado anteriormente
Una vez llegados a este punto, nos encontramos con dos visiones: una la de la empresa que seleccionó la solución que, al no haber seguido un proceso estructurado de identificación de necesidades, ha dejado a la libre interpretación la manera de resolver los requerimientos del modelo de negocio. La otra visión es la que tienen las empresas proveedoras, las que deben desenmarañar una serie de ideas, interpretaciones, planteamientos que puedan resolverse con la solución de negocios que se va a implantar.
Rara vez estas visiones son coincidentes, y en la mayoría de las ocasiones se generan incomodidades, falsas expectativas y diferencias de criterio durante el proyecto de implantación, provocando gastos innecesarios de tiempo y dinero.
Algunas de las dificultades que se encuentran al contrastar estas dos visiones son:
- Falta de procesos estandarizados.
- Falta de procesos documentados o actualizados.
- Desobediencia de los procesos documentados, pues se opera de una forma distinta.
- Se presenta resistencia al cambio.
- Existe poca comunicación y difusión de los procesos.
- Negativa ante las revisiones, lo que provocaría una mejora continua.
- Falta de automatización de los procesos.
Beneficios de la consultoría previa
Si no es posible contar con un “RFP” es cuando la “consultoría previa” se hace necesaria. Cuando el proceso de evaluación de una solución tecnológica de negocios se encuentra en la fase de análisis previa a la valoración de la oferta, se debería hacer una toma de datos lo suficientemente detallada como para valorar la cobertura de la solución planteada a las necesidades que la empresa tiene. Sin embargo, siempre nos encontraremos con diferencias entre la solución y los requerimientos debido al corto tiempo del que se dispone en esta fase.
Una “Consultoría Previa o de Preventa” que nos ofrezca toda la información necesaria sobre las necesidades de la empresa debe comenzar por conocer su visión estratégica y, luego, ir bajando a los distintos niveles de la organización. Los distintos departamentos nos permitirán conocer las “visiones” tácticas y operativas que reflejen las necesidades presentes y futuraS con mayor detalle. Una vez recopilada toda esta información podremos crear un documento tipo “RFP” que refleje todos estos datos y cómo se deberían resolver. Sin embargo, este informe carecerá del enfoque a largo plazo de la implantación de la solución.
Bajo estas premisas, considerar la “consultoría previa” un gasto innecesario es un error. Aunque esta tarea suponga una inversión de tiempo es necesaria para poder determinar con claridad y precisión las necesidades a corto, medio y largo plazo desde un punto de vista objetivo. De esta manera es posible iniciar un proyecto de implantación con bases sólidas que permita hacer de este estudio una inversión en valor real aportado a la empresa. De lo contrario, se podría terminar en una “carta a los reyes” que desvíe la atención de lo realmente “necesario” hacia elementos que no representan aquello que realmente hace falta para la evolución y crecimiento de la empresa.
Servicio personalizado
Si bien es cierto que las soluciones tecnológicas de negocio reúnen las mejores prácticas, también hay que tener en cuenta que cada empresa tiene sus propias características y estas determinan sus prioridades. Por esta razón, esta información debería quedar plasmada en un “RFP” si es la propia empresa la que hace el análisis internamente, o debería quedar reflejado en el estudio y análisis previo (“consultoría previa o de preventa”) llevado a cabo por un tercero (empresa proveedora de soluciones o consultora). Con esto no solo se evitan gastos innecesarios, sino que también se garantiza un valor añadido a la empresa al seleccionar e implantar una solución tecnológica de negocios adecuada.
Si queremos invertir mejor y de manera eficaz, sobre todo en la pequeña y mediana empresa, debemos estar dispuestos a identificar objetivamente las necesidades y llevar a cabo un proyecto que apoye su crecimiento y evolución, añadiendo valor con la mejora de los procesos de negocio. Esto, en definitiva, será una inversión para el presente y para el futuro.
Santiago Chantada
Account Manager