Cuando nos planteamos cómo llevar a cabo un evento, es importante seleccionar bien qué plataforma vamos a utilizar para ello y qué ventajas o funcionalidades nos ofrecen. Por ello, es importante distinguir las diferencias existentes entre dos herramientas que Microsoft Teams nos ofrece, Microsoft Teams Live Events y las reuniones.
Microsoft Teams Live Events VS. Reuniones Teams
En primer lugar, debemos plantearnos a quién nos queremos dirigir. La gran diferencia entre estas dos herramientas es el número de personas a las que podemos llegar. En el caso de eventos en vivo podemos llegar a tener hasta una audiencia de 10 mil personas. Sin embargo, si hablamos de una reunión en Teams, -que es más interactivo- el límite de audiencia está en 250.
Presentación de contenido
Por otra parte, en cuanto a la presentación de contenido, en cualquiera de las dos se puede presentar cualquier tipo de documento. Asimismo, en live events podremos preparar el contenido que queremos compartir a continuación. De esta forma podemos previsualizar qué estamos mostrando en el momento y qué mostraremos a continuación. Así tendremos un mayor control del contenido que vamos a presentar durante el evento.
Interacción con asistentes
Con respecto a la interacción con los asistentes encontramos variaciones entre las dos herramientas. En un live event se prevé que puedas moderar preguntas y respuestas mediante un chat privado que solamente verán las personas que esté asistiendo el evento. Por su parte, en una reunión de Teams cuentas con un único chat público y cualquier persona que pertenece a la reunión puede leer o escribir cualquier comentario en el chat.
Comunicación organizativa
Por otro lado, el equipo organizador de un evento en vivo también dispone de un chat privado. Durante la realización del evento es muy probable que necesitemos interactuar de forma privada con las personas organizadoras del evento para ponernos de acuerdo en un determinado tema en el momento que estamos emitiendo.
Sin embargo, en las reuniones esto no es posible. Hay un work around que se puede trabajar; es decir, crear un grupo de chat en paralelo para que el equipo organizador pueda comentar durante el evento, aunque realmente no está pensado para esto.
Idiomas y traducción
En cuanto a los idiomas, contamos con un idioma de entrada -que es el que está utilizando el presentador- y un idioma al que queremos llegar. La forma más fácil de gestionarlo es a través de la traducción simultánea de power point. En el live event, por ejemplo, la traducción está integrada pero solo se puede “escuchar” en inglés y se traduce a alrededor de 60 idiomas.
Participación y seguimiento
En referencia a la participación, si hablamos de un evento masivo querremos entender quién ha participado. Por ello, tenemos acceso (tras la finalización de este) a un listado de todos los asistentes con su correo electrónico, y la conexión y desconexión de cada uno.
En las reuniones de Teams, sin embargo, no disponemos de esta opción. En el momento en el que estamos reunidos podremos ver quién está conectado y añadir alguna persona más, pero no existe una funcionalidad tan avanzada como en el evento en vivo. Sólo podrá ver un informe de asistencias quién sea administrador.
Imagen y grabación
En cuanto a la imagen, en un live event podemos transmitir de forma simultánea tanto el contenido de una presentación como la imagen del presentador. Por el contrario, en una reunión tendremos que escoger si queremos mostrar la cámara de las personas o necesitamos presentar contenido. Además, en ambas herramientas se nos permite grabar las sesiones para, posteriormente, distribuirlas.
Soporte para altos cargos
Por último, es interesante saber que, si somos una persona de alto cargo y no queremos lidiar con la tecnología del Live Event, podemos contar con un equipo que nos organice todo y solamente centrarnos en dar el discurso. Gracias a esto la organización puede recaer en un equipo y eliminar la interacción con la tecnología en caso de no querer hacerlo.
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Live Events en Teams
Elegir Microsoft Teams para tus Live Events puede ser un acierto por varias razones.
Integración con Microsoft 365
Si ya utilizas herramientas como Outlook, OneDrive, PowerPoint y SharePoint, la integración fluida con Teams facilita la organización y gestión de eventos. Puedes planificar, comunicar, compartir archivos y colaborar todo en un solo lugar.
Seguridad y Cumplimiento
Microsoft Teams ofrece características de seguridad de nivel empresarial. Incluye el cifrado de datos, la autenticación multifactor y políticas de cumplimiento para garantizar que tus eventos en vivo y la información compartida estén protegidos.
Calidad de transmisión
Microsoft Teams ofrece transmisión de video y audio de alta calidad, garantizando una experiencia óptima para los espectadores.
Capacidad de interacción
Aunque se llama «Live Events», Microsoft Teams también permite la interacción del público a través de chats y Q&A (preguntas y respuestas) en tiempo real.
Flexibilidad de producción
Puedes producir tu evento en vivo utilizando múltiples cámaras, compartir contenido, tener presentadores remotos, y más. Esto permite la creación de presentaciones dinámicas y atractivas para el público.
Accesibilidad
Microsoft Teams ofrece características como subtítulos en tiempo real, lo que ayuda a hacer que los eventos en vivo sean más accesibles para un público más amplio.
Grabación y distribución posterior
Una vez que el evento en vivo ha concluido, es fácil grabar y distribuir el contenido para aquellos que no pudieron asistir en tiempo real. Así aumenta el alcance y la longevidad de tu contenido.
Análisis y retroalimentación
Microsoft Teams proporciona informes y análisis después del evento, lo que permite a los organizadores entender mejor la participación y ajustar futuros eventos según sea necesario.
Escalabilidad
Desde pequeñas reuniones hasta eventos a gran escala con miles de espectadores, Microsoft Teams puede manejar una amplia gama de tamaños y necesidades de eventos.
Flexibilidad de acceso
Los espectadores pueden acceder a los Live Events desde cualquier dispositivo, ya sea una PC, Mac, tableta o teléfono móvil, facilitando la participación.
Cómo preparar un evento
Para finalizar, nos ha parecido interesante ofreceros como información adicional una infografía donde vemos los pasos que debemos llevar a cabo durante la preparación de un evento en vivo.
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