Tutorial reuniones con Microsoft Teams

Tutorial reuniones con Microsoft Teams

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¿Sabías que más de un 50% de nuestro tiempo lo empleamos en mantener reuniones de trabajo? En el entorno empresarial actual, las reuniones se convierten en un factor imprescindible para el buen funcionamiento de los equipos. Sin embargo, a veces pueden ocupar una parte significativa de nuestro día a día, de tal forma que reuniones que en principio se planteaban como provechosas y efectivas, pueden acabar convirtiéndose en totalmente improductivas por un mal uso del tiempo.

Además de este factor, existen otros aspectos que inciden en el éxito de una reunión. Por ejemplo, la planificación del antes, durante y después de la reunión. En este artículo te vamos a enseñar a programar y gestionar reuniones con Microsoft Teams de principio a fin. Recuerda que si quieres saber cómo funciona Microsoft Teams, nuestro compañero Jose Antonio escribió un tutorial básico explicando sus principales características.

Además, cuando acabes de leer sabrás cómo acceder a una reunión y a su contenido y estarás familiarizado con las opciones de audio y vídeo. ¡Comencemos!

Tipo de reuniones

Existen muchos tipos de reuniones atendiendo no solamente al contenido, sino también al tipo de personales que se reúnen, el tamaño o el objetivo. Sin embargo, estamos seguros de que has participado en todos los tipos de una manera u otra.

  • Reuniones ad-hoc: Imagínate que estás chateando con alguien porque necesitas ayuda en tiempo real, pero quieres que sea una llamada rápida, tal vez una llamada de audio o vídeo. Tal vez quieras compartir tu pantalla y obtener algunas sugerencias rápidas o trabajar conjuntamente en un archivo concreto.
  • Reuniones organizadas y programadas: A menudo las reuniones están programadas, es decir, están en nuestro calendario, ya sea en Outlook o en Teams, y necesitamos hacer un seguimiento de estas reuniones. En este sentido, podríamos hablar de las típicas llamadas de comerciales, las reuniones para entrevistar a candidatos, o las reuniones recurrentes con nuestro equipo de trabajo.
  • Reuniones enfocadas a proyectos o grupos: Muchas veces formamos parte de un proyecto más grande y quizá necesitamos saber de dónde viene ese proyecto, dónde está y hacia dónde se dirige. También podemos formar parte de grupos de trabajo, departamentos o líneas de negocio y debemos estar alineados los unos con los otros. O, finalmente, podemos tener la necesidad de realizar reuniones para estar al día de lo que hace nuestro departamento.

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¿Qué hacer antes, durante y después de una reunión?

Las reuniones productivas son mucho más que el tiempo que estamos reunidos con nuestros compañeros, clientes o proveedores. De hecho, hay tareas que debemos hacer antes y después de toda reunión para que estas sean realmente provechosas y productivas.

  • Antes de que comience la reunión es importante enviar a los asistentes una agenda para que sepan qué es lo que se va a tratar. También puedes poner a su disposición los archivos en los que estás trabajando o la presentación que vas a mostrar.

Para aquellas reuniones que son un poco más largas, puedes enviarles a los asistentes una encuesta sobre, por ejemplo, lo que le gustaría para almorzar.

  • Durante la reunión lo normal es que tomemos notas, hagamos presentaciones, compartamos nuestras pantallas, colaboremos en archivos comunes… e incluso queramos grabar la reunión para mostrársela más tarde a algún miembro del equipo que no ha podido asistir.
  • Después de la reunión y para ser realmente productivos, tenemos que ser capaces de aprovechar todo lo que hemos aprendido, escuchado y sentido. Tal vez, nuestros asistentes quieran revisar las anotaciones o ver la grabación o hacer un seguimiento de las acciones que se crearon.

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Gracias a Teams, toda esta información la tenemos disponible en un solo lugar. Así que dejamos de lado la parte más teórica y vamos a explicarte cómo puedes acceder a esa información y aprovecharla al máximo.

Cómo programar reuniones

  1. Desde Outlook

Si trabajas habitualmente con Outlook, puedes hacer clic en la opción del menú principal ‘Inicio’, despliegas la opción de ‘Nuevos elementos’ y pinchas sobre ‘Reunión de Teams’. Se te abrirán una nueva ventana donde podrás establecer:

–  Título de la reunión

–  Asistentes obligatorios

–  Asistentes opcionales

–  Fecha y hora de inicio y de fin de la reunión

–  Ubicación (puedes incluso buscar salas disponibles)

Una de las grandes ventajas de establecer reuniones con Teams es que puedes invitar a un grupo de personas, a una lista de distribución o a un alias. También puedes invitar a gente fuera de tu organización.

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Otra de las ventajas de Teams es que puedes hacer que las reuniones sean recurrentes, es decir, programarlas todas las semanas, un día determinado de la semana durante un mes, etc.

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  1. Desde Teams

En la parte izquierda de tu Teams, en la barra del menú color morada, encontrarás una opción llamada ‘calendario’. Si haces clic, verás toda tu agenda y podrás actualizar y crear nuevas reuniones conforme te sea necesario.

De hecho, si pinchas sobre cualquiera de los huecos de tu calendario, se te abrirá automáticamente una ventana para configurar tu reunión. Aquí también podrás establecer título, ubicación, fecha y hora, si es recurrente o no, detalles de la reunión, etc.

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Una de las grandes ventajas de realizar la programación de la reunión en Teams es que puedes ver si las personas a las que estás invitando están disponibles para unirse a tu reunión.

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Antes de la reunión de Teams

  • Define quién puede acceder a la reunión antes de que empiece. Por defecto, sólo las personas de su organización pueden hacerlo.

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  • Chatea con los participantes antes de la reunión

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  • Comparte archivos como la agenda del evento (desde tu OneDrive o desde tu ordenador)

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La ventaja de enviarlo a través de Teams y no como archivo adjunto en un correo de Outlook es que el archivo ya forma parte de la reunión. Es decir, los asistentes podrán consultar el archivo mientras están en la reunión, sin necesidad de buscar a través de Outlook.

Simplemente, tendrás que ir a la sección de ‘Archivos’ de la reunión y ahí estará la versión más actual del documento.

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  • Quiero decirle algo específico a algún asistente. Tendré que mencionarlo con el @
  • Revisar el historial de chat o los archivos. Una vez la reunión ya ha finalizado, puede ser que necesitemos revisar conversaciones pasadas o modificar documentos que se presentaron en su momento.

Ancla tu conversación, haciendo clic en las opciones de tu reunión y seleccionando la opción ‘Anchar o Pin’.

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Del mismo modo, cuando el proyecto haya acabado puedo desanclar la conversación para que no me aparezca en las primeras posiciones de mi Teams.

Durante la reunión de Teams

Una vez te unes a una reunión de Teams, te aparece un menú de opciones en la parte inferior de la plataforma:

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  1. Control del tiempo: se trata de un marcador que te permite saber en todo momento cuál está siendo la duración de la reunión.
  2. Webcam: podemos activar nuestra webcam para que el resto de los asistentes nos vea.
  3. Micrófono: puedes activar el micrófono si quieres participar en la conversación o mantenerlo desactivado si solo quieres estar de oyente.
  4. Compartir la pantalla y archivos: puede ser que a lo largo de una reunión los asistentes necesiten mostrar lo que tienen en su pantalla o deseen ver algunas presentaciones de PowerPoint, por lo que tiene algunas aplicaciones como Whiteboard o Freehand by InVision, así que dependiendo de cómo se haya configurado su equipo, estas serán algunas opciones a las que también podrás acceder.
  5. Más opciones: en esta opción podrás mostrar las notas que se están tomando sobre la reunión, hacer que la pantalla tenga tamaña completo o comenzar la grabación de la reunión.

– Grabación: para activar la opción de grabar la reunión debes ir al botón de los tres puntos del menú inferior del Teams y hacer clic en ‘Empezar a grabar’. En ese momento te aparecerá un cartel en la parte superior indicándote que se está grabando, así como un círculo rojo al lado del tiempo de la reunión que también te avisará que hay una grabación en marcha.

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¿Quién puede iniciar la grabación? Tienes que ser miembro de la compañía, y tu departamento de TI tiene que darte permiso para usar Microsoft Stream. Esta herramienta es parte de Office 365 y cuando hacemos estas grabaciones se cargan automáticamente en la nube por cortesía de Microsoft Stream. Así, todas las personas que asistan a la reunión podrán tener acceso a ver esa grabación cuando la necesiten.

– Añadir notas de la reunión: en las reuniones de Teams tenemos también una herramienta de notas basada en wiki.

  1. Chat: se muestra el chat o la conversación a la que hicimos referencia al principio de este artículo.
  2. Participantes: se puede ver quién están participando en la reunión y quiénes han sido invitados. Además, también puedes añadir a otros participantes simplemente escribiendo su correo electrónico.

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Por otra parte, tienes la opción de echar a algún participante si lo consideras necesario, o incluso silenciarlos si, por ejemplo, entran y no se dan cuenta de que su micrófono está encendido.

  1. Salir de la reunión: cuando acaba la reunión, en el chat correspondiente aparecerá el link de acceso al vídeo que se había grabado.

Reuniones recurrentes

Si accedes al chat, archivos o notas de una reunión recurrente, te darás cuenta de que puedes consultar en todo momento los vídeos grabados, los documentos compartidos o las presentaciones mostradas.

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Cabe destacar que, si eres el propietario del vídeo que se ha grabado, puedes abrirlo en Microsoft Stream y editarlo.

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Cómo pasar de chatear a una reunión programada

Si estás teniendo, por ejemplo, una conversación en grupo sobre un determinado proyecto y quieres programar una reunión sobre este tema, simplemente tienes que seleccionar el icono de ‘calendario’ que aparece en la parte inferior de Teams.

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La gran ventaja de esta opción es que no tendrás que invitar manualmente a las personas con las que estabas chateando a la reunión, sino que directamente la reunión se creará con dichos asistentes.

Cómo pasar de chatear a una reunión ad-hoc

El otro escenario es que tal vez necesites tener una reunión urgente con todos los miembros de un determinado equipo. Esto lo puedes hacer fácilmente gracias a las opciones que te aparecen en la parte superior derecha del chat. Podrás iniciar una videoconferencia o una llamada de audio.

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En este caso no estaríamos hablando de una reunión oficial como tal, sino estaríamos ante una llamada o videollamada grupal. Es decir, es una extensión del chat, pero con muchas de las características de una reunión.

Así, podrías compartir tu pantalla, podrías grabar si quisieras, empezar o parar la grabación, etc. ¿Qué opciones no tenemos disponibles? No podemos tomar notas como en una reunión.

Otro aspecto importante a destacar es que si empiezas a invitar a personas sobre la marcha, en realidad estás invitando a esas personas al chat del grupo, no a una reunión. Esto es importante tenerlo en cuenta.

Reuniones en chats privados

En los chats privados, es decir, aquellas reuniones que se mantienen entre sólo dos personas puedes realizar llamada, vídeo, etc. Lo único que no puedes hacer es grabar esa llamada telefónica.

Así que si realmente quieres grabar una llamada entre otro compañero y tú, entonces deberás programar una reunión.

En definitiva, Microsoft Teams gestiona de manera diferente los chats privados, los chats en grupo y las reuniones. Como hemos visto, están relacionados, pero no todos admiten las mismas opciones.

Reuniones basadas en proyectos o grupos

Puede que tu Teams esté organizado en diferentes equipos, canales o grupos de trabajo. Pongamos por caso, que tienes un grupo llamado: Desarrollo y pruebas. En él encontraremos ingenieros, codificadores, analistas de negocio y especialistas en control de calidad. También habrá algunos formadores, algunos gerentes del cambio y algunos gerentes de proyecto.

¿Qué supondría estar en este grupo? Que tendrías acceso a una gran cantidad de información. Obviamente, si te encargas de la formación, no necesitas conocer las pruebas de garantía de calidad de primera mano, pero podría serte útil en alguna ocasión. Lo mismo ocurre si eres el director del proyecto o el comercial correspondiente. Todos los archivos están accesibles para ese grupo y se almacenan en un solo lugar.

Si quisieras mantener una reunión con un determinado canal dentro del equipo, simplemente tendrías que irte al calendario, seleccionar una fecha y en la ventana emergente, arriba a la derecha, podrás seleccionar el canal con el que quieras mantener la reunión.

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Resumen sobre Reuniones con Microsoft Teams

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En resumen, Microsoft Teams es una de las herramientas más completas del mercado para mantener reuniones en línea con tus compañeros y clientes. Puedes grabar, compartir pantalla, chatear, administrar a los invitados, tomar notas en tiempo real, mantener archivos compartidos, y mucho más. ¡Pásate a Office 365 y Microsoft Teams y multiplica la productividad de tus equipos!

 

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