Tutorial reuniones con Microsoft Teams

Tutorial reuniones con Microsoft Teams

Aitana Soluciones ERP y CRM Tutoriales 70 Comments

¿Sabías que más de un 50% de nuestro tiempo lo empleamos en mantener reuniones de trabajo? En el entorno empresarial actual, las reuniones se convierten en un factor imprescindible para el buen funcionamiento de los equipos. Sin embargo, a veces pueden ocupar una parte significativa de nuestro día a día, de tal forma que reuniones que en principio se planteaban como provechosas y efectivas, pueden acabar convirtiéndose en totalmente improductivas por un mal uso del tiempo.

Además de este factor, existen otros aspectos que inciden en el éxito de una reunión. Por ejemplo, la planificación del antes, durante y después de la reunión. En este artículo te vamos a enseñar a programar y gestionar reuniones con Microsoft Teams de principio a fin. Recuerda que si quieres saber cómo funciona Microsoft Teams, nuestro compañero Jose Antonio escribió un tutorial básico explicando sus principales características. Pero, ¿qué vamos a ver en este post:

  1. Tipos de reuniones
    • Reuniones ad-hoc
    • Enfocadas a proyectos o grupos
    • Reuniones en chats privados
    • Reuniones organizadas y programadas
  1. Cómo programar reuniones
    • Desde Outlook
    • Desde Microsoft Teams
  1. ¿Qué hacer antes, durante y después de una reunión?
    • Antes de una reunión: definir opciones de la reunión, chatear con los participantes, compartir archivos…
    • Durante una reunión: compartir pantalla, micrófono, webcam, grabación, participantes…
    • Después de una reunión: revisar el historial, consultar los vídeos grabados…
  1. Cómo conectarse a una reunión de Teams desde móvil o tablet

 

Por tanto, cuando acabes de leer este post sabrás no solo cómo acceder a una reunión y a su contenido, sino que estarás familiarizado con las opciones de audio y vídeo. ¡Comencemos!

 

1. Tipo de reuniones

Existen muchos tipos de reuniones atendiendo no solamente al contenido, sino también al tipo de personas que se reúnen, el tamaño o el objetivo. Sin embargo, estamos seguros de que has participado en todos los tipos de una manera u otra.

1.1. Reuniones ad-hoc

Imagínate que estás chateando con tu equipo y necesitas ayuda en tiempo real, pero quieres que sea una llamada rápida, tal vez una llamada de audio o vídeo. Tal vez quieras compartir tu pantalla y obtener algunas sugerencias rápidas o trabajar conjuntamente en un archivo concreto.

¿Cómo pasaríamos de chatear a una reunión ad-hoc? Esto lo puedes hacer fácilmente gracias a las opciones que te aparecen en la parte superior derecha del chat. Podrás iniciar una videoconferencia o una llamada de audio.

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En este caso no estaríamos hablando de una reunión oficial como tal, sino estaríamos ante una llamada o videollamada grupal. Es decir, es una extensión del chat, pero con muchas de las características de una reunión.

Así, podrías compartir tu pantalla, podrías grabar si quisieras, empezar o parar la grabación, etc. ¿Qué opciones no tenemos disponibles? No podemos tomar notas como en una reunión.

Otro aspecto importante a destacar es que si empiezas a invitar a personas sobre la marcha, en realidad estás invitando a esas personas al chat del grupo, no a una reunión. Esto es importante tenerlo en cuenta.

Si quieres comenzar una reunión «oficial» con todas las características, simplemente tienes que seleccionar el icono de ‘calendario’ que aparece en la parte inferior de Teams.

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La gran ventaja de esta opción es que no tendrás que invitar manualmente a las personas con las que estabas chateando, sino que directamente la reunión se creará con dichos asistentes.

1.2. Enfocadas a proyectos o grupos

Muchas veces formamos parte de un proyecto más grande y quizá necesitamos saber de dónde viene ese proyecto, dónde está y hacia dónde se dirige. También podemos formar parte de grupos de trabajo, departamentos o líneas de negocio y debemos estar alineados los unos con los otros. O, finalmente, podemos tener la necesidad de realizar reuniones para estar al día de lo que hace nuestro departamento.

Puede que tu Teams esté organizado en diferentes equipos, canales o grupos de trabajo. Pongamos por caso, que tienes un grupo llamado: Desarrollo y pruebas. En él encontraremos ingenieros, codificadores, analistas de negocio y especialistas en control de calidad. También habrá algunos formadores, algunos gerentes del cambio y algunos gerentes de proyecto.

¿Qué supondría estar en este grupo? Que tendrías acceso a una gran cantidad de información. Obviamente, si te encargas de la formación, no necesitas conocer las pruebas de garantía de calidad de primera mano, pero podría serte útil en alguna ocasión. Lo mismo ocurre si eres el director del proyecto o el comercial correspondiente. Todos los archivos están accesibles para ese grupo y se almacenan en un solo lugar.

Si quisieras mantener una reunión con un determinado canal dentro del equipo, simplemente tendrías que irte al calendario, seleccionar una fecha y en la ventana emergente, arriba a la derecha, podrás seleccionar el canal con el que quieras mantener la reunión.

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1.3. Reuniones en chats privados

En los chats privados, es decir, aquellas reuniones que se mantienen entre sólo dos personas puedes realizar llamada, vídeo, etc. Lo único que no puedes hacer es grabar esa llamada telefónica.

Así que si realmente quieres grabar una llamada entre otro compañero y tú, entonces deberás programar una reunión.

En definitiva, Microsoft Teams gestiona de manera diferente los chats privados, los chats en grupo y las reuniones. Como hemos visto, están relacionados, pero no todos admiten las mismas opciones.

1.4. Reuniones organizadas y programadas

A menudo las reuniones están programadas, es decir, están en nuestro calendario, ya sea en Outlook o en Teams, y necesitamos hacer un seguimiento de estas reuniones. En este sentido, podríamos hablar de las típicas llamadas de comerciales, las reuniones para entrevistar a candidatos, o las reuniones recurrentes con nuestro equipo de trabajo.

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2. Cómo programar reuniones de Teams

2.1. Desde Outlook

Si trabajas habitualmente con Outlook, puedes hacer clic en la opción del menú principal ‘Inicio’, despliegas la opción de ‘Nuevos elementos’ y pinchas sobre ‘Reunión de Teams’. Se te abrirán una nueva ventana donde podrás establecer:

–  Título de la reunión

–  Asistentes obligatorios

–  Asistentes opcionales

–  Fecha y hora de inicio y de fin de la reunión

–  Ubicación (puedes incluso buscar salas disponibles)

Una de las grandes ventajas de establecer reuniones con Teams es que puedes invitar a un grupo de personas, a una lista de distribución o a un alias. También puedes invitar a gente fuera de tu organización.

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Otra de las ventajas de Teams es que puedes hacer que las reuniones sean recurrentes, es decir, programarlas todas las semanas, un día determinado de la semana durante un mes, etc.

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2.2. Desde Teams

En la parte izquierda de tu Teams, en la barra del menú color morada, encontrarás una opción llamada ‘calendario’. Si haces clic, verás toda tu agenda y podrás actualizar y crear nuevas reuniones conforme te sea necesario.

De hecho, si pinchas sobre cualquiera de los huecos de tu calendario, se te abrirá automáticamente una ventana para configurar tu reunión. Aquí también podrás establecer título, ubicación, fecha y hora, si es recurrente o no, detalles de la reunión, etc.

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Una de las grandes ventajas de realizar la programación de la reunión en Teams es que puedes ver si las personas a las que estás invitando están disponibles para unirse a tu reunión.

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3. ¿Qué hacer antes, durante y después de una reunión?

Las reuniones productivas son mucho más que el tiempo que estamos reunidos con nuestros compañeros, clientes o proveedores. De hecho, hay tareas que debemos hacer antes y después de toda reunión para que estas sean realmente provechosas y productivas.

  • Antes de que comience la reunión es importante enviar a los asistentes una agenda para que sepan qué es lo que se va a tratar o una plantilla de reunión que se vaya completando. También puedes poner a su disposición los archivos en los que estás trabajando o la presentación que vas a mostrar.
  • Durante la reunión lo normal es que tomemos notas, hagamos presentaciones, compartamos nuestras pantallas, colaboremos en archivos comunes… e incluso queramos grabar la reunión para mostrársela más tarde a algún miembro del equipo que no ha podido asistir.
  • Después de la reunión y para ser realmente productivos, tenemos que ser capaces de aprovechar todo lo que hemos aprendido, escuchado y sentido. Tal vez, nuestros asistentes quieran revisar las anotaciones o ver la grabación o hacer un seguimiento de las acciones que se crearon.

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Gracias a Teams, toda esta información la tenemos disponible en un solo lugar. Así que dejamos de lado la parte más teórica y vamos a explicarte cómo puedes acceder a esa información y aprovecharla al máximo.

3.1. Antes de la reunión de Teams

3.1.1. Crea una plantilla en OneNote para compartir con los asistentes. 

Para preparar las actas de las reuniones que vas a tener de forma periódica, entra en OneNote y crea una nueva hoja con el nombre Plantilla reunión ‘día/mes/año’. A continuación, en el menú superior haz clic en ‘Insertar’ y luego en ‘Detalles de la reunión’.

onenote-reunion-comercial-de-teams

 

Se te abrirá entonces una pequeña pantalla en la parte derecha de tu OneNote, en la que deberás elegir una reunión de Outlook que ya esté establecida. Automáticamente, se agregará a tu OneNote la hora, la fecha, el lugar y los invitados.

reunion-seguimiento-ventas-onenote-teams

Además de los detalles de la reunión, en esta plantilla podrás agregar todas las notas que estimes oportuno. Tanto tú como las personas que estén convocadas a la reunión.

3.1.2. Modificar las opciones de la reunión.

Cuando creemos la reunión de Teams desde Outlook, en la parte inferior, nos aparecerá lo siguiente:
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Si hacemos clic en ‘Opciones de reunión’ podremos, entre otras cosas:

      • Decidir si queremos que todo el mundo pueda acceder directamente a la reunión o que espere previamente en una sala de espera.
      • Permitir a los autores de las llamadas omitir la sala de recepción
      • Anunciar cuándo los autores de llamada se unen o se van
      • Quién puede presentar: todos, personas de mi organización, personas específicas o solo yo.

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3.1.3. Define quién puede acceder a la reunión antes de que empiece.

Con una reunión de Teams podemos invitar no solo a personas que estén en nuestra organización sino también a cualquier usuario externo sin tener que hacer más que incluirlos en la convocatoria.

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3.1.4. Chatea con los participantes antes de la reunión.

Además, se tiene la posibilidad de conversar entre los asistentes en la pestaña ‘Chat’ de Teams que está asociada a cada reunión. Es un chat persistente que va a estar reflejando todo lo que se escriba antes, durante y después de la reunión.

Imaginemos, por ejemplo, que un miembro del equipo se va a conectar tarde a la videollamada y quiere avisar al resto de sus compañeros. Esto lo podrá hacer fácilmente desde el propio chat de la reunión. De esta forma, incluso antes de que la reunión empiece ya se puede colaborar de forma muy efectiva.

aviso-reunion-chat-microsoft-teams

Si quieres decirle algo específico a algún asistente, podrás mencionarlo con el @

3.1.5. Comparte archivos como la agenda del evento (desde tu OneDrive o desde tu ordenador)

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La ventaja de enviarlo a través de Teams y no como archivo adjunto en un correo de Outlook es que el archivo ya forma parte de la reunión. Es decir, los asistentes podrán consultar el archivo mientras están en la reunión, sin necesidad de buscar a través de Outlook.

Simplemente, tendrás que ir a la sección de ‘Archivos’ de la reunión y ahí estará la versión más actual del documento.

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3.2. Durante la reunión de Teams

Una vez te unes a una reunión de Teams, te aparece un menú de opciones en la parte inferior de la plataforma:

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3.2.1. Control del tiempo 

Se trata de un marcador que te permite saber en todo momento cuál está siendo la duración de la reunión.

3.2.2. Webcam

Podemos activar nuestra webcam para que el resto de los asistentes nos vea. De hecho, una de las recomendaciones que hace Microsoft es el uso del vídeo en las reuniones. Esto aporta una experiencia mucho más inmersiva y hace que estemos mucho más presentes en la reunión que cuando estamos únicamente compartiendo el audio.

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3.2.3. Micrófono

Puedes activar el micrófono si quieres participar en la conversación o mantenerlo desactivado si solo quieres estar de oyente.

3.2.4. Compartir la pantalla y archivos

Puede ser que a lo largo de una reunión los asistentes necesiten mostrar lo que tienen en su pantalla o deseen ver algunas presentaciones de PowerPoint, por lo que tiene algunas aplicaciones como Whiteboard o Freehand by InVision, así que dependiendo de cómo se haya configurado su equipo, estas serán algunas opciones a las que también podrás acceder.

3.2.5. Más opciones

      • Mostrar configuración de dispositivo: si tienes algún problema con tu vídeo o audio, aquí podrás seleccionar los diferentes dispositivos

configuracion-dispositivo-audio-microsoft-teams-reunion-opciones

      • Mostrar notas de reunión: en las reuniones de Teams tenemos también una herramienta de notas basada en wiki.
      • Iniciar grabación: para activar la opción de grabar la reunión debes ir al botón de los tres puntos del menú inferior del Teams y hacer clic en ‘Iniciar grabación’. En ese momento te aparecerá un cartel en la parte superior indicándote que se está grabando, así como un círculo rojo al lado del tiempo de la reunión que también te avisará que hay una grabación en marcha.
    • Tutorial reuniones con Microsoft Teams

    • ¿Quién puede iniciar la grabación? Tienes que ser miembro de la compañía, y tu departamento de TI tiene que darte permiso para usar Microsoft Stream. Esta herramienta es parte de Office 365 y cuando hacemos estas grabaciones se cargan automáticamente en la nube por cortesía de Microsoft Stream. Así, todas las personas que asistan a la reunión podrán tener acceso a ver esa grabación cuando la necesiten.

      • Activar subtítulos en directo (versión preliminar): Otra de las opciones que pronto estará disponible para todo el mundo es la posibilidad de activar subtítulos en directo. Con ello, Microsoft quiere facilitar la colaboración entre equipos que hablen diferentes idiomas.
      • Mostrar efectos de fondo: Gracias a una de las últimas actualizaciones de Microsoft Teams, ya podemos cambiar el fondo de nuestra videollamada. Para eso, nos vamos a los tres puntos del menú de la videollamada y hacemos clic en ‘Mostrar efectos de fondo’. Se nos abrirá entonces una gran variedad de fondos por defecto entre los que podremos elegir el que más nos guste.

fondos-predeterminados-microsoft-teams

¿Y si queremos personalizar el fondo? Microsoft ya ha anunciado que en breve estará disponible esta opción. Mientras tanto, existe un pequeño truco.Los fondos por defecto de Microsoft Teams, una vez los seleccionas para visualizarlos, se descargan en tu equipo, en la ruta %AppData%\Microsoft\Teams\Backgrounds\

Son archivos PNG de unos 4 Mb/s de 1920×1080. Si añadimos nuestro propio archivo en la carpeta %AppData%\Microsoft\Teams\Backgrounds\Uploads tendremos la opción de elegir nuestro propio fondo en Microsoft Teams.Cuando estemos grabando aparecerá en la parte superior de nuestro Teams un aviso o notificación que informará de ello a todos los asistentes.

3.2.6. Chat

Se muestra el chat o la conversación a la que hicimos referencia al principio de este artículo. Cabe destacar que si antes de la reunión hemos compartido algún tipo de comentario, se verá en esta sección de forma persistente al ser una reunión recurrente.

3.2.7. Participantes

Se puede ver quién están participando en la reunión y quiénes han sido invitados. Además, también puedes añadir a otros participantes simplemente escribiendo su correo electrónico.

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Por otra parte, tienes la opción de echar a algún participante si lo consideras necesario, o incluso silenciarlos si, por ejemplo, entran y no se dan cuenta de que su micrófono está encendido.

Por el momento, Microsoft Teams no permite extraer un listado de los asistentes vs ausentes a una reunión.

3.2.8. Salir de la reunión

Cuando acaba la reunión, en el chat correspondiente aparecerá el link de acceso al vídeo que se había grabado.

3.3. Después de la reunión en Teams

  • Revisar el historial de chat o los archivos. Una vez la reunión ya ha finalizado, puede ser que necesitemos revisar conversaciones pasadas o modificar documentos que se presentaron en su momento.

Ancla tu conversación, haciendo clic en las opciones de tu reunión y seleccionando la opción ‘Anchar o Pin’.

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Del mismo modo, cuando el proyecto haya acabado puedo desanclar la conversación para que no me aparezca en las primeras posiciones de mi Teams.

  • Consultar los vídeos grabados. Si accedes al chat, archivos o notas de una reunión recurrente, te darás cuenta de que puedes consultar en todo momento los vídeos grabados, los documentos compartidos o las presentaciones mostradas durante esta reunión o las pasadas (en caso de ser una reunión recurrente).

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Cabe destacar que, si eres el propietario del vídeo que se ha grabado, una vez que le damos al botón de detener grabación recibiremos un mensaje en el que se nos informará que la grabación se ha detenido. Cada vez que detengamos una grabación, generaremos un fichero. ¿Dónde podemos verlo? ¿Se queda grabado en nuestro ordenador? No. De forma automática, ese contenido pasa a estar disponible en Stream.

Microsoft Stream es el portal de vídeos corporativos que hay en Office 365. En este caso, además de recibir una notificación en el propio chat de la reunión de Teams, también recibiremos un aviso por correo indicando que la sesión ya está disponible para ser visualizada.

  • Compartir los vídeos grabados. Si quisiéramos compartir esta grabación, hacemos clic en los tres puntos del vídeo que habrá en el chat del Teams y selecciono la opción de ‘compartir’. También existe la opción de acortar el vídeo, descargar una copia en .mp4, etc.

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  • Modificar el vídeo grabado. ¿Qué opciones puedo habilitar a la hora de compartir este vídeo?
    • Definir el idioma en el que se ha hecho la grabación. Esto me va a permitir, generar un fichero de subtítulos. Así, además de escuchar la grabación y ver todo el contenido que hemos compartido, vamos a poder leer una transcripción del vídeo. Esta transcripción se genera de forma automática aprovechando las capacidades de Inteligencia Artificial que están disponibles en toda la plataforma de Office 365.
    • Modificar la transcripción. Si hay alguna parte del texto que no ha sido transcrito de forma correcta, podemos editarlo. Es muy sencillo. Directamente nos situamos sobre la frase o sobre el texto que queremos editar y se abrirá una ventana de edición.
    • Elegir la foto de portada con la que queremos que las personas vean el icono de esta grabación en Stream.
    • Seleccionar las personas a las que quiero dar acceso a la grabación: cualquier persona de mi compañía, con una persona concreta o con un grupo.

4. Conectarse a una reunión de Teams desde móvil o tablet

También es importante saber cómo puedo conectarme a una reunión de Microsoft Teams desde cualquier dispositivo. Al contrario de lo que se pueda pensar, no es necesario el ordenador de sobremesa para incorporarse a una reunión de Teams. De hecho, nos podemos unir desde otros dispositivos como el móvil o la tablet.

Desde estos otros dispositivos, también vamos a poder compartir nuestro escritorio, cualquier tipo de aplicación o cualquier documento que tengamos disponible.

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Resumen sobre Reuniones con Microsoft Teams

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En resumen, Microsoft Teams es una de las herramientas más completas del mercado para mantener reuniones en línea con tus compañeros y clientes. Puedes grabar, compartir pantalla, chatear, administrar a los invitados, tomar notas en tiempo real, mantener archivos compartidos, y mucho más. ¡Pásate a Office 365 y Microsoft Teams, y multiplica la productividad de tus equipos!

 

Folleto-Continuidad-de-Negocio-Teletrabajo-Teams

 

 

Comments 70

  1. no pude escuchar el audio en la conferencia, ¿cómo puedo solucionar ese problema para la próxima ocasión?

    1. Hola Dennise,

      Puedes configurar los dispositivos de audio de una conferencia en Microsoft Teams de la siguiente manera:

      Haz clic en los tres puntos y selecciona la opción ‘Mostrar configuración del dispositivo’

      Selecciona los dispositivos de audio, el altavoz y el micrófono que corresponda

      ¡Gracias por tu comentario!

  2. Hola, buenas tardes,

    Quisiera saber si al programar una reunión ya sea por teams o por outlook, me aparezca en ambos calendarios de forma automática.

    De antemano muchas gracias por la ayuda.

    Saludos.

    1. Buenas Edward,

      Efectivamente, el calendario de Outlook está totalmente sincronizado con el de Teams. Cualquier cosa que hagamos en el calendario de Outlook en principio aparecerá reflejada en el de Teams y viceversa.

      Un saludo y ¡gracias por tu comentario!

  3. Hola! Les consulto sobre la vista de los participantes. Hace unos días atrás hemos tenido una reunión, eramos 20 aproximadamente. Hay alguna posibilidad de ver a todos simultaneamente en la pantalla? En mi caso, estaba desde notebook, pero solo podía visualizar a 4 personas en pantalla, que cambiaban cuando hablaban
    Gracias!
    saludos.

    1. Hola Yanina,

      Por el momento, Microsoft solamente permite ver en sus videollamadas a cuatro de los participantes en una reunión. Como habrás comprobado, las imágenes van cambiando dependiendo de quién hable en cada momento. En cualquier caso, ya se ha anunciado que van a aumentar el número de participantes que se pueden ver de forma simultánea de 4 a 9 (algo es algo).

      ¡Gracias por tu comentario! 😉

  4. Hola!soy Novata en teams y el primer día estaban mis compañeros conectados,yo no podía utilizarlo y en la parte superior izquierda me aparecieron los participantes y daba opción unirse,le di unir y en la pantalla de la webcam se dscabrió completamente,quiero saber si la cámara se activo ? (se encendió a verde la cámara aunque no me pidió permiso para activarla como otras veces)

    1. Hola Sara,

      Cuando te conectas a una reunión de Teams te aparece este aviso:

      Configuración audio y vídeo antes de unirte a una reunión de Microsoft Teams

      Puede ser que el botón de vídeo lo tuvieses deshabilitado y por eso te conectaste sin la webcam activa.

      Un saludo y ¡gracias por tu comentario!

  5. Hola, se crea en el calendario un reunión y esta finaliza. Si seleccionas otra vez la reunión se pueden unir otra vez. ¿Cómo se puede finalizar la reunión y que no se puedan unir otra vez aunque haya finalizado dicha reunión?

    Saludos

    1. Hola Alex,

      Para hacer que una reunión antigua y finalizada no aparezca en el calendario de Teams y evitar que los asistentes puedan unirse de nuevo, tienes dos opciones:

      1. Eliminar a los asistentes de esa reunión
    2. Entra en la reunión correspondiente
    3. En agregar o quitar invitados, elimina a todos los asistentes
    4. Guarda los cambios de la reunión
      1. Cancela la reunión
    5. Entra en la reunión correspondiente
    6. En la parte superior izquierda haz clic en la opción cancelar
    7. Te aparecerá un cartel para añadir una nota como motivo por el cual se ha cancelado la reunión
    8. Ojo porque solo los organizadores pueden eliminar asistentes o cancelar reuniones. También ten en cuenta que en el momento en el que elimines una reunión se eliminarán también las agendas, notas y datos adjuntos de la misma.

      Esperamos haberte ayudado. ¡Gracias por tu comentario y que vaya bien la semana!

  6. Hola, ¿es posible limitar que los invitados a la reunión no se conecten o puedan acceder hasta el momento de la misma? Es decir, puedes convocar una reunión, para dentro de una semana, pero si pinchas en unirte a ella lo puedes hacer desde el momento en que la recibes. ¿Es posible bloquear esto? No sé si me he explicado bien, espero que si. Muchas gracias. Un saludo.

    1. Hola Javier,

      Como organizador de la reunión, puedes decidir quién entra en tus reuniones directamente y quién debe esperar en la sala de espera (así es como lo llama Microsoft) para ser aceptado.

      Si decides que las personas esperen, tú (y cualquier otro usuario autorizado para admitir a personas en la sala de espera) verás una lista de las personas en la sala de espera. Desde allí podrás elegir si deseas admitirlos o denegarlos. ¿Cómo puedes activar esto?

      1. En Teams, ves al icono ‘Reuniones de calendario’, selecciona una reunión y, a continuación, Opciones de reunión. // En una invitación a una reunión, selecciona ‘Opciones de reunión’.
      2. Opciones de reunión en Microsoft Teams

      3. Esto te llevará a una página web, donde verás algunas opciones para cambiar la configuración de los participantes.
      4. Resumen de las opciones de reunión en Microsoft Teams

      5. Podrás seleccionar entre tres opciones: personas de mi organización, personas de mi organización y organizaciones de confianza, o todos.
      6. Esperamos haber resuelto tu duda. ¡Gracias por tu comentario!

  7. Hola! Programé una reunión desde Outlook, pero dos de los participantes me dicen que no pueden ver el link en el e-mail que les envié. Cómo puedo comaprtir ese link de otra manera que no sea reenviar el appointment inicial?

    1. Hola Sabrina,

      La verdad que nos sorprende lo que nos comentas. Se nos ocurre que puedes hacer clic con el botón derecho de tu ratón en la opción ‘Unirse a la reunión’ (que encontrarás en tu calendario de Teams, en la reunión correspondiente) y seleccionar ‘Copiar vínculo’. Pegas esta dirección en un nuevo correo y se lo envías a las personas correspondientes.

      Enlace para unirse a una reunión en Microsoft Teams

      Esperamos que te funcione.

      Un saludo.

  8. Hola, consulta, se puede agregar a una reunión programada a dos canales distintos o dos equipos dinstintos?
    Gracias por su ayuda.

    1. Hola Daniela,

      Aunque en la página de Microsoft nos dicen que sí que se puede crear una reunión para dos canales distintos o dos equipos distintos, hemos intentado llevarlo a cabo y, desde Teams, solo nos permitía añadir uno.

      Si a ti te pasa lo mismo, te recomendamos lo siguiente:

      1. Ves al canal específico en Teams
      2. En la parte superior derecha, haz clic en los tres puntos y selecciona ‘obtener dirección de correo’
      3. Obtener dirección de correo electrónico de un canal en Microsoft Teams

      4. Copia el link que se genera
      5. Vete al calendario de Teams o a Outlook y crea una nueva reunión
      6. Pega la dirección que habías copiado en ‘añadir asistentes’

      Hecho esto, podrás ver como en el chat del canal correspondiente de Microsoft Teams aparecerá el enlace para unirse a la reunión. Haz los pasos anteriores con todos los canales que quieras que asistan a tu reunión.

      ¡Gracias por tu comentario!

  9. Hola, buenas

    Por lo que he sabido, Teams tiene un máximo de 250 asistentes en una reunión.

    Mi duda es si hay alguna forma de realizar una carga masiva de los asistentes (aunque sea solo asistentes internos a la organización, los cuales aparecen por su nombre) o se debe realizar uno a uno?

    Ya que seria bastante tedioso cargar uno a uno los correos de los asistentes.

    o de que forma poder organizar una reunión masiva de asistentes.

    Muchas gracias de antemano.

    Saludos cordiales.

    1. Hola Marcelo,

      Lamentablemente, Microsoft Teams todavía no cuenta con esta funcionalidad. No nos extrañaría que en las próximas actualizaciones lo implementara porque es una petición muy habitual entre los usuarios. Pero, por el momento, no podemos copiar correos de un Word o un Excel y pegarlos de forma masiva en ‘Agregar asistentes’ de Teams.

      Por otra parte, te recordamos que existen las reuniones de canal. Podrías crear una reunión interna, por ejemplo, para uno o varios canales en los que estén incluidos tus compañeros.

      Esperamos haberte ayudado. ¡Un saludo!

  10. Hola cuando ya has programado una reunión y enviado la convocatoria, y de repente debes añadir algún asistente necesario nuevo (todo esto antes de que se celebre la reunión claro), solo conozco una manera de hacerlo y es añadirlos en la lista de asistentes, pero la aplicación te obliga a enviar actualización (opción que es una molestia porque todo el mundo debe aceptar de nuevo la reunión). ¿Hay otra manera? supongo que otra manera es que se les puede reenviar el correo que hayas mandado a otras personas a los nuevos asistentes, pero entonces aparecen como asistentes opcionales. Gracias.

    1. Hola Yolanda,

      Las opciones que comentas son todas las opciones que están disponibles a día de hoy. Esperemos que Microsoft realice una actualización con este tema para evitar que les lleguen notificaciones a las personas a las que ya les hemos enviado convocatoria de reunión.

      Un saludo.

    1. Hola Delia,

      Sí. Te explicamos cómo:

    2. En el buscador de Windows 10 escribe ‘Barra de tareas’
    3. Selecciona ‘Configuración de la barra de tareas’
    4. Activa la opción ‘Ocultar automáticamente la barra de tareas en el modo escritorio’
    5. Esperamos haberte ayudado. ¡Un saludo!

  11. Hola tengo un problema como hago para que los estudiantes, en este caso serian asistentes tienen cuentas office 365 de la organización, están con la licencia de estudiantes, al momento de ingresar a la reunión queden en sala de espera y no puedan ingresar de una vez a la reunión, que esperen para ser admitidos.

    1. Hola,

      Según Microsoft, las personas que pueden omitir la sala de espera son:

    2. Personas de mi organización: Solo las personas de su organización, incluidos los compañeros de trabajo y los invitados que tienen distintos dominios de correo electrónico que usted, pueden acceder a sus reuniones directamente.
    3. Personas de mi organización y de organizaciones de confianza: Solo las personas de su organización de Teams y los invitados externos de las organizaciones de confianza pueden acceder a sus reuniones directamente.
    4. Todos: Todos los usuarios que tengan acceso al vínculo de la reunión entran en la reunión directamente, incluidas las personas que llaman.
    5. Por lo tanto, como en tu caso, si los asistentes tienen cuenta de Office de la organización entrarán directamente a la reunión sin pasar por la sala de espera. De momento Microsoft solo ofrece estas posibilidades.

      Un saludo.

  12. hola como hago para que los asistentes de mi organización y organizaciones externas no puedan omitir la sala de espera ya que las funciones de opción de reuniones, siento que le falta algo que diga nadie puede omitir la sala de espera existe alguna funcion en el área de administración teams

    1. Hola,

      Como te hemos comentado anteriormente para los asistentes de tu organización no sería posible. En el caso de que quieras que organizaciones externas pasen por la sala de espera, tendrías que marcar en la Opción ¿Quién puede omitir la sala de espera? ‘Personas de mi organización’.

      Un saludo.

  13. Hola, una vez que finalice la reunión puedo obtener una lista de los que participaron en la reunión??

    1. Hola Isis,

      Hace poco se publicó una noticia que decía: «Los organizadores de una reunión, en especial los profesores, a menudo necesitan saber quién se unió a las reuniones en Teams. Este mes, podrán descargar un reporte de participantes, que se encontrará en la lista de participantes, que incluye tiempo de llegada y salida de los participantes.»

      Artículo completo: https://news.microsoft.com/es-xl/reporte-de-tendencias-de-trabajo-remoto-reuniones/

      Puede que esta funcionalidad todavía tarde en implementarse en Europa, pero por lo menos ya sabemos que Microsoft lo tiene en cuenta.

      ¡Un saludo!

  14. Hola, intento programar una reunion y me sale esto:
    Sorry, there was an error creating your event. You might need to verify your email account or your calendar might not be available from the cloud

    1. Hola Ana,

      Disculpa la tardanza en contestar, pero necesitamos más datos. ¿Estás programando la reunión desde el calendario de Teams o desde el calendario de Outlook? ¿Tienes licencia de Office 365?

      Un saludo.

  15. Cordial saludo, hay alguna forma que puedo inhabilitar el microfono de los asistentes para que no puedan hablar durante la reunión. Se que esta la opcional silenciar pero así yo como organizador los silencien ellos tienen la opción de volver activar el microfo, la idea es que no lo puedan activar a menos que yo les de la palabra. Gracias.

    1. Hola Natalia,

      Como bien comentas, en Microsoft Teams puedes silenciar a los asistentes a una reunión, pero ellos mismos pueden volver a activar su micrófono. Esperemos que en futuras actualizaciones, solucionen esta demanda que piden muchos usuarios.

      Un saludo y ¡gracias por tu comentario!

  16. Buenas tardes, una consulta, al programar una reunión y al pasar el link a los invitados, ellos pueden seguir uniéndose a la reunión, a pesar que ya ha finalizado, hasta lo he cancelado y siguen uniéndose, hay forma de evitarlo

    1. Hola María,

      Si no ves ‘Mostrar los efectos de fondo’ como una opción en el menú de Teams, puede ser que sea por:

    2. La característica no está disponible aún en el dispositivo.
    3. Si trabajas con Linux.
    4. Si estás utilizando Teams a través de la infraestructura de escritorio virtual (VDI)
    5. También puede ser que sea por los requerimientos de Teams: El efecto opcional Desenfocar mi vídeo de fondo requiere un procesador compatible con Advanced Vector Extensions 2 (AVX2).

      Aquí puedes ver todos los requerimientos de hardware para Microsoft Teams https://docs.microsoft.com/es-es/microsoftteams/hardware-requirements-for-the-teams-app

      ¡Gracias por tu comentario!

  17. Hola ya cree mi reunion en TEAMS con invitados sugeridos y me olvide de agregar el canal como debo hacerlo??

    1. Hola Keli,

      La mejor opción es agregar el canal cuando vas a crear una reunión de Teams. Si ya la has creado, creemos que la mejor opción sería añadir el correo electrónico del canal a tu lista de asistentes. ¿Cómo?

      • Vas al canal específico que quieres añadir y haces clic en los tres puntos que encontrarás en la parte superior derecha.
      • Seleccionas la opción ‘Obtener dirección de correo’
      • Obtener dirección de correo de un canal en Microsoft Teams

      • Copias la dirección y te vas al calendario de Teams
      • Entras en la reunión y añades el correo que habías copiado en el campo de asistentes
      • Esperamos haberte ayudado. ¡Gracias por tu comentario!

  18. Buenos días:

    Programo videollamadas para mis clases con enlace, ya que mis alumnos no disponen de Office 365.

    Lo que ocurre es que siempre hay algún «graciosillo» que en la reunión echa a otro o le silencia. NO entiendo, el único organizador soy yo. ¿existe alguna forma de evitar esto? ¿y de saber quién lo hace?

    aludos y muchísimas gracias.

    1. Hola,

      De momento no se puede. En cualquier caso, hay numerosas peticiones para que esta funcionalidad esté disponible en Microsoft Teams en las próximas actualizaciones y, de hecho, se puede votar para que los desarrolladores la implementen.

      Puedes hacerlo en el siguiendo el enlace:

      Un saludo y ¡gracias por tu comentario!

  19. Buenas tardes,
    me gustaría saber cómo puedo elegir la vista de los participantes en la reunión. Solamente veo en grande a la persona que habla y los demás en círculos pequeños en la esquina derecha abajo, junto a mi imagen. ¿hay alguna posibilidad de cambiar eso para ver en pantalla partida a todos? Las personas con las que me he reunido tenían así la pantalla, ellos veían a los demás participantes en grande, pero no he sido capaz de encontrar la opción. Gracias

    1. Hola Marta,

      Entendemos que estás accediendo a la plataforma a través del navegador web Chrome, ya que solo te aparece en pantalla la persona que habla y el resto en la parte inferior derecha. Para tener la funcionalidad completa de Microsoft Teams y poder ver a los asistentes, te recomendamos que instales la aplicación de Teams en tu ordenador.

      Un saludo y gracias por tu comentario.

  20. Hola, puedo programar una reunión en Outlook, sin embargo, dentro de la aplicación de Teams en mi ordenador no tengo el Calendario en la barra vertical de la derecha. ¿Cómo puedo añadirla?

    1. Hola Juan Pedro,

      Esto probablemente sea porque hayas descargado la aplicación gratuita de Microsoft Teams, que no cuenta con calendario. Aquí tienes los planes y los precios publicados en la web oficial de Microsoft Teams:

      Planes y precios de Microsoft Teams, el centro del trabajo en equipo

      Como solución alternativa puedes agregar el enlace de tu calendario de Outlook en tu Teams, y aunque no puedas realizar reuniones y asignar roles desde este calendario, al menos podrás compartido con el resto del equipo. ¿Cómo puedes hacerlo?

      • En el calendario de Outlook, haz clic en Configuración (esquina superior derecha) y selecciona ‘Ver toda la configuración de Outlook’
      • Calendario de Outlook para integrar en Teams

      • Haz clic en la opción de ‘Calendario’ y luego en ‘Calendarios compartido’
      • En ‘Publicar un calendario’ selecciona el que quieras y se te generará un link. Cópialo.
      • Abre Microsoft Teams y crea una nueva pestaña (botón +)
      • Selecciona ‘Sitio web’
      • Agregar pestañas en Microsoft Teams

      • Pega el link y ya tendrás tu calendario en Microsoft Teams

      Esperamos haberte ayudado. ¡Un saludo!

  21. Hola, en mi aplicación de Teams no tengo el botón de Calendario en la barra de la izquierda. Sin embargo, si puedo convocar una reunión a través de Outlook. ¿Cómo puedo poner el botón en mi aplicación de escritorio?

    1. Hola Juan Pedro,

      Disculpa la tardanza en contestar. Lo hemos hecho en el primer comentario que nos enviaste.

      Un saludo.

  22. hola , como puedo enviar una invitacion a reunion sin que los participantes sepan quien mas va asistir , que no se vean entre ellos , como una invitacion individual

    1. Hola Valeria,

      Desde Microsoft Teams no se puede realizar la acción que nos dices y hemos estado mirando en Outlook y tampoco hemos encontrado nada. En cualquier caso, Microsoft lanza todos los meses una serie de actualizaciones en todas sus aplicaciones. Estaremos atentos para contarlo 😉

      Un saludo.

  23. Hola, como organizador de una reunión, como puedo delegar a mi asistente la descarga de los participantes? para que al finalizar genere el acta de reunión con el listado de las usuarios que asistieron.

    1. Hola Santiago,

      Convierte a tu asistente en organizador de la reunión y también podrá descargar el informe de asistentes. ¿Cómo convertir un asistente en organizador?

      Convertir un asistente en moderador de una reunión en Microsoft Teams

      Gracias por tu comentario. ¡Un saludo!

  24. Buenos días, agregué de casualidad a un usuario que no debería estar en una reunión, justo cuando se llevaba a cabo la misma. Ahora, cada vez que iniciamos la reunión (diaria) dicha persona aparece como sugerencia para agregarlo. Se puede hacer algo para retirarlo?

    1. Hola Manuel,

      Ve al calendario de Teams y selecciona la reunión original. Allí, como organizador de la reunión, podrás eliminar a la persona que comentas.

      Cómo eliminar a una persona en una reunión recurrente en Microsoft Teams

      Gracias por tu pregunta y un saludo.

  25. Hola. Cómo se xonfigura para que los invitados de organizaciones externas puedan adjuntar archivos o imágenes?

    1. Hola María,

      En un principio no tendríais que configurar nada. Solo añadir a la persona externa al Equipo o al Canal de Teams que queráis y ya le aparecerá la opción de adjuntar archivos en el chat del Equipo o del Canal de Teams. ¿Lo habéis probado y no tiene esta opción?

      Un saludo y gracias por tu comentario.

  26. Hola, me gustaría hacer un webinar con Microsoft Teams, la idea es enviar un email bonito para explicar el webinar y necesito incluir en ese email un formulario de inscripción, y que automáticamente Microsoft Teams envíe el link de para participar en el webinar aquellos contactos que se hayan inscritos. ¿Es posible?, ¿cómo se haría?, por más que busco no encuentro esa funcionalidad. Muchas gracias

  27. Hola. Normalmente solo veo a una persona en la pantalla del ordenador. Solo a veces consigo ver hasta nueve. Cómo puedo hacer para asegurarme de poder ver ese máximo de nueve?

    1. Hola Teresa,

      ¿Puede ser que cuando accedes a la plataforma a través del navegador web Chrome solo veas en pantalla a la persona que habla y cuando entras por la aplicación de escritorio puedas ver a las 9 personas? Si no es esto lo que te pasa, te recomendamos que actualices la aplicación de Teams y que, si no funciona, desinstales y vuelvas a instalarla en tu ordenador.

      Puedes buscar si tienes nuevas actualizaciones:

      Cómo actualizar Microsoft Teams

      Un saludo.

  28. Buenos días,
    ¿cómo puede un asistente, no el organizador de la reunión, agregar a otros asistentes?
    Gracias

    1. Hola Laura,

      Pensábamos que no se podía, pero hemos hecho la prueba y sí que se puede, al menos entre los miembros de la misma compañía.

      Una vez en la reunión, haz clic en el icono de asistentes del menú de Teams y podrás introducir un correo e invitar a la persona que desees. A esta persona no le llegará ningún email ni verá la convocatoria en su calendario, simplemente se le abrirá un chat en Teams y desde ahí podrá acceder a la reunión.

      Eso sí, solamente el organizador o moderador podrá echar a esta persona de la reunión.

      Cómo añadir a invitados en una reunión de Microsoft Teams

      Gracias por tu pregunta y un saludo.

  29. hola Webmaster Aitama. yo tengo correo corporativo de zoho y mi partnet de office me brindo el microsoft teams totalmente gratuito por el tema de la pandemia quiero hacerte una consulta, en algunos trabajadores si pueden realizar reunion en el teams por el outlook, pero a otro le sale este error : No se pudo programar la reunion, vuelve a intentarlo mas tarde. como asi puedo solucionarlo.

    Agradeceris tu respuesta.

    1. Hola Anthonoy,

      Con una licencia gratuita de Teams también se pueden programar reuniones. No tenemos constancia de que haya habido ningún error en este sentido, puede que fuera un error puntual de ese día. ¿Le sigue sucediendo? ¿Puede ser que esta persona no sea de vuestra organización, es decir, que sea un invitado?

      Un saludo y gracias por tu comentario.

      1. Webmaster Aitana en si los usuarios cuando ingresan al calendario de outlook le aparece el icono de nueva reunion de teams y cuando selecciona o pincha si puede agendar mientras que otros le sale este error : No se pudo programar la reunion, vuelve a intentarlo mas tarde. como asi puedo solucionarlo. cuales serian los pasos a realizar para que todos puedan agendar desde el calendario outlook mediante el icono de teams. Saludos

      2. Hola Anthony,

        Si tienes licencia gratuita de Microsoft Teams es probable que no puedas convocar reuniones de Teams desde Outlook. Si, por el contrario, tienes licencia te recomendamos reinstalar el complemento o cerrar la sesión de la aplicación de Outlook y volver a abrirla.

        También te recomendamos que te pongas en contacto con tu administrador IT y que verifique que no tenéis ninguna incidencia.

        Un saludo.

  30. Hola. Cuando estoy realizando una presentación en teams, con un archivo ppt en vista presentación, no logro visualizar cuando los asistentes levantan la mano. Hay alguna forma de resolver esto?

    1. Hola Erika,

      Sí que hay forma de resolver lo que nos cuentas. Cuando tu compartes tu pantalla en Microsoft Teams te da varias opciones: compartir escritorio, ventana, PowerPoint o Pizarra. Por lo que nos cuentas, creemos que lo que estás haciendo ahora es abrir el archivo de PowerPoint, ponerlo en modo presentación y luego compartir escritorio desde Microsoft Teams.

      Para que cuando presentes tu PPT puedas ver al mismo tiempo si alguien levanta la mano o si hay actividad en el chat, la opción que debes escoger es la de compartir PowerPoint.

      opciones compartir pantalla en Microsoft Teams

      Haces clic en la opción de examinar y selecciona el PowerPoint que quieras compartir. De esta forma, podrás compartir tu PPT en modo presentación y ver lo que ocurre en tu reunión.

      Ver quién levanta la mano en reunión de Microsfot Teams

      Esperamos haberte ayudado. ¡Gracias por tu comentario!

  31. Hola Webmaster Aitana,

    Cuando intento programar una reunión desde outlook con el complemento de teams, me sale el error: No se pudo programar la reunión, vuelve a intentarlo mas tarde. Si programo la reunión desde Teams no hay problema. ¿Alguna idea porque ocurre esto?

    1. Hola Greg,

      Parece que no eres el único que tiene este problema. Como le hemos dicho a Anthony más abajo, si tienes licencia gratuita de Microsoft Teams es probable que no puedas convocar reuniones de Teams desde Outlook. Si, por el contrario, tienes licencia te recomendamos reinstalar el complemento o cerrar la sesión de la aplicación de Outlook y volver a abrirla.

      También te recomendamos que te pongas en contacto con tu administrador IT y que verifique que no tenéis ninguna incidencia.

      ¡Gracias por tu comentario!

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