digitalizar los procesos de distribución

Ideas para optimizar y digitalizar los procesos de distribución

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Estamos en un momento en el que el sector de la distribución, en general, y el alimenticio, en particular, está en auge. Quizá ha llegado la hora de reflexionar si realmente las empresas distribuidoras disponen de las mejores herramientas para proporcionar el mejor servicio. También es tiempo de pensar si deberían aplicar un alto nivel de digitalización con el fin de optimizar sus ciclos y procesos de negocio.

Pero ¿cuáles son los motivos que llevan a las empresas a iniciar un proceso de transformación digital?

  • Mejorar márgenes de beneficios
  • Abrir nuevos canales de generación de demanda
  • Reducir/optimizar tiempos de entrega
  • Ser más competitivos

Soluciones tecnológicas, expertos tecnológicos

Independientemente de que estemos hablando de empresas mayoristas, centrales de compras, operadores logísticos o minoristas… Si solamente se distribuye, si también se fabrica o si se tiene externalizada la logística de transporte o incluso si se dispone de una flota propia o si simplemente se ha creado un portal de comercio electrónico. Así mismo, da igual si se representa al sector de la alimentación y bebidas, al hortofrutícola, al de productos sanitarios o al de suministros industriales. No nos equivocamos si afirmamos que todas comparten el deseo de mejorar sus procesos de negocio.

Un factor clave del éxito es la digitalización de las empresas. Pero al igual que es un factor de éxito, también puede convertirse en un completo desastre. De hecho, este proyecto no se debe de abordar a lo loco. Digitalizar una empresa conlleva un trabajo previo de análisis interno. Conlleva el asesoramiento de expertos de la casa y de fuera de la casa, es decir, de aquellos que saben de tecnología y fabrican software y dispositivos, y de los que permiten realmente las conexiones de comunicaciones entre ellos.

Si como empresa decides incorporar la digitalización en tus procesos, en este caso procesos de distribución, necesitarás reflexionar sobre cuestiones muy dispares, pero que se interrelacionan entre ellas. ¿Cuáles son los puntos clave de la digitalización que debes abordar?

  • Tesorería y análisis financiero
  • Trazabilidad
  • Movilidad IN & OUT
  • Almacén y logística
  • Nuevos canales de venta

Es cierto que la digitalización es un único proceso, pero no es menos cierto que afectará a todos y cada uno de los departamentos de la empresa, en mayor o menor medida. Y es que digitalizar una empresa no solo conlleva un cambio de mentalidad, sino también un cambio en la forma de trabajar y en cómo se dirigen los negocios.

Mimando la tesorería y el análisis financiero

Una situación de estrés de caja y/o tesorería te puede impedir llevar a cabo tus acciones de negocio. Por eso, la tesorería es la “retaguardia” que permite controlar que nada te falte para el antes, durante y después de todo el proceso de digitalización.

Toda inversión que haga a tu empresa más competitiva y que te ayude a reducir costes es una buena inversión, pero si no tienes el músculo financiero necesario, esta propuesta acabará en el cajón de un despacho. Y lo sabes.

Supongamos que la empresa dispone de un software integrado que cubre las áreas de finanzas, ventas, compras y almacén básico. Es decir, que en su momento ya se hizo una primera apuesta de digitalización en forma de ERP o de Planificador de Recursos Empresariales.

  • Finanzas: muy buena estructura de ingresos y de gastos, tanto financieros como analíticos y de costes.
  • Ventas: puede realizar unos presupuestos muy detallados por artículos, por cliente, por zona…
  • Compras: hace sus previsiones de compra, que son realmente fiables.
  • Almacén básico: las existencias están bien valoradas y el inmovilizado está bien identificado.

Si todo lo que acabamos de mencionar está registrado en un ERP, nuestro responsable de tesorería será una persona feliz. De hecho, cuando se le pregunte si se puede invertir, por ejemplo, en un proyecto de digitalización más avanzado en el almacén, podrá dar una respuesta fiable. Y lo podrá hacer sabiendo que todo lo tiene atado y bien atado.

  • Control y seguimiento de cobros e impagados
  • Control de riesgo del cliente
  • Previsión de tesorería
  • Control y seguimiento de pagos
  • Fuentes de financiación

En definitiva, el tesorero podrá desde el mismo sistema lanzar un informe con entradas y salidas previstas diarias, haciendo proyecciones a seis meses vistas en sus cuentas bancarias.

Mejorar la trazabilidad

Imagina que al apretar un botón se ilumina un camino y, de un vistazo, puedes ver su origen y final. Para muchos tipos de negocio, conocer ese camino es esencial, ya que existen conceptos clave que aportan valiosa información por sí mismos.

La trazabilidad en el sistema empresarial afecta a aquellos procesos que permiten conocer el histórico, la ubicación y la trayectoria de un producto o lote de productos, a lo largo de la cadena de suministros en un momento dado. El objetivo es tomar decisiones en el momento oportuno, con rapidez y diligencia.

Por ejemplo, imagina que eres mayorista de pescado. Desde que sale el pez del agua, capturado por la red del barco, ya tenemos una gran cantidad de información: el lugar de la extracción, la fecha y hora de captura, la matrícula del barco pesquero… Este pescado ya dispone de un identificador único que lo acompañará hasta que termine en el plato de cualquier casa o restaurante.

En algunos sectores o subsectores es de obligado cumplimiento establecer un protocolo de identificación y seguimiento riguroso de lo que se distribuye y que luego se venderá. Sea cual sea el tipo de identificación que se utilice o las fases (producción, envasado, almacenaje, transporte…) en la que esté, lo que se necesita es que la información sea válida. Que no contenga errores.

Beneficios de la trazabilidad digitalizada

  • Un control individualizado y pormenorizado por partida, lote, nº serie, fechas, etc.
  • Una mejor gestión del stock
  • Potenciar el seguimiento del producto en cuanto al sistema de control y calidad
  • Disponer de una mayor capacidad para detectar, aislar y analizar incidencias con gran rapidez y con una rápida reacción
  • Ser ágiles en situaciones de retiradas selectivas de productos con incidencia

En definitiva, un alto grado de digitalización en nuestra empresa garantizará la trazabilidad total de nuestros productos.

Potenciando la movilidad IN & OUT

Todo el mundo habla de movilidad, todo el mundo la quiere y, en ocasiones, cuando tiene los medios, la ansiada movilidad no sirve, no funciona y entorpece más que ayuda.

En este sentido, es muy importante identificar los procesos de negocio que nos permiten incorporar la movilidad, y que esta decisión suponga una mejora en todos los sentidos.

Tipologías OUT

Si esa movilidad falla dentro de la empresa tenemos un problema, pero si falla fuera el problema es mayúsculo. No es lo mismo que me dé problemas un dispositivo móvil para gestionar mi almacén, que uno de mis comerciales vaya recogiendo pedidos con su tablet y que le de errores de forma frecuente.

Y por esto, antes de incorporar la movilidad a nuestros procesos de negocio es bueno reflexionar acerca de la necesidad e intensidad de su implantación.

Es evidente que cada día hay más elementos tecnológicos relacionados con la movilidad, ya sea para la fuerza de ventas, para la gestión del almacén, para el control de acceso de nuestros empleados, movilidad en los medios de transporte, etc.

Toda esta tecnología está repartida entre distintos fabricantes y cada uno de ellos utiliza formas de transmisión de datos, plataformas. Sistemas operativos y bases de datos muy dispares. Y los hay que necesitan estar conectados para transmitir datos y los que pueden trabajar offline, es decir, sin conexión.

Tipologías IN

Las transacciones y datos que se pueden ejecutar desde la movilidad tienen que viajar a una base de datos que recibe y centraliza los procesos ejecutados, que guarda los datos recibidos y, a veces, envía la información de vuelta a los elementos de movilidad. Es lo que entendemos por bidireccionalidad.

A veces estos datos y procesos se podrán transmitir de forma diligente, entendible y rápida entre los entornos digitales de la empresa. Sin embargo, otras veces, esa transmisión podrá ser una fuente de problemas, disgustos y pérdida de tiempo.

Gestión avanzada de almacén y logística

Una correcta automatización de los almacenes, dispositivos móviles y medios de transporte es algo muy deseable.

  • Recepción
  • Picking
  • Packing List
  • Multi-ubicación
  • Control stocks

En este sentido, disponer de un control de recepción de mercancías incorporando tecnología de lectura de etiquetas permitirá validar al instante lo que entra físicamente con el albarán que nos ha entregado el proveedor. Simplemente se realizará una labor para cotejar la información.

Por otra parte, la incorporación de técnicas avanzadas de etiquetaje contribuirá a clasificar cada artículo correctamente y nos facilitará la movilidad dentro del almacén en el momento del picking. Así, si los operarios de almacén disponen de tecnología móvil, cualquier acción va a quedar registrada al instante en nuestros ERPs.

En definitiva, la implantación de un SGA (sistema avanzado de gestión de almacenes) va a simplificar mucho la preparación de pedidos, minimizando errores, optimizando recursos, tiempos y procesos, y reduciendo costes.

En cuanto a las aplicaciones que gestionan la multi-ubicación a través de dispositivos móviles permitirá a un operario localizar cualquier mercancía a través de un mapa virtual, dibujado en su tablet.

Respecto a las tareas de embalaje, estas estarán perfectamente registradas con la identificación de pallets, bultos, envases, artículos… disponibilidad de información inmediata tanto de lo que contiene el pedido como del destinatario de la entrega. Evidentemente, esto facilitará también la optimización de carga del vehículo y la mejor ruta a seguir.

Flota de transporte

La digitalización permitirá tener correctamente registrados y valorados nuestros elementos de transporte. En cada registro, por ejemplo, se podrán consultar datos como la ubicación, la intensidad de uso, los responsables de su mantenimiento, las inspecciones periódicas, los seguros, los impuestos, los datos técnicos…

Por tanto, mantenerlo todo muy bien registrado nos permitirá imputar los costes asociados a su actividad.

Abriendo nuevos canales de venta

La omnicanalidad es un apalabra que está muy de moda actualmente, pero ¿ponemos a disposición de nuestros clientes o consumidores nuestros productos en todos los lugares físicos y virtuales donde podamos cerrar una venta? ¿Nuestros clientes pueden hacer un pedido o una compra directa desde cualquier lugar con distintos medios digitales? ¿Nos interesa abrir una tienda online? ¿Tenemos capacidad para reaccionar de forma inmediata a un pedido por Internet? ¿Nuestros canales de venta están integrados con nuestro ERP o CRM? ¿Puede consultar nuestro cliente cuántas unidades hay disponibles? ¿Podemos personalizar de forma sencilla cualquier cambio de precios y descuentos en todos los canales de venta?

Lo que está claro es que tenemos que aportar herramientas a nuestros clientes para hacerle proactivo en sus gestiones de negocio y sin depender de nuestro equipo. Pero no solo a nuestros clientes, sino también a nuestros comerciales.

Ellos podrán usar la tablet para presentarles, por ejemplo, el catálogo de productos con fotos, vídeos, imágenes y con información técnica muy precisa.

Nuevos escenarios de venta

A partir de un registro muy sencillo en un portal del cliente, este podrá consultar los programas de fidelización a los que está adscrito, si tiene puntos o no para canjear y ofrecerle ofertas especiales en función de sus preferencias de compra. En definitiva, podremos ofrecer a nuestros clientes experiencias de compra personalizadas.

En este artículo, hemos querido explicaros como una digitalización bien implantada y de la mano de expertos tecnológicos supone un valor diferencial para las empresas que quieran digitalizar sus procesos de distribución. En Aitana, a la hora de aposta por la digitalización del puesto de trabajo, en materia de software de gestión empresarial en empresas de distribución, apostamos por dos soluciones: Dynamics 365 Business Central y Sage X3. Por ello, si crees que te podemos ayudar a resolver tu problema, no dudes en ponerte en contacto con nosotros a través del siguiente formulario.

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