La entrada de un nuevo año siempre puede venir acompañada de cambios legislativos y normativos que pueden afectar a empresas y autónomos. Por ello, es fundamental mantenerse bien informado, comprender las implicaciones de estas reformas y adoptar las medidas necesarias para cumplir con la ley.
En este contexto, una de las reformas más relevantes y recientes, pendiente de aprobación, ha sido la modificación del Estatuto de los Trabajadores. Entre los principales cambios destacan: la reducción de la jornada laboral del empleado, el derecho a la desconexión digital y la aplicación obligatoria del control de presencia digital. Este último, el control horario, merece una especial atención por su impacto en la gestión del tiempo del trabajo y hace referencia al registro detallado de las horas de inicio y fin de la jornada laboral, incluidos los descansos.
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Esta práctica, que ya era obligatoria, cobra ahora un papel aún más relevante dentro de las nuevas normativas, convirtiéndose en una herramienta clave para la organización interna y la protección de los derechos laborales.
El objetivo principal de reforzar el fichaje digital es asegurar que las empresas se alineen con las exigencias legales, promoviendo una mayor transparencia en la gestión del tiempo de trabajo. De este modo, se busca garantizar los derechos de los empleados y evitar prácticas laborales abusivas.
Esta transparencia no solo tiene un valor legal, sino que también se ha convertido en un pilar fundamental para fortalecer la confianza entre la plantilla y la empresa. Al implantar sistemas de control horario efectivos, se contribuye a prevenir situaciones como las horas extras no remuneradas o las jornadas laborales excesivas, asegurando el cumplimiento y evitando posibles sanciones económicas que tengan un impacto negativo en las organizaciones.
Legislación sobre el control horario
En España, la legislación sobre el control horario de los trabajadores se regula principalmente por el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, que recogía medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo. Este Real Decreto se modificó en su momento con la obligación para las empresas de llevar un registro diario de la jornada laboral de sus empleados. La última novedad en la materia es la obligación de que este control horario sea digital.
Aunque aún no hay una fecha confirmada, está previsto que se apliquen cambios en esta normativa y que la reforma de la ley sobre el registro horario digital propuesta por el Ministerio de Trabajo y Economía Social entre en vigor a lo largo de este año 2025. El anteproyecto fue aprobado por el Consejo de Ministros el pasado 4 de febrero y solo falta que sea aprobado en el Congreso de los Diputados y publicado en el Boletín Oficial del Estado (BOE).
Para ello, será necesario que todas las empresas cuenten con un software que permita el registro de entradas y salidas y que almacene esta información para garantizar su acceso, preservación, fiabilidad e inalterabilidad.
“La última novedad: la obligación de disponer de un software de control de presencia digital”
Patricia Gómez, directora de Recursos Humanos en Aitana
¿Qué novedades nos encontramos con la nueva reforma?
El control horario digital es obligatorio y, por lo tanto, solo serán validos aquellos métodos que utilicen cualquier soporte informático. Los registros de las jornadas laborales deben ser digitales y accesibles, por lo que el registro en papel queda completamente prohibido. Se deberá realizar diariamente, recogiendo los datos de la empresa y del empleado, la fecha de cada jornada, y la hora de inicio y fin de cada turno de trabajo.
La información debe estar disponible durante al menos cuatro años. Se deberá almacenar correctamente para poder localizar los registros rápidamente cuando sea necesario, y estos registros deben estar a disposición de los trabajadores, de sus representantes, y de Inspección de Trabajo y Seguridad Social, por si se requiere su comprobación.
Por el riesgo que supone de ciberseguridad, es importante tener en cuenta que no se permiten los sistemas biométricos de fichaje como el reconocimiento facial o la huella dactilar. Y, finalmente, el incumplimiento de la normativa de control horario digital supondrá sanciones económicas que oscilan aproximadamente entre 1.000 y 2.000 euros si son infracciones leves, entre 2.000 y 5.000 euros si son graves, y entre 5.000 y 10.000 euros si son muy graves.
Cómo implementar un sistema de control horario eficiente en tu empresa
¿Cumple tu sistema actual con la nueva normativa? Las empresas deben comenzar a prepararse para cumplir con todos los requisitos establecidos en el anteproyecto de ley y asegurarse de que sus sistemas de registro horario digitales están preparados.
Es imprescindible escoger el sistema más adecuado según las características de tu empresa, formar a tus empleados para que puedan registrar de forma digital su tiempo trabajado y que lo hagan correctamente. Para ello, primeramente, debes analizar las necesidades de tu empresa: cuántos empleados conforman tu plantilla, cuál es el tamaño de tu empresa, qué tipo de software necesitas para controlar los horarios, con qué tipo de jornada laboral trabajáis y en qué modalidad (presencial, remoto o híbrido), qué horarios tenéis…
Un factor importante a tener en cuenta a la hora de implementar un sistema de control horario digital en tu empresa también es el presupuesto del que dispones o la inversión que tienes pensada hacer para una solución de estas características. Como siempre, a la hora de implementar este tipo de soluciones, lo más conveniente es dejarte asesorar por los mejores expertos, que tendrán en cuenta los sistemas que ya tienes implantados en tu empresa y buscarán la solución que mejor encaje según vuestras necesidades como organización.
Entre otras, el programa de control horario digital que implantes en tus sistemas debe evolucionar y crecer acorde con las necesidades de tu organización, teniendo en cuenta que puede haber mejoras tecnológicas o nuevas necesidades por vuestra parte.
Para que la plantilla sepa cómo funciona el sistema de control horario y evitar posibles malentendidos, se recomienda que, a través de una sesión informativa, se capacite a los empleados sobre cómo deben registrar su jornada laboral, y a los responsables de gestión del tiempo sobre cómo deben manejar el nuevo sistema.
Una vez implementado, debes asegurarte de que el sistema funciona correctamente y que es eficaz. A través de auditorías periódicas sobre el registro horario podrás comprobar si funciona correctamente o no, e identificar posibles problemas. Y, si detectas que faltan registros, hay registros incorrectos, horas extras no justificadas o fichajes a horas inusuales, será necesario revisarlo y solucionarlo.
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Ventajas del control horario digital para empresas y empleados
Un software de control horario digital permitirá mejorar la gestión de tus RRHH, la distribución de turnos, la asignación de tareas y aumentar vuestra eficiencia operativa. Estos son algunos de los beneficios para tu empresa:
- Reducción de la carga administrativa y de errores humanos: el registro manual es propenso a errores. El digital, en cambio, al ser automatizado, minimiza este riesgo.
- Ahorro de tiempo y costes: el personal de RRHH y de administración dejará de invertir tiempo en tareas repetitivas y rutinarias.
- Cumplimiento legal: asegura que el registro se haga correctamente y se guarde durante el tiempo requerido, cumpliendo con la nueva ley.
- Mayor eficiencia administrativa: la integración del control digital de horarios con otros sistemas de la empresa como la gestión de nóminas, permite la automatización de procesos y los simplifica, compartiendo datos sobre horas extra, ausencias y vacaciones para el correcto cálculo de los salarios.
- Acceso y transparencia: facilidad para consultar el historial de horarios. Permite a los administradores la consulta de los datos registrados en cualquier momento y desde cualquier lugar.
Y, por supuesto, un sistema de fichaje digital también tiene sus beneficios en la plantilla:
- Acceso directo a sus registros: los empleados pueden consultar el historial de sus registros de jornada en cualquier momento. Esto facilita la detección y posterior corrección de posibles errores en el registro y un mayor control sobre las horas trabajadas.
- Conciliación laboral-personal: el control del tiempo de forma digital permite muchas veces unos horarios más flexibles. De esta forma, la persona empleada puede organizar su jornada, facilitando la conciliación de la vida laboral y personal.
- Transparencia: la facilidad para gestionar, por ejemplo, las horas extra y el hecho de tener un mayor control sobre los registros, facilita una adecuada remuneración. A la plantilla se la paga por el tiempo exacto trabajado.
Claves para elegir el mejor software de control horario en 2025
Adoptar un sistema de registro horario adecuado y mantenerse informado sobre las nuevas normativas sobre el control de la jornada es clave para evitar sanciones o multas por incumplimiento de la ley. Cabe destacar que el hecho de contar con un sistema de control horario promoverá, a la vez, un entorno de trabajo más transparente y reforzará la cultura corporativa de tu compañía.
Es importante que cuentes con un programa eficiente y que éste pueda integrarse con el sistema de gestión de nóminas de tu empresa para que se puedan exportar todos los datos como las horas trabajadas y compartir esta información. Un proceso que evitará errores, ayudará con el cálculo de los salarios de cada empleado de la plantilla, facilitará la liquidación de sueldos y asegurará que la compensación por el tiempo trabajado sea la correcta.
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Se trata de un software escalable que se adapta al crecimiento de tu empresa y que es intuitivo, tanto para los administradores como para la plantilla. Además, la solución es garantía de actualizaciones constantes, adaptándose a los cambios normativos de la legislación española.
Mantenerse informado sobre los más recientes cambios en la legislación que afectan a la gestión de tus Recursos Humanos es esencial para contar con las mejores herramientas del mercado. Garantiza el cumplimiento, protege a tus empleados y apuesta por la optimización de tu gestión empresarial. Soluciones tecnológicas como estas permiten que puedas adaptarte con éxito a cualquier requerimiento legal.
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