El módulo de proyectos fue uno de los grandes beneficiados en la actualización Wave 1 de Business Central 2024. Y, por eso, en este post os contamos la nueva funcionalidad relacionada con la gestión de los archivos proyectos. ¡Sigue leyendo!
Tabla de contenidos
Archivo de proyectos
Los proyectos evolucionan y la planificación inicial puede ser muy diferente de la que puede haber sido en un momento posterior del proyecto. Por este motivo es importante disponer de herramientas que ayuden a tener buena trazabilidad de los proyectos y la existencia de un control de versiones.
La funcionalidad de archivo de proyectos no solo incorpora la funcionalidad para generar manualmente los controles de versión del proyecto, sino que permite habilitar la configuración para que sea el propio sistema el que guarde automáticamente las versiones o pregunte al usuario si desea guardarlas cuando se realizan determinadas acciones en el proyecto.
Los archivos del proyecto no guardan simplemente una imagen del estado de las tareas del proyecto, sino que contienen el detalle de la información que está en la ficha del proyecto, en las líneas de tarea y en las líneas de planificación del proyecto en el momento de guardar el archivo.
En el caso de que se generen campos adicionales en los proyectos, sería importante analizar la necesidad de generar esos mismos campos en la nueva entidad de archivos de proyectos para que cuando se generen los archivos, se almacene también la información relacionada en esos nuevos campos.
Configuración de archivo de los proyectos
Desde la ficha de “Configuración de proyectos” se podrá configurar cómo se desean gestionar el archivo de los proyectos cuando un usuario realiza determinadas acciones.
Las acciones que desencadenan la gestión del archivo son:
- Cambiar el estado de un documento o eliminarlo.
- Imprimir, descargar o enviar un documento por correo electrónico.
- Registrar una factura.
Las opciones disponibles para la gestión del archivo son:
- Nunca: los proyectos solo se archivarán cuando se utilice la funcionalidad “Archivar” de forma manual desde el proyecto.
- Preguntar: el sistema preguntará al usuario si desea generar una copia del proyecto en el archivo.
- Siempre: el sistema guardará una copia del proyecto automáticamente en el archivo.
Archivar proyectos manualmente
En la ficha de proyectos se ha añadido el campo navegable “N.º de versiones archivadas” que informa del número de versiones que se han guardado del proyecto.
Desde el botón disponible en la ficha del proyecto, se puede crear de forma sencilla una nueva versión del proyecto, lo que hace que se actualice el campo “N.º de versiones archivadas”.
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Restaurar una versión del proyecto
Cuando se trabaja con los archivos de proyecto, es posible recuperar una versión previamente archivada. Esta funcionalidad es muy útil cuando se está en la fase de oferta, ya que permite al usuario tener trazabilidad de las diferentes versiones de las ofertas presentadas al cliente (si se han ido archivando) y recuperar la versión que el cliente finalmente acepte en caso de aceptar una diferente a la última presentada.
Recordemos que, si en la configuración de proyectos la opción de archivar proyectos se parametriza correctamente, el sistema guardará la versión automáticamente al cambiar el estado de “Planificación” (estado en que se debería tener el proyecto cuando se están realizando modificaciones previas a la presentación de la oferta al cliente) a “Oferta” (estado que se debería indicar cuando se ha enviado la oferta al cliente). Con esta funcionalidad, el sistema está guardando las versiones automáticamente cada vez que se actualiza el estado del proyecto o se imprime la oferta del proyecto.
Para restaurar un archivo de proyecto, se debe acceder al listado de versiones a través del campo “N.º de versiones archivadas”, donde se muestra el listado de las versiones del proyecto. Al seleccionar una de las versiones del proyecto, se abre la ficha de la versión, donde se puede consultar las tareas y las líneas de planificación de la versión.
En la ficha de la versión aparece “Restaurar” que permite recuperar la información del proyecto, tareas y líneas de planificación previamente guardadas en la versión.
Es importante tener en cuenta que, al restaurar una versión, los datos del proyecto que estén en el momento que se recupera la versión son sustituidos por los datos de la versión, por lo que es recomendable guardar una versión del proyecto antes de restaurar otra.
En un proyecto se pueden crear versiones en cualquier momento de la vida de este, independientemente del estado en el que esté el proyecto. En el caso de que el proyecto tenga movimientos, en la versión también se guardará información relacionada con los costes y ventas imputadas a cada una de las tareas a nivel informativo.
Sin embargo, la funcionalidad de restaurar una versión del proyecto solo será posible realizarla si no se han generado movimientos en el proyecto.
Cuando se intenta restaurar una versión en un proyecto que ya tiene movimientos, el sistema da error siendo imposible restaurar la versión.
¿Sabías que aprender a archivar, configurar y restaurar proyectos en Business Central puede mejorar la productividad de tu compañía? Si todavía no sabes cómo configurarlos, no te preocupes. ¡Rellena el formulario y nuestros profesionales se pondrán en contacto contigo para ayudarte!
Alejandro Huerta
Operaciones Business Central