¿Qué es un ERP? Definición, tipologías y beneficios

La cadena de valor de una empresa es un conjunto complejo de procesos que involucra a diversos equipos y departamentos de la organización. Por ello, en este entorno, gestionar grandes volúmenes de información de manera eficiente es crucial para garantizar la calidad del servicio al cliente. Sin embargo, sin las herramientas adecuadas, es común que los datos se dispersen y se produzcan errores que afecten -negativamente- la operatividad empresarial. Además, cada empresa tiene sus propias necesidades que evolucionan con el tiempo, lo que plantea un desafío: ¿Cómo puede una solución estándar adaptarse a la singularidad de cada negocio?

Es en este contexto es donde surge la importancia de elegir el ERP adecuado. Gracias a su capacidad para integrar diversos módulos funcionales, desde finanzas hasta recursos humanos, estos sistemas de gestión ofrecen una visión holística y actualizada del estado de la empresa, facilitando así una toma de decisiones más rápida y basada en datos. De esta manera, los ERP se convierten en aliados esenciales para cualquier organización que busca mejorar su eficiencia operativa y su competitividad en el mercado. ¡Continúa leyendo y obtén el impulso que estás buscando para tu empresa!

¿Qué es un ERP?

El término ERP significa ‘Enterprise Resource Planning’, es decir, es un sistema de planificación de recursos empresariales que combina y gestiona múltiples funciones empresariales en una única plataforma. Este software es adecuado para cualquier empresa, sin importar el tamaño ni el sector en el que se encuentre, ya que proporciona soluciones que son capaces de centralizar datos y procesos clave en una base de datos compartida, permitiendo a todos los departamentos acceso inmediato a información precisa y actualizada.

Básicamente, un ERP puede entenderse como un programa de gestión empresarial que simplifica y automatiza los procesos de negocio. Esto se logra a través de módulos que generan informes financieros, realizan seguimientos de los inventarios, controlan los costes y optimizan la eficiencia operativa, además de proporcionar datos precisos y análisis detallados sobre el rendimiento empresarial.

¿Por qué es importante contar con un sistema ERP?

Los ERP son vitales para las empresas actuales debido a su capacidad de integrar y automatizar diversos procesos empresariales, desde las finanzas hasta la fabricación. Esta integración elimina las duplicidades entre departamentos, lo que garantiza una gestión de datos más coherente y eficiente. Al centralizar la información, los sistemas ERP reducen la necesidad de entradas manuales repetitivas, minimizan los errores y mejoran la precisión de los datos, lo que se traduce en una mayor eficiencia operativa y en una reducción de costes.

Estos sistemas son escalables y, además, ayudan a asegurar el cumplimiento de las normativas legales y fiscales de las empresas. Todo ello hace que un ERP sea esencial para mejorar el servicio al cliente y mantener la competitividad de cualquier empresa.

Ventajas de implementar un software ERP en una empresa

Para conseguir que una compañía funcione de manera eficiente en todas las áreas, es imprescindible mantener a todos los departamentos conectados, asegurando el control y la trazabilidad de todos sus procesos. Por este motivo y por otros muchos, los softwares de gestión empresarial son una de las herramientas más buscadas.

Procesos eficientes

Este tipo de software permite operar de manera eficiente en todas las áreas de la empresa. Gracias al ERP, todos los departamentos están constantemente conectados, lo que asegura el control de todas las operaciones y la trazabilidad de cualquier proceso.

Mayor productividad

La automatización de tareas a través de un software de gestión empresarial optimiza los procesos comerciales y mejora la productividad, contribuyendo así al éxito de la empresa.

Clientes más satisfechos

Con un ERP mejora también el servicio al cliente, lo que se traduce en una mejor experiencia de usuario. Esto ayuda a retener a los clientes existentes y mejora la imagen de la compañía.

Centralización de la información

Un sistema de gestión en la nube permite tener una única fuente de datos y eliminar los silos de información. De esta manera, se puede acceder a la información empresarial desde cualquier lugar y en cualquier momento, permitiendo una toma de decisiones más rápida y basadas en datos actuales.

Reducción de costes operativos

Al optimizar los procesos y aumentar la eficiencia, los costes de muchas áreas de las empresas se reducen, ya que se consigue que los trabajadores hagan más con menos recursos.

Decisiones más informadas

Un ERP proporciona análisis de datos en tiempo real, lo que permite tomar decisiones más inteligentes. Esto no solo genera una respuesta más rápida a los cambios del mercado, sino que también aumenta la precisión en la toma de decisiones estratégicas.

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Tipos de ERP

Los sistemas ERP pueden clasificarse de varias maneras, dependiendo de factores como las necesidades de gestión de la empresa o la tecnología utilizada por el proveedor. Esta diversidad refleja la versatilidad de estos sistemas para adaptarse a distintos entornos empresariales y sectores industriales.

Conocer los distintos tipos de ERP puede ayudar a las organizaciones a elegir la solución más adecuada que respalde sus operaciones de manera efectiva y eficiente, maximizando así su inversión en tecnología. ¡Sigue leyendo y conoce algunos de ellos!

Tipos de ERP según las necesidades de gestión

Dentro de la categorización por necesidades de gestión, encontramos los ERP horizontales y los ERP verticales.

Los ERP horizontales están diseñados para ser aplicados en una amplia variedad de industrias, ofreciendo funcionalidades generales que son comunes a varios sectores.

Por otro lado, los ERP verticales están especializados en sectores específicos y cuentan con características diseñadas para responder a las necesidades particulares de industrias como la manufactura, la salud o la educación.

Tipos de ERP según la tecnología del proveedor

En cuanto a la tecnología del proveedor, los sistemas ERP se dividen en ERP estándar y ERP personalizable.

Los ERP estándar ofrecen un paquete de funciones preconfiguradas que facilitan una rápida implementación y suelen ser menos costosos.

En contraste, los ERP personalizables permiten una adaptación detallada a los procesos y necesidades únicas de cada empresa. Por contra, esta personalización suele requerir más tiempo y recursos para su implementación, lo que resulta en proyectos mucho más costosos.

Tipos de ERP según el fabricante

Además de las diferenciaciones basadas en la gestión y tecnología, los sistemas de gestión empresarial también pueden clasificarse según el fabricante que los desarrolla. Cada fabricante ofrece soluciones con características únicas que pueden ser decisivas a la hora de elegir el ERP más adecuado para una empresa.

En este subapartado, exploraremos tres de los mejores softwares de gestión del mercado actual: Business Central y Sage X3.

Business Central

Dynamics 365 Business Central es el ERP más avanzado de Microsoft, diseñado específicamente para pequeñas y medianas empresas. Conocido anteriormente como Navision o Dynamics NAV, es una solución completa de gestión empresarial que abarca áreas como finanzas, ventas, compras, inventario, etc.

Este ERP también proporciona herramientas que administran -de manera eficiente- los procesos empresariales y mejoran la productividad.

Sage X3

Sage X3 representa una nueva generación de ERP dirigida a grandes empresas que necesitan un control total de todos los departamentos desde una única plataforma. Y es que, esta solución ofrece una gestión multi-ubicación, multi-compañía, multi-idioma, multi-legislación y multidivisa.

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Tipos de implementación de ERP

ERP On-premises

El ERP On-premises es la forma más tradicional de implementar un ERP. En este modelo, el software se instala y opera desde los servidores y la infraestructura de TI propia de la empresa. Sus principales características son:

• Control total: las empresas tienen un control total sobre su infraestructura de TI, incluidos los servidores donde está instalado el ERP.
• Costes iniciales elevados: generalmente, la implantación on-premises implica costes iniciales como la compra de licencias del software.
• Mantenimiento y actualizaciones: las empresas son las responsables del mantenimiento continuo del software, así como de las actualizaciones y de la seguridad del ERP.
• Personalización y control: esta implementación permite una personalización mayor del software, pudiendo adaptarse a cualquier proceso empresarial.

ERP en la nube

La implementación de un ERP en la nube utiliza la infraestructura de un proveedor externo, es decir, el software no se instala localmente en las oficinas de las empresas, sino que es accesible a través de internet. Sus características principales son:

• Coste-eficiencia: en lugar de grandes costes iniciales (como en el on-premises), este tipo se ejecuta bajo un modelo de suscripción o pago por uso.
• Mantenimiento y actualización por el proveedor: en este caso, el encargado del mantenimiento del software, de las actualizaciones y de su seguridad es el propio proveedor.
• Escalabilidad y flexibilidad: una infraestructura en la nube permite una escalabilidad más sencilla. De esta forma, las empresas pueden aumentar o disminuir recursos, según lo requieran.
• Integración y acceso remoto: con un ERP on cloud se facilita la integración con otros sistemas, permitiendo a los empleados acceder desde cualquier lugar que tenga conexión a Internet.

Módulos principales de un ERP

Finanzas

El módulo de finanzas es fundamental en cualquier sistema ERP. Este módulo gestiona todas las transacciones financieras de las empresas, incluyendo contabilidad, cuentas por pagar, cuentas por cobrar, activos fijos y gestión de flujo de caja.

Con este módulo las organizaciones pueden mantener el control sobre sus estados financieros, optimizar su capital de trabajo y cumplir con las normativas contables. Además, permite realizar análisis financieros que facilitan la toma de decisiones estratégicas.

Proyectos

Este módulo está diseñado para gestionar todos los aspectos de cualquier proyecto, desde la planificación hasta la ejecución. También facilita la asignación de recursos, la gestión de presupuestos, la programación y el seguimiento del progreso.

Fabricación

Es un componente clave de la planificación y ejecución del ERP. Con este módulo los negocios son capaces de gestionar la planificación de la producción, el control de calidad, la gestión de la demanda, la gestión de inventarios y la programación de la planta. Además, con este, se puede asegurar la eficiencia en la producción, minimizar costes y mejorar la calidad del producto final.

Almacén

El módulo de almacén facilita la gestión eficiente de las operaciones de almacenamiento y logística. Incluye funciones como gestión de inventarios, recepción y despacho de mercancías, y localización y seguimiento de productos en el almacén. Este módulo es vital para mantener un flujo de trabajo eficiente en la cadena de suministro y para asegurar la disponibilidad de productos.

Recursos Humanos

La mayoría de sistemas de gestión incluyen el módulo de RRHH, ya que consigue automatizar la gestión de la información y los procesos relacionados con los empleados. Asimismo, cubre actividades como contratación, gestión de nóminas, beneficios, evaluación de desempeño, gestión de la asistencia… Este módulo es crucial para mejorar la eficiencia operativa en el manejo de recursos humanos.

Servicio

Este módulo ayuda a las empresas a ofrecer el servicio confiable y personalizado que los clientes esperan. Este módulo incluye herramientas para gestión de servicios externos y también brinda analíticas para ayudar a los técnicos a resolver rápido los problemas del cliente.

¿Buscas una solución integral para optimizar la gestión de tu empresa? Si es así, ¡la implantación de un ERP es lo que necesitas! En este artículo te hemos dado las claves para elegir el software adecuado y marcar la diferencia, pero si todavía tienes alguna duda, ¡déjanos tus datos y te aconsejaremos para que tu decisión sea la acertada!