Es una realidad que las empresas actuales deben manejar múltiples cuentas bancarias con diferentes bancos, una tarea complicada para los departamentos financieros, especialmente en lo que respecta a la conciliación de los saldos bancarios con los registros en Business Central.
En versiones anteriores de Navision, realizar la gestión de la conciliación bancaria era una tarea poco ágil. Sin embargo, Microsoft ha realizado significativas mejoras en este proceso crítico para el departamento financiero de cualquier empresa.
Opciones de conciliación bancaria en Business Central
Hoy en día, este ERP ofrece dos métodos para la conciliación bancaria:
Conciliación de cuentas bancarias
Diario de conciliación bancaria
Ambas están pensadas para realizar la conciliación bancaria de una forma ágil y rápida.
Conciliación de cuentas bancarias
Esta herramienta se ha creado con el objetivo de revisar y concordar todos los movimientos registrados en el banco. El proceso se lleva a cabo para verificar la exactitud de los registros, asegurándose de que no falten ni sobren elementos en la contabilidad.
Desde esta ventana, es posible iniciar un proceso de conciliación automática. Este método concilia automáticamente todos los movimientos con el mismo importe y están dentro de un rango de fechas preestablecido al activar el proceso.
Los movimientos que se concilian exitosamente se marcan en verde, y solo es necesario comprobar que la propuesta del sistema es correcta.
Para aquellos movimientos que no se concilian automáticamente, existe la opción de una conciliación manual. Esta es útil, por ejemplo, en casos donde el banco ha registrado un cargo consolidado en la cuenta y, sin embargo, en contabilidad tenemos los datos desglosados.
Solucionar errores en los datos de conciliación
Al concluir la conciliación, que normalmente involucra una combinación de procesos automáticos y manuales, es posible encontrar algunas discrepancias en los datos de conciliación.
Este método facilita la transferencia de las diferencias detectadas al diario general, permitiendo su contabilización. Aunque, cabe destacar que el proceso no sugerirá automáticamente información adicional como el cliente/proveedor, documentos de liquidación u otros detalles más allá de la entidad bancaria y el importe de pago.
Será necesario introducir manualmente esta información adicional en el diario, registrarla y luego volver al proceso de conciliación para conciliar esos movimientos, que ahora estarán presentes en nuestros registros bancarios del ERP.
Una vez que se logre la conciliación completa y los saldos estén alineados, se podrá formalizar el registro de la conciliación en la fecha indicada en el extracto bancario. Posteriormente, será posible consultar en detalle los extractos bancarios generados.
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Diario de conciliación bancaria
En este caso, el uso de esta herramienta resulta particularmente útil para organizaciones que prefieren importar directamente los movimientos bancarios en la aplicación y, a partir de ahí, generar los registros correspondientes en Business Central.
A diferencia del método anterior, en este escenario los movimientos no están previamente contabilizados, o al menos no en su mayoría. Se contabilizan y concilian de manera automática en el momento en que se introducen los movimientos bancarios.
Configuración del proceso según las necesidades
Para optimizar el proceso, es posible establecer una serie de reglas que permitan la asignación automática, vinculando el movimiento del banco con la información en Business Central, como datos de cliente/proveedor o facturas pendientes de liquidar. Mediante la descripción, se pueden proporcionar instrucciones al sistema para automatizar la asociación de los datos de cobros o pagos pendientes con los movimientos bancarios.
El sistema también ofrece una función denominada “Confianza de la correspondencia”, que indica la probabilidad de que las sugerencias automáticas coincidan con la realidad, según la configuración definida por el usuario. Este último supervisará manualmente las propuestas del sistema y asignará datos pendientes en casos donde no existan reglas de vinculación preestablecidas. Con una acción específica, se puede aceptar o eliminar las liquidaciones sugeridas.
Una vez preparadas las líneas para realizar las liquidaciones entre las transacciones bancarias y los documentos registrados, hay dos opciones:
- Registrar solamente los pagos, en cuyo caso habrá que hacer un proceso adicional para su conciliación.
- Registrar y conciliar pagos con el banco, que registrará automáticamente los pagos en BC y, al mismo tiempo, quedarán conciliados en el sistema.
Tras el registro, al igual que en el método anterior, será posible acceder al detalle de los extractos generados. Sin embargo, en este caso, los campos relacionados con el último extracto no estarán informados, como ocurre en la conciliación de cuentas bancarias.
¿Cuál de las dos opciones es mejor?
La elección entre las dos opciones depende de varios factores, principalmente de los procesos y flujos de trabajo específicos de tu empresa.
La primera opción puede ser más adecuada en situaciones donde diferentes personas o departamentos intervienen en el proceso de cobros, pagos y conciliación. Por ejemplo, si un departamento se encarga de registrar cobros y pagos, mientras que otra persona realiza la conciliación bancaria. Esta separación de tareas permite una revisión detallada de los movimientos bancarios, asegurando que coincidan con el trabajo realizado por los compañeros.
Por el contrario, la segunda opción podría ser más eficiente cuando una sola persona se encarga de todo el proceso. Si esta persona suele registrar transacciones de cobros y pagos con el extracto bancario a mano, el proceso integrado de registro y conciliación bancaria en un solo paso resulta más ágil y práctico.
Además, la elección puede depender del uso del módulo de cartera en la empresa. Si este módulo se utiliza de forma generalizada para emitir cobros y pagos, y si los movimientos de cobros y pagos ya están en gran medida contabilizados en el sistema con la liquidación de remesas y órdenes de pago, entonces la primera opción puede ser más conveniente.
¿Cómo podemos tener la información del extracto bancario en Business Central?
Aquí es donde entra en juego una de las actualizaciones más significativas que Microsoft ha implementado en versiones recientes: Un asistente para configurar la importación del extracto bancario.
Business Central proporciona una gama de formatos estandarizados que facilitan el intercambio de archivos con las entidades bancarias, como Norma 19, Norma 34, Pagos Electrónicos, Norma 43, entre otros.
Adicionalmente, ofrece la flexibilidad de definir formatos personalizados, asignar a cada banco el formato que se prefiera y, lo que es más, utilizar un asistente que guía en la configuración del archivo.
Esta herramienta nos permite emplear el formato Excel básico que descargamos directamente de la página web del banco, guardándolo como un archivo CSV sin necesidad de realizar modificaciones.
Utilizando este asistente, seleccionaremos las columnas específicas para la fecha del movimiento, la descripción y el importe, así como la fila desde la cual el proceso debe comenzar a leer los datos.
Incluso ofrece la opción de cargar un archivo de ejemplo para facilitar el proceso.
Con este archivo, el sistema sugerirá automáticamente las filas y columnas a utilizar para dicho fichero, aunque se ofrece la posibilidad de modificarlas si no son adecuadas o si se prefiere usar otras columnas.
Además, esta herramienta nos permite especificar el separador decimal que use nuestro banco, el formato de fecha del archivo, o el separador de columnas y líneas utilizado.
Si configuramos esta definición para cada uno de nuestros bancos y la asociamos a su correspondiente ficha, seremos capaces de importar directamente el formato Excel del banco para trasladar los movimientos bancarios a Business Central. Esto es posible tanto desde el diario de conciliación como desde la conciliación de cuentas bancarias.
La conciliación bancaria en Business Central contribuye a una gestión de transacciones bancarias que no solo se ajusta de manera más efectiva a las necesidades específicas de tu empresa, sino que también mejora notablemente tu eficiencia.
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Cristina Esteban
Business Applications