¿Te gustaría decir adiós a las largas cadenas de correos electrónicos, a las versiones desactualizadas de documentos y a la confusión en la gestión de proyectos? Seguro que sí, porque en un mundo donde la colaboración y la eficiencia son esenciales para el éxito, estos obstáculos son más que simples inconvenientes, son frenos que impiden avanzar.
Por una parte, las interminables bandejas de entrada llenas de mensajes pueden dejar a los equipos ahogados en un mar de información, mientras que las versiones desactualizadas de documentos generan errores y retrabajo. Por otra, la falta de una gestión de proyectos clara puede dar lugar a la pérdida de tiempo y recursos valiosos.
Imagina un lugar donde todos los miembros de tu equipo puedan trabajar juntos de manera fluida, compartiendo documentos y datos en tiempo real, sin importar dónde se encuentran. Este lugar existe, y se llama SharePoint. Esta herramienta pone fin a la fragmentación de la información, elimina la duplicación de esfuerzos y, en su lugar, fomenta la sinergia y la productividad.
Tras analizar todos sus beneficios, empresas como GD Energy Services y Grupo Emera han decidido confiar en Aitana como partner tecnológico para implantar esta plataforma de colaboración y gestión de contenidos.
Desafíos que SharePoint permite superar a nivel empresarial
Colaboración descentralizada
Con equipos dispersos geográficamente y la creciente tendencia hacia el trabajo remoto, las empresas a menudo luchan por mantener una colaboración eficiente y una comunicación fluida entre sus empleados.
La capacidad de SharePoint para proporcionar un espacio de trabajo en línea centralizado facilita la colaboración en tiempo real. Los equipos pueden compartir documentos, coeditar contenido y participar en discusiones desde cualquier ubicación. La integración con Microsoft Teams lleva la colaboración un paso más allá, permitiendo chats, videollamadas y reuniones virtuales sin problemas.
Gestión de documentos caótica
La proliferación de documentos en diferentes sistemas y ubicaciones puede dar lugar a la pérdida de versiones actualizadas, falta de seguimiento y confusión general en la gestión de documentos. SharePoint ofrece una sólida gestión de documentos que incluye control de versiones, flujos de trabajo personalizables y permisos detallados.
Los documentos se almacenan de forma centralizada y pueden ser fácilmente encontrados y compartidos. Esto elimina la duplicación de esfuerzos y garantiza que los documentos críticos estén siempre actualizados y disponibles.
Cumplimiento y seguridad de datos
La seguridad de los datos y el cumplimiento de regulaciones (como el RGPD en Europa) son preocupaciones crecientes para las empresas. La falta de medidas adecuadas puede resultar en sanciones costosas y pérdida de confianza.
La plataforma de colaboración de Aitana incluye características robustas de seguridad y cumplimiento. Los administradores pueden establecer permisos granulares para controlar quién puede acceder y editar documentos. Además, se ofrecen herramientas para el seguimiento de auditorías y la gestión de registros, lo que facilita el cumplimiento de regulaciones y políticas internas.
Comunicación interna y transparencia
La falta de comunicación interna eficaz puede conducir a malentendidos, desalineación de equipos y falta de transparencia en la toma de decisiones. SharePoint actúa como un centro de información centralizado, donde los anuncios, noticias y políticas pueden ser compartidos de manera organizada.
La capacidad de integración con Microsoft Outlook y otras aplicaciones de Office 365 también facilita la comunicación interna a través de correos electrónicos y calendarios compartidos.
Flujos de trabajo ineficientes
Los procesos empresariales ineficientes pueden provocar retrasos y errores en la ejecución de tareas, lo que afecta negativamente la productividad y la satisfacción del cliente. Esta herramienta colaborativa permite la automatización de flujos de trabajo personalizados.
Estos procesos pueden ser estandarizados y optimizados gracias a SharePoint, lo que reduce los errores, acelera las aprobaciones y mejora la eficiencia general de la organización.
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Prestación de servicios a la industria energética a nivel nacional e internacional
Grupo Dominguis Energy Services (GDES) es un grupo empresarial de origen familiar cuya principal actividad es la prestación de servicios industriales para el sector energético. Con más de 90 años de experiencia, se ha posicionado como uno de los referentes en servicios de apoyo a operación, mantenimiento y desmantelamiento, tratamiento de superficies, economía circular y logística, eficiencia energética y transformación digital para sectores tan diversos como el nuclear, eólico, solar fotovoltaico, metalúrgico entre otros muchos.
El grupo cuenta actualmente con una plantilla de más de 1.000 profesionales repartidos por todo el mundo. Y es que, GEDES actúa en 9 países: España, Portugal, Francia, Italia, Reino Unido, Suecia, Panamá, México y Estados Unidos. Todo ello le ha permitido participar en la construcción, mantenimiento y en su desmantelamiento de las principales Centrales Nucleares españolas a finales de los años 70.
Al servicio de la tercera edad
Grupo Emera es una empresa dedicada a la prestación de servicios asistenciales de todo tipo a personas de edad avanzada o que sufren algún tipo de discapacidad o enfermedad. Para ello cuentan con residencias geriátricas y de la tercera edad, así como con centros de día y de noche donde los usuarios hacen su vida diaria con la ayuda de distintos profesionales.
Con más de 30 años de experiencia en el sector, el grupo empresarial cuenta con residencias para mayores en distintos países: España, Francia, Suiza, Bélgica, Luxemburgo e Irlanda. En total, 80 centros que ofrecen casi 10.000 camas. Respecto al territorio español, actualmente, la empresa cuenta con 2.500 plazas repartidas en 9 Comunidades Autónomas.
SharePoint ofrece una colaboración empresarial eficiente y fluida, mejorando la gestión documental, la coordinación de proyectos y fortaleciendo la conectividad entre equipos. ¡Súmate al cambio y aumenta tu productividad y eficiencia operativa! ¡Rellena el formulario para que nuestros expertos se pongan en contacto contigo!