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Como implementar una “cultura” de datos

Tomás Reyna Business Intelligence Leave a Comment

Estamos en un mundo en el que los avances tecnológicos de ayer ya son obsoletos, lo que antes en unos años se cambiaba, hoy se cambia en meses. Esto hizo que las empresas que quisieran formar parte de mercados tan competitivos como los actuales, deban adaptarse cada vez más rápido a los cambios que quieren los consumidores.

Pero, ¿Cómo hacen las empresas para seguir el ritmo del mercado? ¿Cómo satisfacen la demanda de tantos consumidores? ¿Cómo llegan a tiempo para tomar decisiones?

Estas y otras tantas preguntas, tienen una única respuesta. El análisis de datos.

Vivimos en la “Era de los Datos”, y no solamente porque cada día se genera una cantidad enorme (y en crecimiento exponencial) de esos conjuntos de textos y números aparentemente ilegibles y con poco sentido que llamamos datos. Sino que estos “datos”, a través de análisis de métricas e indicadores realizados por especialistas nos permiten tomar decisiones a futuro prácticamente “adivinando” lo que va a suceder. Pero esto no es magia, se llama análisis predictivo y es una de las alternativas que ofrece el análisis de datos.

Las 5 técnicas para formar una cultura de análisis de datos

Estos tipos de análisis no solamente lo hacen grandes corporaciones, sino que cualquier pequeña o mediana empresa puede aprender de estos procedimientos para obtener información valiosa.

Pero, para poder comenzar a recabar datos es importante generar esta costumbre en la organización que permita completar el procedimiento. Por eso, compartimos 5 técnicas para formar una cultura de análisis de datos en tu empresa:

1.- Comenzar con pasos simples

La gran mayoría de empresas cuando comienzan a promover una cultura basada en el análisis de datos, intentan hacerlo con rapidez. Esto no suele dar un gran resultado ya que lo que se intenta “cambiar” es el pensamiento de las personas que forman parte de esta. Hay que tener en cuenta que siempre frente a un cambio las personas tienden a rechazarlo, aunque sea para mejor. Estos cambios no se hacen de un día para el otro, por eso lo recomendable es ir “poco a poco”.

Lo principal, es que los especialistas comiencen a mostrar las ventajas de estos tipos de análisis y que le quiten el temor a los empleados de que son “herramientas difíciles de trabajar” o que “estos nuevos procedimientos les quitaran trabajo a los empleados que no se involucren”.

Luego, habrá que posibilitar el acceso a los distintos informes sobre sus trabajos realizados para que puedan medir sus rendimientos tanto a nivel individual como grupal. La clave principal en este paso es lograr un cambio en la forma de pensar de las personas para que empiecen a entender la importancia de los datos.

Es fundamental mantener motivadas a las personas que forman parte de la organización, además de fomentar el trabajo en equipo para ampliar las relaciones dentro de la organización y que no se sientan “amenazados” al compartir informes que muestren datos de las distintas áreas.

Otra recomendación en este paso es realizar encuestas anónimas para ir midiendo la motivación y los avances de las personas involucradas en el proceso.

2.- Realizar capacitaciones adecuadas

El segundo paso para formar una cultura de datos es interiorizar a las personas en los temas relacionados al análisis.

Muchas empresas creen que este paso debe hacerse primero, pero la realidad es que a la hora de hablar de digitalización empresarial, primero se debe dar a conocer los procesos que se van a realizar para luego comenzar a formar a los equipos en los temas en cuestión.

Otro error que suelen cometer las empresas es en dar formaciones largas y con poca retroalimentación. La utilización de herramientas a partir de ejemplos es recomendable en este caso además de comenzar su formación una vez ya utilizando software de análisis y visualización de datos. Si se aprenden a utilizar herramientas mucho antes de aplicarlas en la organización, al momento de hacerlo, probablemente se hayan olvidado de muchas cuestiones importantes de los sistemas.

3.- Compartir métricas y resultados a través de informes empresariales

Una vez que se haya comenzado a trabajar con herramientas de análisis de datos, se sugiere mostrar los resultados obtenidos.

Mientras más presente información y KPIs a los distintos equipos con las mejoras que brinda el análisis de datos a la organización, la colaboración y disminución de incertidumbre a la hora de tomar decisiones y la facilitación a la hora de crear nuevas estrategias, más se convertirán en fanáticos de datos.

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Otra alternativa a la hora de la comunicación empresarial, es hacerlo con “infotips”, información relacionada a como se puede utilizar los datos para generar superávit.

4.- Las personas son importantes

En todo rubro los recursos humanos son uno de los recursos más importantes de toda organización. Se debe realizar una gestión cuidadosa de estos para que vaya en sinergia con la implementación de la cultura de datos.

Con estos pasos, se debe involucrar desde el primer momento a las personas de una organización y que ellas sean el motor del cambio. Es necesario confiar en los empleados existentes para estos procesos y no hacer extravagante la contratación de nuevos talentos para que los más antiguos no se sientan amenazados.

Probablemente haya cambios en la organización, pero estos se deben hacer de la mejor manera posible para que no genere incertidumbre.

5.- Política de privacidad y ética

Uno de los mayores miedos que tienen las personas en la “Era de los Datos” es como las empresas los gestionan. Se cree que se recopila información más de la necesaria y esto puede conllevar a una falta de privacidad.

Se recomienda dar a conocer a todos los empleados de la organización las distintas políticas y regulaciones de datos y privacidad para que no existan malversaciones de datos ya que cuando una organización no cumple con las políticas de privacidad de datos, probablemente sea porque uno de sus empleados no comprendió en su totalidad tal política.

Herramientas útiles en este proceso

Una de las herramientas con mayor flexibilidad e innovación que existe en el mercado actual de software para análisis de datos es Power BI de Microsoft que se recomienda para comenzar a implementar análisis de datos en cualquier empresa.

Y para hacer más completo este proceso, existen otras herramientas complementarias a Power BI como lo son Microsoft Dynamics 365 (para manejo de recursos empresariales), SharePoint (gestión de documentación), Teams (para mejorar la productividad y comunicación entre los equipos) y Power Plataform (para el desarrollo de aplicaciones). Todas y cada una de estas herramientas ofrecen una fácil conectividad con Power BI que mejorará el rendimiento a la hora de analizar datos.

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Tomas Reyna
Power BI

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