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Cuál es el mejor sistema ERP intercompany para agilizar los procesos financieros entre empresas

Aitana Soluciones ERP y CRM Sage Leave a Comment

En el contexto actual de un mercado globalizado, es lógico que las líneas territoriales se desdibujen y las corporaciones se expandan hacia otros países. Así, no es de extrañar que una empresa busque el éxito ofreciendo sus productos o servicios fuera de sus fronteras.

De hecho, es muy común que muchas organizaciones no sean «profetas en su tierra». Las características de los mercados locales podrían no favorecer algún aspecto de su desarrollo. En cambio, las empresas podrían crecer en otros mercados extranjeros cuyas peculiaridades propicien oportunidades de negocio más rentables o abundantes.

Sin embargo, esto traerá consigo una serie de retos en materia de organización y automatización de transacciones para cubrir los distintos escenarios impositivos y legales. La complejidad de las operaciones intercompany es el mejor ejemplo de la necesidad de disponer de una gestión de transacciones eficaz en los ERP que se utilicen para monitorizar los datos y procesos de negocio.

Para establecer las bases de las mejores soluciones a estos retos, vamos a analizar uno de los ERP recomendados para soportar la multilegislación, y así transformar las complejas transacciones entre empresas intercompany en procesos rutinarios, fáciles de trazar y de gestionar.

Qué son las intercompany y qué características tienen

Las empresas intercompany son aquellas que presentan una estructura de filiales y subsidiarias con localización en distintos territorios, donde alguna de ellas funciona como matriz y las demás son jerárquicamente dependientes. El hecho de que existan ubicaciones geográficas diferentes en la estructura empresarial es lo que significa realmente la denominación de intercompany.

Como dijimos en la introducción, puede ser muy interesante para una corporación adoptar una estrategia de expansión hacia mercados extranjeros, y ramificar su jerarquía empresarial en otras sociedades dependientes. No obstante, la disposición interterritorial de empresas del mismo grupo trae consigo una serie de retos organizativos:

  1. Unificación de las estructuras financieras. Cada país tiene su propia normativa en cuanto a los impuestos y a los planes de contabilidad.
  2. Sincronización de los datos de las filiales. Si cada filial ha estado siendo gestionada de una forma distinta, se corre el riesgo de que la empresa matriz afronte un potencial problema de silos aislados de información.
  3. Centralización de la conciliación contable. Otro problema potencial consistiría en que cada empresa del grupo funcione de forma independiente para conciliar sus cuentas. La empresa matriz tendrá que invertir muchos recursos para aglutinar todos resultados consolidados.
  4. Unión de las herramientas ERP que usan las distintas empresas del grupo en un único software, común para todas ellas, desde donde se pueda llevar un control financiero unificado.

Sage X3, el ERP para empresas intercompany

La respuesta a los retos que se plantean en este tipo de situaciones la tiene uno de los ERP más usados del mercado: Sage X3. Este es capaz de unificar los tipos impositivos vigentes en los territorios de cada sede, los distintos planes contables y los datos y resultados de cada filial. Todo en único software de gestión para facilitar sensiblemente el trabajo desde la empresa matriz. Todo esto le convierte en el ERP intercompany más robusto, completo y funcional.

A través de un solo programa, el grupo de empresas podrá beneficiarse de contar con un único sistema capaz de centralizar los datos contables de cada filial o subsidiaria, y agruparlos en una interfaz homogénea para garantizar una gestión sin fisuras. La información procedente de cada sede entra al sistema con unos atributos precargados, inherentes a la normativa fiscal y contable de su localización, y a la jerarquía que ocupa con respecto a la empresa matriz.

La versatilidad de Sage X3 permite desarrollar una política global estandarizada entre las sociedades del grupo, mediante la unificación de las categorías contables de cada sede. De esta forma, la matriz se blinda frente a potenciales errores al agrupar los distintos estados financieros.

Asimismo, la información procedente de varias fuentes se integra en un repositorio único de datos para todo el grupo, con el consiguiente ahorro de tiempo y reducción del margen de error humano al tratar de exportar los datos de cada sistema e importarlos a otro. No olvidemos que no todos los programas de contabilidad son compatibles entre sí.

Adicionalmente, Sage X3 proporciona herramientas de definición de flujos de trabajo. Cada secuencia de tareas de reconciliación intercompany se puede predefinir siguiendo un orden lógico en sus pasos, incorporando todas las validaciones y aprobaciones necesarias para garantizar que el proceso no se queda parado ante posibles conflictos. No cabe duda de que las operaciones intercompany deben fluir por unos cauces lo más sencillos posible. De lo contrario, la estrategia de diversificación empresarial en mercados foráneos podría tener que enfrentarse a demasiadas trabas organizativas, y se consumirían excesivos recursos solo para garantizar una gestión contable homogénea y sin errores.

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