La digitalización de documentos es un proceso clave para que las empresas lleguen a ser más productivas y competitivas. Y es que, los procesos manuales en los que se basan muchas compañías hoy en día llevan más tiempo y son propensos a contener mayor cantidad de errores.
En este sentido, el uso de una herramienta de captura y digitalización de documentos ayuda a las empresas a agilizar sus procesos y a reducir costes. Por ejemplo, el gobierno federal estadounidense utiliza más de 110.000 toneladas de papel al año. El coste de archivar un solo documento en papel es de 20 dólares, mientras que la búsqueda de un documento mal archivado cuesta 120 dólares, y la reproducción de un documento perdido se calcula que cuesta 220 dólares. Esto significa que el coste total de la impresión, la copia, el procesamiento y el envío es diez veces superior al precio de compra original del propio documento. Las herramientas de captura y digitalización de documentos pueden eliminar los documentos mal archivados, pero también pueden reducir considerablemente los gastos de las empresas.
Pese a todo, muchas empresas siguen confiando en que su personal introduzca manualmente la información contenida de los documentos en sus sistemas. Esta situación provoca incontables errores debido a datos incompletos, material incorrecto o duplicados. Al utilizar herramientas de digitalización de documentos, los datos relevantes obtenidos contendrán menos errores, lo que ayudará a que los informes empresariales sean más fiables.
Document Capture, la apuesta de RNB y Ladorian
Tanto RNB, empresa creadora de cosméticos de alta calidad, como Ladorian, empresa de IA y Data Analytics, contaban con el ERP Microsoft Dynamics y buscaban una solución que no solamente estuviese certificada por la Agencia Estatal de la Administración Tributaria (AEAT) y que les permitiese digitalizar sus documentos, sino que se integrase de forma nativa en su software de gestión.
Document Capture fue la solución elegida por ambas compañías que van a poder gestionar todas las facturas de compra y abonos directamente de su ERP. Esto incluye la importación, registro, aprobación, contabilización y archivado de documentos.
Además, esta herramienta dispone de un módulo adicional (Web Approval) que permite, entre otras muchas funcionalidades, gestionar un flujo completo de aprobación en las compañías, reenviar documentos o realizar una aprobación automatizada.
Actualmente, Document Capture es utilizada por más de 15.000 clientes en todo el mundo y cuenta con una tecnología e interfaz de usuario totalmente amigable.
Según un estudio reciente de AIIM, las empresas en este 2021 se han enfrentado a un aumento de cuatro veces el volumen de información empresarial que tenían. Así que, la captura manual de datos se convierte y se convertirá en una actividad agotadora para los empleados.
Ha llegado el momento de utilizar herramientas como Document Capture que permita a los trabajadores centrarse en sus tareas fundamentales, aumentando su productividad. ¿Te ayudamos a ponerlo en marcha?