4 razones para implantar una solución de gestión documental

4 razones para implantar una solución de gestión documental

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La automatización de la gestión documental no es algo nuevo. Lleva entre nosotros mucho tiempo. Sin embargo, y pese a todos los beneficios que aporta, sigue sin estar presente en empresas del sector distribución ya sea por desconocimiento o por falta de inversión.

Las compañías distribuidoras todavía hoy en día continúan almacenando sus archivos en cajas y en carpetas. Esto no solamente supone un espacio desperdiciado en la empresa, sino que conlleva un gasto considerable de papel.

En este sentido, la funcionalidad básica de cualquier solución de gestión documental debe ser la entrada automatizada de datos en el ERP, su gestión mediante flujos de aprobación y su archivado digital para su posterior consulta.

Razones para implantar la gestión documental

Son muchos los motivos que puede llevar a una empresa a buscar e implantar una solución de gestión documental. Y es que, las compañías del sector distribución trabajan diariamente con gran cantidad de tipos de documentos: facturas de compra, pedidos de venta, albaranes, documentos SEPA, pagos a diario, asientos a diario… ¿Por qué es bueno contar con un software de gestión documental?

  1. Ahorro de tiempo

Se reduce considerablemente el tiempo a la hora de realizar tareas manuales como el registro de facturas de compra de proveedores o de registros de pedidos de compra de clientes.

Gracias a un software de gestión documental, nos olvidamos de picar datos y el registro de información se lleva a cabo de forma automatizada vía OCR. Esta tecnología de reconocimiento óptico de caracteres permite a las empresas digitalizar los documentos en base a unas plantillas fácilmente configurables, y hacer que esa información pase a formar parte directamente del ERP.

Una vez configurado el software documental, el sistema siempre reconocerá las facturas de ese proveedor con los campos que se hayan establecido por parte del usuario.

  1. Reducción de errores

Incluso el trabajador más cuidadoso del mundo puede cometer algún error. Cuando ingresamos una cantidad considerable de datos al día, las posibilidades de que nos baile una cifra o una letra se multiplican. Si esto lo trasladamos al sector de la distribución, todavía los errores pueden ser mayores, porque la cantidad de documentos gestionados también es mayor.

¿Cómo evitar estos errores a la hora de introducir gran cantidad de facturas de nuestros proveedores con montones de líneas y pedidos de nuestros clientes que nos llegan por correo electrónico? Gracias a la automatización que te proporciona un software de digitalización de documentos.

  1. Mayor productividad

¿Cuántas veces has ido a buscar un documento archivado en papel y no lo has encontrado? ¿Cuánto tiempo has perdido buscándolo? Contar con una solución documental va a permitir tener toda la información escaneada y localizable dentro del sistema de gestión empresarial.

  1. Validez legal

La solución de gestión documental debe estar certificada por la Agencia Tributaria. De esta forma, las facturas y documentos digitalizados tendrán validez legal y el original en papel podrá ser destruido.

 

Son muchas las empresas distribuidoras que ya cuentan con un software de gestión documental implantado por Aitana. Nosotros recomendamos la solución Document Capture para Dynamics 365 Business Central (Dynamics NAV | Navision). Si quieres saber lo que piensa, por ejemplo, la compañía Menage & Confort, no te pierdas su caso de éxito.

 

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