ACTUALIZADO EL 01/12/2022
Para llevar el control del inventario de una compañía se requieren tanto labores de gestión como métodos de optimización. Las primeras se refieren a las tareas propias de contabilizar el stock, identificar las existencias u optimizar su ubicación en el almacén. Las segundas comprenden las estrategias para definir datos como el stock ideal, mínimo y máximo de cada producto y la recurrencia del aprovisionamiento para garantizar el suministro evitando los excedentes.
El inventario se puede controlar con los métodos LIFO, FIFO y PMP, tres formas de gestionar y contabilizar el stock ampliamente utilizadas por las compañías, y recomendadas en el Plan General Contable.
Importancia del control de inventario
El inventario comprende todas las mercaderías y materias primas que adquieren o producen las empresas para cumplir con sus previsiones de ventas. Las compañías calculan los mejores niveles de stock que deben tener para satisfacer las demandas de los clientes, asegurando el suministro y sin caer en un exceso de inventario.
Sin embargo, estas previsiones solo son aproximaciones que, por muy precisas que pretendan ser, no están exentas de imprecisiones e imprevistos. Además, cuanto mayor sea el volumen de movimiento de mercancías, más riesgos se tendrán que asumir.
Tales riesgos comprenden:
- Fluctuaciones excesivas en el precio de compra. Afectarán directamente a la valoración de las existencias y obligarán a la empresa a decidir si suben los precios o absorben las diferencias (para no comprometer su posicionamiento en el mercado).
- Roturas de stock (fallas en el aprovisionamiento). Puede ser porque el producto o materia prima haya llegado al fin de su vida o porque el proveedor no pueda servir más mercancía.
- Excedentes de inventario. Almacenar o producir más stock del que se necesita con el consiguiente riesgo de pérdidas económicas por almacenar productos que no se venden.
Método FIFO
El método FIFO (First In First Out) implica gestionar las entradas y salidas de inventario como una cola (fila ordenada) en la que el primero que entra es el primero que sale. Calcular por FIFO significa dar prioridad de salida a las primeras existencias adquiridas o producidas, y agrupar las existencias por lotes de compra o producción, respetando el precio al que hayan entrado al stock.
De esta manera, las empresas se aseguran que no tendrán mercancía almacenada durante mucho tiempo. El stock se va renovando de forma constante
Ejemplo de cómo calcular el método FIFO
Vamos a suponer que los movimientos de tu almacén son:
- El 1 de enero de 2021 tienes 500 unidades en tu almacén con un precio de 50€ la unidad.
- El 15 de junio de 2021 compras 100 unidades a un precio de 60€ la unidad.
- El 31 de diciembre de 2021 te quedan 50 unidades en tu almacén
¿Cuál es el valor de tu almacén según el método FIFO?
Las 50 unidades que te quedan son las que has comprado en último lugar, por lo que su precio es de 60€. El valor de tu almacén es de 3.000€ (50u x 60€)
Método LIFO
El método LIFO (Last In First Out) conlleva una gestión inversa a FIFO. Sus siglas nos dicen que el último en entrar será el primero en salir. El modelo LIFO se asemeja a una pila en la que se concede prioridad de salida a las últimas existencias que se hayan producido o adquirido. Análogamente a lo que sucede en FIFO, cada existencia conserva el precio al que ha entrado al stock.
Ejemplo de cómo calcular el método LIFO
Tomemos el mismo ejemplo de antes:
- El 1 de enero de 2021 tienes 500 unidades en tu almacén con un precio de 50€ la unidad
- El 15 de junio de 2021 compras 100 unidades a un precio de 60€ la unidad.
- El 31 de diciembre de 2021 te quedan 50 unidades en tu almacén
¿Cuál es el valor de tu almacén según el método LIFO?
Las 50 unidades que te quedan son las que compraste en primer lugar, lo que significa que son las más antiguas y su precio es de 50€. El valor de tu almacén es de 2.500€ (50u x 50€).
Método PMP
Las siglas PMP significan Precio Medio Ponderado. Este método suprime los criterios prioritarios para dar salida a unas u otras unidades y, a cambio, se calcula el precio promedio de las existencias adquiridas, normalmente a distintos costes, de tal forma que se considere que todas han costado lo mismo.
Ejemplo de cómo calcular el método PMP
De nuevo tenemos el mismo ejemplo que hemos utilizado en los otros dos casos:
- El 1 de enero de 2021 tienes 500 unidades en tu almacén con un precio de 50€ la unidad
- El 15 de junio de 2021 compras 100 unidades a un precio de 60€ la unidad.
- El 31 de diciembre de 2021 te quedan 50 unidades en tu almacén
¿Cuál es el valor de tu almacén según el método PMP?
Primero calculamos el precio de cada lote: 500u x 50€= 25.000 y 100u x 60€= 6.000. Ahora sumamos ambas cantidades: 25.000 + 6.000= 31.000. Esta cifra la dividimos entre el total de unidades que hemos tenido en nuestro almacén: 31.000€:600 = 51.6€ es el resultado. Para saber el precio de nuestro inventario actual, que es de 50, debemos multiplicar 50u x 51,6€. Y el total es de 2.580€.
La transformación digital idónea para tu almacén
Como respuesta a los retos que sugiere la gestión del stock, en Aitana hemos creado el software iDynamics Warehouse. Se trata de una aplicación diseñada específicamente para tomar el control total de la gestión del inventario. Además está respaldada y certificada por Microsoft como una solución de negocio válida, efectiva y altamente funcional.
Con iDynamics, las empresas se beneficiarán de un entorno de gestión global que abarca todos los aspectos inherentes a la gestión del almacén: no funciona como un SGA (software de gestión de almacenes) aislado, sino que se comunica con el ERP ofreciendo una experiencia de usuario sin fisuras.
Aparte de las clásicas gestiones de entrada y salida de mercancías, las tareas que se pueden abordar con iDynamics comprenden optimización del espacio en el almacén, definición de las mejores ubicaciones para cada existencia, trazado de rutas óptimas para acceder a cada producto, y recuentos de inventario para evitar diferencias entre el stock físico y el contabilizado.
A partir del código de barras de cada producto, hemos diseñado una serie de rutinas que automatizan los procesos de almacén y los integran en el funcionamiento global de la compañía. En nuestro webinar sobre iDynamics Warehouse te contamos todo lo que necesitas saber sobre este software.
Los métodos LIFO, FIFO y PMP son los más utilizados para contabilizar y controlar las existencias en el almacén. Como hemos visto, la tarea de gestionar el inventario es crítica por sus repercusiones en las finanzas de la empresa. Por ello, y dado que en Aitana somos conocedores de las necesidades de nuestros clientes, ponemos a disposición de nuestros partners la solución iDynamics Warehouse: una revolucionaria y efectiva forma de controlar el almacén y el stock.
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