Optimiza-la-planificación-de-tareas-con-Microsoft-365-aitana

Optimiza la planificación de tareas con Microsoft 365

Aitana Soluciones ERP y CRM Microsoft Leave a Comment

Cuando buscamos formas en las que optimizar nuestros procesos y proyectos, así como incrementar nuestra productividad, podemos estar de acuerdo en que hay un factor que siempre se repite. Tener una buena planificación.

La falta de tiempo y la gran cantidad de tareas que llevar a cabo diariamente son una realidad. Por ello, definir una buena planificación que nos permita organizar las tareas y controlar los resultados es clave en cualquier proyecto tanto del ámbito laboral como personal.

Su importancia radica en su influencia sobre la efectividad y productividad de la actividad empresarial, así como de los trabajadores. Una mala gestión puede suponer pérdidas económicas, pero también errores que lleven al negocio a la quiebra.

Sin embargo, ¡todo tiene solución! Actualmente contamos con variedad de herramientas que nos ayudan en la gestión diaria de tareas y, en definitiva, la productividad.

Microsoft 365 hacia la productividad

Microsoft-365-aitana

Microsoft 365, antes conocido como Office 365, cuenta con 3 herramientas enfocadas en la organización de tareas y turnos de trabajo: To Do, Planner y Turnos. De estas hablaremos más adelante ya que, antes, queremos destacar algunos puntos clave de la solución.

  1. Trabaja en movilidad: la solución nos permite trabajar en cualquier sitio, a cualquier hora y desde cualquier dispositivo.
  2. Colaboración externa: dispone de una funcionalidad que permite colaborar a rasgos generales. Todas las herramientas tienen funcionalidades de colaboración para trabajar tanto con compañeros como con personas de fuera de la organización (proveedores, clientes, partners…).
  3. Seguridad empresarial: los data centres están muy protegidos. Nuestros datos estarán encriptados y se almacenarán con la seguridad suficiente para evitar ataques u otro tipo de inconvenientes. Además, cuenta con herramientas que administren la seguridad y los accesos de los usuarios.
  4. Trabajo en equipo en tiempo real: podemos trabajar en un mismo documento y en tiempo real con dos o más personas al mismo tiempo. Todo ello sin solaparse y viendo los cambios actualizados instantáneamente.

Por su parte, la solución cuenta con dos aplicaciones a destacar:

Por un lado, el correo electrónico inteligente, que es la más utilizada. Con esta, podemos destacar los mensajes más importantes gracias a la bandeja de entrada inteligente. Asimismo, nos permite mantener al día nuestra agenda con un calendario integrado, así como encontrar más rápido lo que necesitamos con las búsquedas mejoradas.

Por otro lado, Microsoft Teams, el entorno de trabajo por excelencia. Gracias a esta aplicación podremos mantener lo que necesitemos compartir en un único lugar con herramientas que nos permiten colaborar en tiempo real. Además, cuenta con herramientas de comunicación (chat, llamadas, videollamadas, reuniones) así como la funcionalidad de compartir pantalla y archivos. Su objetivo es trabajar como si todos los empleados estuvieran juntos.

Pero ¿cómo me organizo? Te explicamos las tres herramientas estrella para la planificación de tareas de Microsoft.

Planifica tu camino al éxito

1.     To Do

El objetivo principal de esta herramienta es que nos centremos en las tareas que tenemos que realizar tanto a nivel profesional como personal.  Gracias a su planificación diaria inteligente cumpliremos todas nuestras tareas y obtendremos sugerencias personalizadas para actualizar la lista de tareas pendientes.

Además, podrás acceder a tus listas desde cualquier parte y en cualquier momento, y por supuesto, desde cualquier dispositivo. Así pues, podemos vincularlo a nuestro correo electrónico. De esta forma, cuando queramos generar una tarea a partir de un correo electrónico, simplemente tendremos que seleccionar el icono de la bandera bandera-mail. Tras esto, la tarea aparecerá en la lista llamada “Correo electrónico marcado” y así no olvidaremos que tenemos que hacer.

Por último, podemos compartir las listas con otras personas. De esta forma agrupamos las tareas por categorías o grupos de trabajo y podemos asignar cada una a la persona correspondiente.

2.     Planner

Microsoft Planner es una herramienta simplificada que se dedica a la gestión de proyectos aplicando la colaboración entre departamentos. Esto nos permite organizarnos más rápidamente gracias a su facilidad de uso y su organización visual. Cada plan cuenta con su propio panel donde organizamos las tareas en “etiquetas”. Estas se pueden clasificar según el estado o el usuario al que se ha asignado.

Por otro lado, nos ofrece una gran y fácil colaboración en las tareas, así como adjuntar archivos e incluso tener conversaciones sin cambiar de aplicación. Esto supone no perder nunca el ritmo ya que, además, nos permite trabajar desde cualquier dispositivo y recibir notificaciones vía correo electrónico cuando se nos asigne una tarea.

3.     Microsoft Turnos

Turnos es la herramienta, que, en lugar de planificar tareas o proyectos, te permite planificar y gestionar los turnos de trabajo.

Dentro de esta podemos gestionar diversos elementos. Por ejemplo, podemos crear programaciones de turnos desde cero o importarlas de Excel. Así pues, nos permite crear grupos con su nombre y ubicación, así como los turnos de cada empleado.

Por su parte, podemos añadir la funcionalidad “Reloj de Fichar” que permite a los trabajadores registrar la hora de entrada y salida de un turno desde su dispositivo móvil.  

En definitiva, Microsoft nos ofrece múltiples formas de gestionar la planificación de tareas y, por tanto, optimizar la productividad de nuestro negocio.

Si quieres ver una demo en la que un profesional te explica detalladamente cómo utilizar estas aplicaciones, puedes ver el vídeo en nuestra página web.

¿Necesitas optimizar tus procesos y productividad? En Aitana ponemos a tu disposición a un gran número de profesionales que estudiarán la situación de tu negocio y te ofrecerán la solución que mejor se adapte a tus necesidades.

¡No lo dudes y rellena el formulario!


Deja un comentario