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Lleva la gestión de proyectos al siguiente nivel con Business Central

Aitana Soluciones ERP y CRM Dynamics NAV Leave a Comment

Como ya sabrás, Business Central es una solución ERP que dispone de varios módulos de aplicación para la empresa. Dentro de estos, encontramos la gestión de proyecto, temática que desarrollaremos en el artículo de hoy.

En primer lugar, cabe destacar que una de las grandes ventajas de esta solución es que nos permite llevar una gestión eficaz de los proyectos a través de una ficho propia de gestión. En esta, además de la información relativa al proyecto, podremos definir su estructura en cuanto a la planificación de ingresos, costes y plazos para la consecución de unos hitos dentro de un proyecto.

Además, nos permite gestionar y planificar los recursos necesarios para el proyecto y las compras y contrataciones a realizar. Por su parte, nos permite ver los procesos de facturación y registros de consumos y analizar la situación del proyecto en cuestión.

Por tanto, hoy te queremos explicar el proceso de la gestión avanzada de proyectos en la solución Dynamics 365 Business Central.

Definición del proyecto

En primer lugar, evidentemente, debemos definir cuál será el proyecto a llevar a cabo y sus objetivos. Dentro de esta etapa contamos con dos herramientas:

Ficha del proyecto (información)

Con esta herramienta administramos proyectos a largo plazo que impliquen el uso de horas de mano de obra, horas de maquinaria, productos de inventario… Todo esto de una forma estructurada en una ficha donde aparecerá toda la información, las líneas de tareas, detalles del proyecto, y más.

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Líneas de planificación

Estas nos permiten definir la estructura del proyecto mediante la creación de líneas de tipología facturable y/o presupuesto, asignando recursos, productos e incluso indicando líneas de texto que amplíen la información detallada. Asimismo, a través de las fechas de planificación podemos marcar aquellas líneas que supongan un hito de facturación en una determinada fecha o en una fecha estimada de un trabajo, un aprovisionamiento esperado de materiales, etc. De esta manera calendarizamos el proyecto dentro de la duración establecida del mismo.

Planificación de un proyecto

En cuanto a la planificación del proyecto, debemos tener en cuenta tres pasos a realizar.

Ficha de recurso

El maestro de recursos nos permite asignar más máquinas y personas que participen en un proyecto. En esta, podemos configurar precios y costes según tipología de trabajo, así como planificar las capacidades y asignaciones de los proyectos.

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Planificación de aprovisionamientos: panorama de demanda

Esta vista nos indicará qué aprovisionamiento deberíamos realizar para satisfacer las necesidades del proyecto. La vista se puede realizar por proyectos, pero está asociada a otras áreas de la empresa como ventas, producción, servicios…

Planificación de aprovisionamientos: hoja de demanda

La hoja de demanda nos permite analizar las necesidades de nuestro producto y nos sugiere acciones a realizar para lograr cubrir las demandas de la empresa. Asimismo, aplica los parámetros configurados en la ficha de producto.

Registro de tiempo y consumos

Llevar un seguimiento de los tiempos asignados tanto a las máquinas como a las personas y del consumo de tiempos que se está dando en el proyecto es clave para el buen desarrollo de este. Para ello, Business Central nos ofrece varios recursos.

Parte de horas del administrador

Esta herramienta nos permite notificar fácilmente de los tiempos para máquinas y personas. Nos facilitará no sólo la introducción de tiempo realizados por parte de los recursos, sino también la supervisión por parte del administrador de estos tiempos. El administrador dispone de un parte de horas específico que le permitirá supervisar los tiempos e identificar posibles problemas en la planificación. Asimismo, podrá aprobar, rechazar o volver a abrir líneas para los usuarios y registrar el consumo de horas de cada proyecto.

Pedidos de compra

Otro tipo de consumos son aquellos que registramos a través de los pedidos de compra mediante la recepción de los albaranes y la facturación de los mismos. Por su parte, existen tres campos para vincular la línea de compra con la de planificación del proyecto. Así, al registrar la factura de compra se generan los movimientos del proyecto de tipo de uso. Estos movimientos los visualizaremos totalizados como costes de proyectos y nos servirán para comparar la inversión real con la presupuestada.

Diario de proyectos

Todo lo que se deba conseguir contra un proyecto, sin pasar por un pedido de compra, deberá ser registrado a través de los diarios de proyectos. Desde las líneas de planificación podemos crear líneas de proyecto indicando la cantidad a transferir al diario en un campo específico o bien revisar las líneas de diario que queden pendientes de registrar.

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Facturación de proyectos

De forma muy similar al registro de consumos, a través del diario de proyectos, tenemos la funcionalidad para generar las facturas o abonos de venta relacionados con las líneas de planificación de tipo facturable.

Es decir, con esta función, podemos crear documentos de venta de forma automática desde las líneas de planificación del proyecto. Además, nos permitirá revisar el importe facturado por proyecto, tareas y línea de planificación.

Análisis de rentabilidad y cálculo WIP

Ficha de proyecto (estadísticas)

Desde la ficha de proyecto podemos acceder a las estadísticas de proyectos dónde podemos ver los totales por cada uno de los tipos utilizados en las líneas de planificación como recursos, productos y cuentas contables. Así pues, nos permite ver importes presupuestados como reales y conocer el beneficio obtenido por tipología y por total del proyecto.

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Informes (real vs presupuesto)

En Business Central contamos con varios informes en los que podemos comparar cantidades, costes y ventas reales y presupuestadas. Por su puesto, todo detallado por tareas y líneas de planificación.

WIP proyecto

Una de las herramientas que más aporta al departamento financiero es el cálculo y registro contable del WIP o trabajo en curso que llevamos avanzado en el proyecto. Cuando los proyectos se desarrollan en un espacio de tiempo suficiente para que el departamento financiero deba tener en cuenta la situación de los ingresos y gastos -basándose en el avance real del proyecto- podemos utilizar la herramienta para registrar los asientos contable pertinentes relacionados con el trabajo en curso.

En definitiva, la gestión de proyectos avanzada supone llevar a tu empresa al siguiente nivel. Si quieres aprender más de la mano de un profesional y visualizar una demo explicativa, puedes hacerlo en nuestra página web.

Espera, ¿todavía no cuentas con una solución ERP en tu empresa? ¿Necesitas migrar tu actual software de gestión empresarial? No busques más. En Aitana ponemos a tu disposición a más de 130 profesionales especializados en sistemas de gestión ERP. Seguro que encontramos la solución perfecta para ti.

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