Cómo generar y controlar la gestión de pedidos de servicios en Business Central

Aitana Soluciones ERP y CRM Tutoriales Leave a Comment

¿Cómo funciona el módulo de gestión de servicio en Business Central? ¿Cuáles son sus características específicas? En este artículo/tutorial queremos enseñarte, entre otras cosas, a generar y controlar la gestión de los pedidos de servicios a través de tu ERP de Microsoft.

Para ello nos adentraremos en el módulo de gestión de servicio y no solamente te enseñaremos la configuración básica del módulo, sino que además aprenderás a clasificar los posibles defectos y resoluciones de los productos de servicio, a gestionar los trabajos (periódicos o puntuales) requeridos por los clientes, a asignar y planificar recursos para realizar las tareas de gestión de servicio y a facturar los pedidos de servicio.

Recuerda que si estás interesado en el módulo de servicios de Dynamics 365 Business Central (antes conocido como NAV o Navision), ya escribimos un artículo en este blog y realizamos un webinar sobre la gestión de contratos. Ahora es el turno de la gestión de pedidos de servicios. ¿Empezamos?

Definición de códigos estándar de servicio

Los códigos de servicio estándar se utilizan para insertar conceptos recurrentes en los pedidos de servicio. Como sabrás, por ejemplo, los trabajos de servicios pueden consistir en realizar desplazamientos o determinados trabajos de mantenimiento por parte de un técnico que tiene que supervisar determinadas áreas de una instalación. De manera que, cuando hay una llamada o una solicitud de un servicio de un cliente para un producto determinado, a través del módulo de servicios de Business Central se puede establecer o asignar automáticamente esos conceptos que suelen ser repetitivos o reiterativos a ese servicio en concreto.

Dentro de los conceptos estándar se puede configurar códigos de servicio estándar para:

  • Cuentas
  • Recursos
  • Productos

También se puede asociar un código de servicio estándar a un grupo de productos de servicio, de forma que, posteriormente, al insertar un producto de servicio del grupo en una línea de pedido servicio, mediante la funcionalidad “Traer Cód. servicio estánd.” se inserten las líneas automáticamente en las hojas de servicio.

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Configuración de los procesos de servicio

¿Qué podemos predeterminar en la gestión de servicios? Entre otras muchas cosas, podemos configurar:

  • Advertencias, cálculos de servicios posteriores para productos de servicio, nivel de notificación de defectos a utilizar y la tarifa de inicio a evaluar.
  • Tipo de información que el técnico debe cumplimentar en los documentos de servicio.
  • Ajustes en garantías, por ejemplo, tiempos de descuento para mano de obra y producto y validez de las garantías.
  • Ajustes en contratos, como el tiempo máximo en servicios contractuales o el uso de motivos de cancelación de contratos.

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Gestión de informes de defectos

El informe de defectos permite configurar estándares de defectos de productos de servicio y establecer distintos síntomas a analizar, especificar el área donde se ha detectado el síntoma y determinar la resolución.

Esta configuración nos permite, además de asignar a los técnicos más cualificados para los posibles defectos, generar estadísticas de ocurrencia de incidencias y utilizar el conocimiento adquirido para aplicar la resolución. Así, si nosotros en los pedidos de servicio identificamos cuál es el defecto, en qué área se ha producido y cómo se ha resuelto, en un caso posterior que cumpla los mismos parámetros (defecto, síntoma, área) podremos aplicar la misma resolución.

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En la configuración general, se puede determinar el nivel de detalle que se requiere en los pedidos de servicio:

  • Ninguno
  • Defecto
  • Definición de pautas de detección de errores
  • Defecto + Síntoma
  • Defecto + Síntoma + Área

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Definición de pautas de detección de errores

En ocasiones, es necesario establecer tareas o directrices que ayuden a los técnicos a resolver problemas con determinados productos de servicio.

En el ERP Business Central se puede crear distintos cuestionarios de detección de errores y asociarlos a los productos de servicio o bien a los grupos de producto servicio.

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Crear pedidos de servicio y asignar recursos para realizar los trabajos

Alta pedido de servicio

Los pedidos de contrato se utilizar para recoger los requerimientos de servicio de nuestros clientes. Estos trabajos pueden ser la respuesta a llamadas por parte del cliente o bien pueden estar incluidas en el contrato de servicio de un cliente.

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Pedido de servicio nuevo generado a través de una llamada de un cliente

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Pedido de servicio nuevo generado desde un contrato

 

Asignación de recursos

Posteriormente, para planificar los trabajos a realizar, se puede utilizar las funcionalidades “Panel de despacho” o bien, asignar a los recursos desde el propio pedido de servicio:

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Asignar recursos con Panel de despacho

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Asignar recursos desde el propio pedido de servicio

Parte de horas

Por otra parte, los técnicos pueden llevarse información al lugar de trabajo para poder anotar requerimientos o tener el detalle de las horas previstas de trabajo:

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Registro horas del pedido de servicio

Finalmente, cuando se han realizado los trabajos vinculados a un pedido de servicio, el técnico puede insertar las horas totales realizadas y el consumo de materiales, si ha sido necesario.

Este trabajo se realiza en la hoja de trabajo prod. servicio:

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Facturación de los pedidos de servicio

Es posible facturar los pedidos de servicio desde:

  • Las líneas de servicio del propio pedido en el momento que se registra el parte de horas del técnico

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  • El pedido de venta completo, una vez se hayan ejecutado todos los trabajos y consumos del pedido

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Si quieres sacarle el máximo partido al módulo de gestión de servicios de Business Central, te recomendamos el último webinario con ejemplos y demostraciones en directo que hizo nuestra compañera Lorena Sanchis.

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