¿Te imaginas poder firmar documentos oficiales sin tener que perseguir a los firmantes, imprimir papeles o enviar correos interminables? Si trabajas en una administración pública o en cualquier entidad donde los flujos documentales son parte del día a día, seguro que sabes lo que esto significa: tiempo perdido, procesos lentos, errores humanos y mucha, muchísima burocracia.
Por ello, el Ajuntament de Lleida ha dicho basta. Ha decidido dar un paso firme hacia la transformación digital adoptando una solución que no solo elimina el papel de la ecuación, sino que automatiza y acelera la gestión documental de forma segura, integrada y transparente. Y lo hace con una tecnología que lleva años liderando la colaboración empresarial. ¿Quieres conocer cuál? ¡Sigue leyendo!
¿Por qué esta apuesta del Ajuntament de Lleida?
En la actualidad, los ayuntamientos están obligados a gestionar una creciente carga administrativa: resoluciones, informes, notificaciones, contratos, actas… de este modo, la firma de todos estos documentos se vuelve una tarea que no solo retrasa los procedimientos, sino que pone en riesgo los plazos legales y la eficiencia del servicio público.
Así pues, el Ajuntament de Lleida identificó que su proceso de firma carecía de agilidad, visibilidad y trazabilidad. Y es que, la gestión manual de permisos, el envío de documentos y el seguimiento de estados generaban una gran inversión de tiempo por parte de los empleados públicos, además de un uso intensivo de papel y recursos físicos.
Conscientes de que digitalizar no es simplemente escanear, sino repensar los procesos para hacerlos más eficientes, el ayuntamiento buscó una solución basada en tecnología Microsoft y totalmente integrada en su ecosistema.
Beneficios de Microsoft SharePoint
La solución diseñada por el equipo de Aitana y Extreme IT para el Ajuntament de Lleida va a transformar por completo el flujo de firma de documentos, convirtiéndolo en un proceso automatizado, seguro y sin fricciones.
1. Centralización y control total
Se ha creado una biblioteca documental centralizada en SharePoint con permisos configurables según roles. Esto permite que solo los usuarios autorizados tengan acceso a los documentos en función de su nivel de responsabilidad, protegiendo la confidencialidad y el cumplimiento normativo.
2. Automatización de avisos y seguimiento
Gracias a Power Automate, los firmantes reciben notificaciones automáticas cuando hay un documento pendiente de firma. Además, el sistema gestiona de forma autónoma los cambios de estado (pendiente, firmado, rechazado…), lo que permite tener una trazabilidad completa y en tiempo real.
3. Integración con la plataforma de firma AOC
El proyecto incluye un botón personalizado en SharePoint que activa directamente el flujo de firma electrónica, utilizando la plataforma AOC. Este punto es esencial para garantizar la validez legal y seguridad jurídica del proceso.
4. Envío múltiple de documentos
La solución permite lanzar varios documentos a firmar de forma simultánea, ahorrando aún más tiempo a los equipos administrativos. Además, una vez firmados, se sustituyen automáticamente los originales por los documentos finales firmados.
5. Reducción de errores y tiempos de espera
Al eliminar tareas manuales, se minimizan los errores humanos. Por ello, este proyecto se ha diseñado con campos configurables (tipo de documento, firmantes, etc.) para facilitar la clasificación y gestión de cada expediente.
6. Sostenibilidad y ahorro económico
La eliminación del papel y la reducción de impresiones y desplazamientos suponen no solo un ahorro de costes, sino también un paso importante hacia la sostenibilidad medioambiental.
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Lleida, una ciudad que apuesta por la digitalización
El Ajuntament de Lleida (La Paeria), situado en la provincia de Lleida, Cataluña, es una institución pública con una fuerte apuesta por la modernización y la eficiencia administrativa.
Lleida es una ciudad histórica, pero también innovadora. Con más de 140.000 habitantes, su ayuntamiento ha destacado en los últimos años por su compromiso con la transformación digital y la mejora del servicio al ciudadano.
Con esta nueva solución de automatización de firma de documentos, el Ajuntament de Lleida se posiciona como un referente en el uso de tecnología Microsoft aplicada a la gestión pública. Una prueba más de que cuando la administración apuesta por la innovación, los resultados no se hacen esperar.
SharePoint, en manos expertas como las de Aitana, se convierte en una herramienta estratégica para automatizar procesos críticos como la firma de documentos. ¿Te preocupan procesos como ese y quieres automatizarlos? ¡Rellena el formulario y ponte en contacto con nosotros!