Circunstancias como el teletrabajo o el aumento de la movilidad y de la flexibilidad laboral han cambiado la forma de colaboración en el entorno empresarial. Las nuevas tecnologías han permitido digitalizar algunas tareas como la solicitud de ausencias, la entrega de documentación del personal, el registro de horas, etc. Todo ello desde una misma plataforma llamada Intranet.
Una intranet es una red interna privada que se utiliza dentro de una organización o empresa para compartir información, recursos y herramientas de colaboración entre los miembros de la compañía. A diferencia de Internet, que es de acceso público y global, una intranet solo es accesible por aquellos que tienen permiso para hacerlo.
SharePoint es la plataforma de creación de intranets más valorada del mercado. Desarrollada por el líder tecnológico Microsoft, esta herramienta cuenta con múltiples funcionalidades para aumentar la productividad empresarial: correo electrónico, mensajería instantánea, intercambio de archivos, gestión documental y colaboración en línea, entre otras.
En este sentido, cada vez más organizaciones están optando por la implantación de SharePoint como plataforma interna de comunicación y colaboración. Este es el caso de la empresa Gyemo quien ha confiado en Aitana para llevar a cabo el proceso de implementación.
Beneficios de implantar una intranet como SharePoint con Aitana
Compartir y almacenar documentos
SharePoint permite a los usuarios compartir y almacenar documentos de forma segura. Es posible crear bibliotecas de documentos en línea, así como colaborar en la creación y edición de archivos en tiempo real. Además, gracias a su función de búsqueda integrada, podrás encontrar documentos en línea rápidamente, utilizando palabras clave, filtros y otros criterios de búsqueda.
Mejorar la colaboración y la comunicación interna
La Intranet de Microsoft permite a los usuarios crear sitios de equipo en línea para compartir información, documentos y recursos con otros miembros de la organización. Estos sitios pueden ser personalizados y configurados de acuerdo con las necesidades específicas del equipo y pueden incluir características como calendarios compartidos, listas de tareas, y bibliotecas de documentos. Asimismo, SharePoint ofrece herramientas de mensajería instantánea para que la comunicación entre compañeros sea rápida y sencilla. Todo ello permitiendo el acceso desde el dispositivo móvil para no perder la capacidad de movilidad empresarial.
Aumentar la productividad empresarial
Con SharePoint los usuarios pueden crear flujos de trabajo automatizados para eliminar las tareas repetitivas y los procesos internos empresariales. Estos flujos pueden ser usados para tareas, recordatorios, notificaciones y aprobaciones. Todo ello permite centrarse en otras actividades de mayor valor y mejorar la eficiencia de la compañía. Además, esta intranet es altamente personalizable, por lo que es posible crear vistas de datos y documentos, agregar nuevas funcionalidades a través de complementos y aplicaciones personalizadas y ajustar la interfaz de usuario para que se adapte a su estilo de trabajo.
Incrementar la seguridad
Una intranet como SharePoint te ayudará a garantizar la seguridad de los datos y documentos empresariales de tu organización. Los usuarios podrán establecer permisos de acceso para los archivos y recursos compartidos. De esta forma, solo aquellas personas autorizadas podrán visualización información confidencial. Además, esta plataforma también permite hacer un seguimiento de los cambios realizados en los documentos compartidos, así como mantener un historial de versiones para volver en cualquier momento a una versión anterior. Todo ello asegurando el cumplimiento de diversas regulaciones de seguridad y privacidad.
Tu proveedor de materiales eléctricos de confianza
Gyemo es una compañía dedicada a la distribución de material eléctrico, especializada en iluminación. Tras más de 30 años de experiencia, la compañía tiene tanto canales físicos de venta como una plataforma de compra online. Su almacén cuenta con más de 7.000 referencias de productos de distinta índole: menaje, ventilación, calefacción y fontanería. Todo ello les convierte en un proveedor integral y en un mayorista que ofrece grandes facilidades de compra.
Desde Gyemo deseaban implantar un sistema para controlar los encargos que se hacen desde dentro de la empresa. Además, tenían la necesidad de mejorar otros procesos para los comerciales como la gestión de notas de gasto, la gestión de rutas y ofertas y catálogos. Con la Intranet de SharePoint, la compañía mejorará la gestión de encargos y operaciones, las rutas comerciales y agilizará las notas de cargo. Además, la Intranet comercial incorporará una sección donde se podrán colgar ofertas, catálogos y otro tipo de documentos.
¿Aún no tienes implantado SharePoint en tu empresa? En Aitana nos destacamos por ser líderes en la implementación de este tipo de soluciones, y podemos ayudarte a implementar la Intranet que tu empresa necesita de manera rápida y eficaz. ¡No dudes más en dar el paso que te permita mejorar la gestión y comunicación interna de tu organización! ¡Rellena el formulario y nuestros expertos se pondrán en contacto contigo!