Cómo gestionar divisas en Business Central: configuración, operativa y ajustes contables

Operar en distintas monedas ya no es una opción, sino una necesidad. Y es que, las empresas que trabajan con proveedores o clientes internacionales deben gestionar correctamente las divisas para evitar errores contables, desviaciones financieras y pérdidas derivadas de las fluctuaciones del tipo de cambio.

Por eso, Microsoft Dynamics 365 Business Central ofrece herramientas completas para gestionar divisas de forma eficiente, desde su configuración inicial hasta el registro contable y los ajustes de tipo de cambio. En este artículo te explicamos cómo configurar y trabajar con divisas en Business Central, así como su impacto en la contabilidad de la empresa. ¡Sigue leyendo!

¿Por qué es importante la gestión de divisas?

Trabajar con distintas monedas implica varios retos:

• Control de tipos de cambio actualizados.
• Registro correcto de transacciones internacionales.
• Impacto contable de las variaciones en divisa.
• Cumplimiento normativo y fiabilidad financiera.

Una correcta gestión permite:

• Evitar errores en facturación.
• Tener una imagen fiel de la empresa.
• Controlar ganancias y pérdidas por tipo de cambio.

Configuración de divisas en Business Central

Divisa local (DL)

Toda empresa en Business Central trabaja con una divisa local (DL), definida en la configuración contable. Esta será la moneda base en la que se registran los movimientos contables.

Alta y mantenimiento de divisas

Business Central incluye la mayoría de divisas estándar, pero permite añadir nuevas si es necesario.

Tipos de cambio

Los tipos de cambio pueden:

• Introducirse manualmente.
• Actualizarse automáticamente.

Por defecto, Business Central permite conectarse a un proveedor de datos como el Banco Central Europeo, lo que facilita mantener los tipos actualizados sin intervención manual.

Además, se pueden programar actualizaciones automáticas mediante colas de trabajo.

Uso de divisas en operaciones diarias

Divisa en clientes, proveedores y bancos

Es posible definir una divisa predeterminada en los datos maestros:

• Clientes.
• Proveedores.
• Cuentas bancarias.

Esto permite que cada entidad trabaje automáticamente en su moneda habitual.

Cambiar divisa en documentos

Aunque exista una moneda predeterminada, se puede modificar en documentos concretos.

Ejemplo:

• Un proveedor trabaja en euros.
• Pero una factura puntual se emite en dólares.

Desde el apartado de detalles del documento, se puede cambiar la divisa fácilmente.

Cuando una transacción se realiza en moneda local, el campo Moneda dentro del documento permanece vacío.

Tipos de cambio en Business Central

Tipo de cambio vs factor divisa

Business Central maneja dos conceptos:

• Tipo de cambio → relación Divisa / Divisa Local
• Factor divisa → relación Divisa Local / Divisa

Ejemplo:

• 1 € = 1,1944 $
• 1 $ = 0,83724 €

Ambos representan lo mismo, pero desde perspectivas distintas.

Selección del tipo de cambio

Por defecto, Business Central:

• Aplica el tipo de cambio vigente en la fecha de registro.
• O el más cercano disponible.

Además, el usuario puede:

• Modificar manualmente el tipo en documentos.
• Ajustarlo en diarios contables.

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Registro contable en divisas

Cuando se registra una operación en divisa:

• El importe se guarda en la moneda de la transacción.
• Pero el asiento contable se registra en la divisa local.

Esto significa que:

• La deuda se mantiene en divisa.
• Su equivalente en moneda local puede variar.

Ajustes de tipo de cambio

¿Qué es un ajuste de tipo de cambio?

Es un proceso que permite:

• Actualizar el valor en moneda local de saldos en divisa.
• Registrar diferencias como ganancias o pérdidas.

Ajustes no realizados (provisionales)

Mientras la deuda no se liquide:

• Las variaciones generan ingresos o gastos temporales.
• No son definitivos.

Esto ocurre porque el tipo de cambio puede seguir cambiando.

Ajustes realizados (definitivos)

Cuando se liquida la deuda:

• Se consolida la ganancia o pérdida.
• Se registra como resultado definitivo.

Ejemplo práctico

Supongamos:

• Factura de 100.000 $
• Tipo inicial: 1,1944 → 83.724 €

Días posteriores:

• El tipo cambia.
• Se realizan ajustes diarios.
• El valor en euros varía.

Al pagar la factura:

• Se fija el tipo de cambio final.
• Se registra la pérdida o ganancia definitiva.

Esto garantiza que la contabilidad refleje la realidad financiera en cada momento.

Consideraciones clave

1. Doble gestión del tipo de cambio

Business Central utiliza dos valores:

• Para registro de operaciones.
• Para ajustes de divisa.

2. Actualización constante

Para mantener una imagen fiel:

• Es recomendable ejecutar ajustes periódicos.
• Especialmente en entornos con alta exposición internacional.
• Los tipos de cambio se pueden mantener actualizados a través de un servidor de datos. Viene de manera predeterminada la configuración del servidor del Banco Central Europeo.

Además, para ahorrar el tiempo necesario para actualizar los tipos de cambio de forma manual existe la posibilidad de actualizarlos automáticamente a través de la creación de una cola de trabajo.

3. Visibilidad en movimientos

Los movimientos de clientes y proveedores muestran:

• Importe en divisa.
• Importe en moneda local.
• Tipo de cambio original y actualizado.

La gestión de divisas en Business Central no solo permite trabajar en múltiples monedas, sino que proporciona control total sobre el impacto contable de las fluctuaciones del mercado.

Una correcta configuración y uso de estas funcionalidades garantiza:

• Precisión financiera.
• Control de riesgos.
• Mayor eficiencia operativa.

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Juan María Martín
Operaciones Business Applications