Microsoft 365 Copilot: ¿Qué es y cómo utilizarlo?

En la era moderna, donde la tecnología avanza rápidamente y las demandas laborales son cada vez más exigentes, la monotonía en el trabajo se ha convertido en un enemigo silencioso que consume nuestro preciado tiempo y afecta nuestra capacidad para desempeñarnos de manera óptima. Y es que, con el día a día lleno de tareas repetitivas y rutinarias, es fácil caer en la trampa de la monotonía, donde la creatividad y la motivación se ven sofocadas, dejando poco espacio para la innovación y el crecimiento profesional.

La rápida evolución de la tecnología ha transformado la forma en que trabajamos, y la IA se ha convertido en una aliada invaluable para hacer frente a los desafíos actuales. La creciente demanda de eficiencia, productividad y resultados de alta calidad ha llevado a la integración de soluciones inteligentes en nuestros puestos de trabajo. En este sentido, Microsoft ha presentado su última herramienta, Microsoft Copilot, una solución que combina los LLM (grandes modelos de lenguaje) con los datos de Microsoft Graph y las aplicaciones de Microsoft 365 para convertir tus palabras en productividad.

“Con nuestro nuevo copiloto para el trabajo, estamos dando a la gente más agencia y haciendo la tecnología más accesible a través de la interfaz más universal: el lenguaje natural”, señaló Satya Nadella, Presidente y CEO de Microsoft, quien añadió que esta herramienta en un gran paso en la forma en que interactuamos con la informática, que cambiará la manera en la que trabajamos y supondrá una nueva ola de crecimiento de la productividad empresarial.

¿Cómo funciona Microsoft Copilot?

Microsoft Copilot se integra en Microsoft 365 de dos maneras diferentes. Por un lado, podrás integrarlo en las aplicaciones que utilizas a diario como Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Temas, etc., para desbloquear la productividad y mejorar tus habilidades. A partir de ahora, podrás ser más creativo en Word, más analítico en Excel, más expresivo en PowerPoint, más productivo en Outlook y más colaborador en Teams. Y es que, con Copilot, el control sobre qué conservar, modificar o descartar siempre estará en tu mano.

Por otro lado, Microsoft Copilot ha traído consigo Business Chat. Esta funcionalidad, aplicable a todas las aplicaciones de Microsoft 365 y a tus datos (calendario, correo electrónico, chats, documentos, reuniones, etc.) te permitirá dar indicaciones en lenguaje natural a tus herramientas como, por ejemplo, «dile a mi equipo cómo hemos actualizado la estrategia de producto». Copilot generará una actualización de estado basada en las reuniones, correos electrónicos e hilos de chat de la mañana.

Copilot en Microsoft Teams

Copilot en Teams es una herramienta impulsada por inteligencia artificial dentro del ecosistema de Microsoft 365 que mejora la colaboración y productividad en equipos de trabajo.

• Automatización y resúmenes: Copilot automatiza tareas repetitivas, como tomar notas en reuniones, generar resúmenes y extraer puntos clave de conversaciones o documentos compartidos.
• Acceso a datos contextuales: Utiliza la información dentro de la organización para proporcionar respuestas relevantes y contextuales, permitiendo a los usuarios centrarse en la toma de decisiones y estrategias.
• Facilidad de uso: Está diseñado para ser intuitivo, ofreciendo recomendaciones proactivas y ayudando a los usuarios a encontrar información de manera rápida sin necesidad de buscar manualmente.
• Potenciador de habilidades: Ayuda a los usuarios a desarrollar y perfeccionar sus habilidades al proporcionar soporte directo en tareas específicas, como análisis de datos o generación de propuestas​​.

Copilot en Microsoft Outlook

Copilot en Microsoft Outlook sirve para simplificar la gestión del correo electrónico y la planificación, mejorando la productividad de cualquier usuario.

• Redacción inteligente: Copilot ayuda a redactar correos electrónicos, sugiriendo contenido basado en el contexto del correo y el historial de comunicación. Ofrece un tono adecuado según el destinatario, ajustándose a estilos formales o informales según sea necesario.
• Resúmenes de conversaciones.
• Gestión de correos electrónicos: Prioriza los correos más importantes basándose en criterios como remitentes frecuentes, temas clave o urgencia.
• Organización y planificación: Ayuda a coordinar reuniones mediante la integración con el calendario de Microsoft Outlook, proponiendo horarios disponibles para todos los participantes. También, facilita la gestión de tareas al sugerir recordatorios o tareas derivadas de correos electrónicos.
• Automatización de respuestas: Ofrece respuestas rápidas basadas en análisis del contenido, reduciendo el tiempo que los usuarios dedican a responder preguntas comunes o recurrentes.

Copilot en Microsoft PowerPoint

Copilot en Microsoft PowerPoint es una herramienta que te ayuda a crear presentaciones más rápido, más profesional y visualmente impactante.

• Generar diapositivas automáticamente a partir de textos o datos, convirtiéndolos en gráficos y visualizaciones claras.
• Optimizar el diseño, ofreciendo sugerencias profesionales de formato, colores y estilos alineados al contenido.
• Editar eficientemente, reorganizando y ajustando diapositivas para asegurar claridad y cohesión.
• Personalizar presentaciones según identidad corporativa o tipo de audiencia.

Copilot en Microsoft Excel

Copilot en Microsoft Excel es una solución que simplifica el análisis y gestión de datos gracias al uso de la IA. Desde automatizar tareas complejas como la creación de fórmulas avanzadas, tablas dinámicas y gráficos, hasta identificar patrones y tendencias clave en grandes volúmenes de datos. Además, también es capaz de generar insights personalizados y recomendaciones basadas en los datos, ayudando a los usuarios a tomar decisiones informadas de forma rápida.

Integrado con Microsoft 365, Copilot en Excel conecta datos de otras aplicaciones, permitiendo la colaboración en tiempo real y facilitando la creación de visualizaciones claras y atractivas.

Es una herramienta diseñada para hacer el análisis de datos más accesible, eficiente y preciso, ideal para potenciar la productividad en las organizaciones.

Copilot Pages

Copilot en Microsoft Pages está diseñado para transformar la creación y edición de documentos. Y es que, no solo facilita la redacción mediante la generación automática de contenido, resúmenes y correcciones estilísticas sino que también permite dar formato a los documentos de manera profesional, optimizando títulos, párrafos y estilos para garantizar claridad y cohesión en la comunicación.

Además, Copilot en Pages conecta con otras herramientas como Excel, PowerPoint y Teams, permitiendo incorporar datos y gráficos directamente en los documentos. Asimismo, promueve la colaboración en tiempo real, mejorando la eficiencia en la creación de contenido y permitiendo a los usuarios enfocarse en tareas estratégicas.

Copilot Studio

Copilot en Microsoft Studio es capaz de potenciar la creatividad y la productividad en el diseño y desarrollo de contenido multimedia. La herramienta facilita la creación de gráficos, videos y otros elementos visuales mediante la generación automatizada de ideas, bocetos y prototipos basados en indicaciones del usuario. Además, optimiza flujos de trabajo al sugerir ajustes de diseño, formatos y paletas de colores que se alinean con las necesidades específicas del proyecto.

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3 formas en las que Microsoft Copilot transforma el trabajo diario

Impulsa tu creatividad

¿Cuántas veces te has bloqueado delante de una página de Word en blanco? ¡Esto se acabó! Microsoft Copilot te ayudará en el proceso de escritura, ofreciéndote un primer borrador que podrás editar. Esto te permitirá ahorrarte tiempo en la escritura, en la búsqueda de recursos y en la edición. Además, este copiloto de Microsoft te ofrecerá sugerencias en todo momento. Como autor, siempre tendrás el control para modificar aquello que Copilot crea, pudiéndole pedir que acorte, reescriba o aporte comentarios a tu texto.

Asimismo, Microsoft Copilot se alía perfectamente con PowerPoint. Con tan solo una indicación, esta herramienta te ayuda a crear presentaciones atractivas, incorporando contenido relevante de documentos que hayas creado anteriormente – ya sea la semana pasada o incluso el año pasado. Esto te permitirá ahorrar un tiempo importante que puede ser dedicado a actividades de mayor valor.

Por último, con Copilot en Excel, podrás analizar tendencias y originar visualizaciones de datos de apariencia profesional en cuestión de segundos, lo que te permitirá tomar decisiones informadas y presentar información de manera clara y efectiva.

Desbloquea la productividad

El 80% de nuestro tiempo se consume en tareas administrativas que son rutinarias y repetitivas. Copilot te permite aligerar la carga y centrarte en el 20% del trabajo que realmente aporta valor a tu empresa. Esta herramienta de Microsoft te permitirá despejar tu bandeja de entrada en unos minutos: desde resumir largas cadenas de mensajes de correo electrónicos hasta redactar sugerencias de respuesta de forma rápida.

Además, con Copilot en Teams, todas las reuniones serán productivas. Así, podrás resumir los aspectos clave de la discusión, identificar quién dijo qué, determinar los puntos de acuerdo y desacuerdo, y sugerir acciones en tiempo real durante la reunión. El copiloto de Microsoft en Power Platform permitirá a cualquier miembro de tu organización automatizar tareas repetitivas, crear chatbots y pasar de una idea a una aplicación funcional en cuestión de minutos.

Sin embargo, Microsoft Copilot no solo aumenta la productividad individual, sino también la del conjunto de la organización. También impulsa un nuevo modelo de conocimiento para toda la organización, aprovechando la gran cantidad de datos e información que a menudo permanecen inaccesibles y sin explotar. A través de Business Chat, los datos empresariales se convertirán en conocimiento real. Este conocimiento fluirá por toda la empresa, ahorrando a cada uno de los miembros un tiempo clave en la búsqueda de respuestas.

Mejora tus habilidades

Copilot te ayuda a perfeccionar tus habilidades y a dominar rápidamente lo que aún necesitas aprender. Microsoft 365 cuenta con miles de comandos disponibles, de los que, una persona normal, solo utiliza unos cuantos. Ahora podrás aprovechar todas estas funcionalidades gracias al lenguaje natural.

Copilot transformará radicalmente la interacción entre las personas y la IA, redefiniendo la forma en que trabajamos con ella y cómo trabaja con nosotros. La curva de aprendizaje se acelerará, adoptando una ventaja rápidamente. Con Copilot, podrás aprovechar al máximo las capacidades de la IA, optimizando tu productividad y abriendo nuevas posibilidades en tu trayectoria profesional.

ChatGPT vs Microsoft 365 Copilot

Tanto ChatGPT como Microsoft 365 Copilot son dos tecnologías de Inteligencia Artificial cuyo objetivo es ayudarte a realizar tus tareas diarias con más rapidez y eficacia. Pero, ¿cuáles son sus diferencias y similitudes?

¿Qué es ChatGPT?

ChatGPT es una tecnología de procesamiento del lenguaje natural que utiliza el aprendizaje automático, el aprendizaje profundo, la comprensión y la generación de lenguaje natural para brindar respuestas en conversaciones y responder preguntas. Para ello, ha sido entrenado con una gran cantidad de lenguaje humano extraído de datos en Internet, como libros, artículos, sitios web y redes sociales.

Su objetivo es simular la conversación humana, comprendiendo las consultas o comentarios y ofreciendo respuestas atractivas y conversacionales. Cuando se le presenta una pregunta o solicitud, utiliza algoritmos de aprendizaje automático para comprender el contexto y generar respuestas adecuadas. En este sentido, ChatGPT te puede ayudar en múltiples tareas: redactar ensayos, correos electrónicos y cartas de presentación, crear listas, describir obras de arte en detalle, escribir código, resumir contenido, etc.

Sin embargo, a diferencia de un motor de búsqueda, esta herramienta no tiene la capacidad de buscar información en Internet y puede carecer de la información más actualizada. Por lo tanto, puede haber margen de error o respuestas que no tengan sentido. Por ello, es importante revisar y editar la información proporcionada por el chat inteligente.

¿Qué es Microsoft 365 Copilot?

Microsoft 365 Copilot es un asistente digital impulsado por inteligencia artificial que tiene como objetivo brindar asistencia personalizada a los usuarios en una amplia variedad de tareas y actividades. Al conectar ChatGPT con Microsoft 365, Copilot combina la potencia de modelos de lenguaje de gran tamaño (LLM) con los datos de Microsoft Graph, que incluyen calendarios, correos electrónicos, chats, documentos, reuniones, y más. Esta combinación convierte tus palabras en la herramienta de productividad más eficaz del mundo.

Integrado en las aplicaciones diarias de Microsoft 365, como Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, y más, Copilot trabaja contigo para desatar tu creatividad, aumentar la productividad y mejorar tus habilidades. Con su capacidad para comprender y generar texto, Copilot te brinda sugerencias relevantes y completaciones automáticas para agilizar tu trabajo. Puedes contar con Copilot para obtener asistencia en la redacción de documentos, creación de hojas de cálculo, elaboración de presentaciones, gestión de correos electrónicos, colaboración en equipos, y muchas otras tareas relacionadas con Microsoft 365.

Introducción a las nuevas funciones de Copilot

A medida que se amplía la disponibilidad de Copilot a más personas, se continúa ofreciendo una gran experiencia gratuita para cualquier persona interesada en explorar cómo Copilot puede transformar la productividad y la creatividad mediante el uso de la IA.

• Copilot GPTs: Permite personalizar el comportamiento de Microsoft Copilot en un tema que te interese. Además, los usuarios de Copilot Pro también podrán crear sus propios Copilot GPT utilizando Copilot GPT Builder en función de sus gustos y preferencias.
• Aplicación móvil Copilot: La aplicación Copilot te da el poder de trabajar con la IA sobre la marcha, ya que podrás realizar consultas desde tu teléfono y ordenador. La aplicación móvil Copilot incluye las mismas capacidades que en un ordenador, incluido el acceso a GPT-4, Dall-E 3 para la creación de imágenes.
• Copilot en la aplicación móvil de Microsoft 365: También se incorpora Copilot a la aplicación móvil de Microsoft 365 para aquellas personas que tienen una cuenta de Microsoft. De esta manera, se podrá acceder a Copilot directamente desde la aplicación y se exportará fácilmente el contenido que crees a un documento de Word o PDF.

Copilot para pymes

Características y beneficios para pymes

Microsoft Copilot está revolucionando la manera en que las pequeñas y medianas empresas abordan sus operaciones diarias, mejorando la productividad y la innovación a través de la integración de la inteligencia artificial en sus procesos.

• Automatización de tareas: Incremento de eficiencia operativa

Uno de los principales beneficios de Copilot es su capacidad para automatizar tareas repetitivas que consumen mucho tiempo. Desde la organización y gestión de correos electrónicos hasta la creación de documentos y la preparación de informes, Copilot permite que el personal se libere de la carga de estas actividades rutinarias.

Esta automatización significa que los empleados pueden dedicar más tiempo a tareas de mayor valor, como el análisis estratégico, el desarrollo de relaciones con clientes y la innovación en productos o servicios.

Además, la capacidad de Copilot para entender y ejecutar comandos complejos en un contexto de Microsoft 365 optimiza los flujos de trabajo y reduce significativamente los tiempos de ejecución de tareas, aumentando la eficiencia general de la empresa.

• Mejora de la creatividad: Fomentando la innovación

Gracias a su avanzada IA, Copilot ayuda a generar contenido y recolectar insights que pueden transformar la manera en que las empresas abordan la creación de contenido. Por ejemplo, en el ámbito del marketing y las comunicaciones internas, Copilot puede sugerir y elaborar materiales creativos basados en los datos e información que dispone, asegurando que el contenido no solo sea relevante y de alta calidad, sino también innovador y alineado con las últimas tendencias del mercado.

Esta capacidad de generar propuestas de contenido de forma rápida y eficiente permite a las pymes mantenerse competitivas con sus audiencias objetivo, optimizando sus recursos y tiempo.

• Decisiones basadas en datos: Impulsando la toma de decisiones estratégicas

La capacidad de organizar y analizar datos es fundamental para ayudar a las pymes en la toma de decisiones informadas. Y es que, Copilot no solo recopila y ordena grandes volúmenes de datos, sino que también proporciona análisis y resúmenes que pueden revelar patrones, tendencias y oportunidades clave.

Estos insights permiten a los líderes empresariales tomar decisiones basadas en evidencia que están fundamentadas en un análisis profundo y preciso. Ya sea optimizando las operaciones, identificando nuevas oportunidades de mercado o evaluando el rendimiento de las campañas de marketing, Copilot se convierte en un socio estratégico que amplifica la capacidad analítica de la empresa.

Acceso y flexibilidad: Expandiendo las posibilidades para las pymes

Una de las actualizaciones más significativas anunciadas recientemente para Microsoft Copilot es la eliminación de las restricciones de licencia -previamente necesarias- para acceder a esta tecnología. Antes, las pymes enfrentaban barreras significativas debido a los requisitos de un mínimo de licencias y un considerable desembolso inicial, limitando su capacidad para aprovechar las ventajas de la IA. Sin embargo, ahora, este cambio democratiza el acceso a herramientas avanzadas de IA, permitiendo que cualquier empresa, sin importar su tamaño o presupuesto, pueda integrar Copilot en sus operaciones diarias.

Esta flexibilidad es un cambio de juego, ya que abre un mundo de posibilidades para las empresas. Y es que, la capacidad de integrar Copilot sin la necesidad de inversiones prohibitivas o compromisos a largo plazo significa que las pymes pueden escalar sus operaciones de IA a medida que crecen y sus necesidades evolucionan.

Seguridad: Un compromiso inquebrantable con la protección de datos

Siendo conscientes de que la seguridad de los datos es más importante que nunca, Microsoft ha diseñado Copilot para cumplir con los más altos estándares de seguridad y privacidad. Por ello, todas las funcionalidades de esta solución están construidas sobre la infraestructura segura de Microsoft, que garantiza la protección integral de la información empresarial. Además, incorpora el cumplimiento con las regulaciones globales y específicas del sector, ofreciendo a las pymes la confianza de que su información está segura y gestionada responsablemente.

Para las PyMEs, que a menudo carecen de los recursos para implementar grandes equipos de seguridad cibernética, esta es una ventaja crucial, ya que la seguridad que integra Copilot significa que las empresas pueden aprovechar las capacidades de la IA sin el riesgo de comprometer la integridad o la privacidad de sus datos.

Gracias a la combinación de inteligencia artificial y la integración profunda con las aplicaciones de Microsoft 365, Copilot se convierte en un compañero valioso que te ayuda a optimizar tus flujos de trabajo, liberar tu creatividad y lograr más en tu día a día. ¿Quieres saber más? ¡Rellena el formulario, nuestros expertos están a tu disposición!