Uno de los puntos medulares para la existencia de una empresa son las ventas. Sin las ventas, las organizaciones comerciales no podrían continuar con sus operaciones y, por ende, ofrecer productos o servicios que resuelvan una problemática para sus clientes.
Es importante destacar que el incremento en las ventas está muy relacionado con la capacidad que tiene una empresa y sus empleados de comprender a los consumidores. Es por ello por lo que tenemos que atender a cada uno según las necesidades y preferencias que tenga. En este sentido, no debemos pensar únicamente en las necesidades y preferencias de los clientes habituales de nuestra empresa, ya que un punto clave para aumentar las ventas son los contactos o clientes potenciales. Con ellos tenemos la oportunidad de crecer y, por tanto, debemos guiarlos para que se acaben convirtiendo en clientes reales (concretar una compra). Sin embargo, se requiere de mucho trabajo, pues se deben filtrar, contactar y comprometerse con ellos para realmente obtener resultados y oportunidades de venta.
El módulo de CRM de Dynamics 365 Business Central es una solución ideal para lograr este objetivo y es esencial aprovechar cada una de las funcionalidades que nos proporciona. Esta herramienta permite actuar en función de la información de los contactos para analizarlos de la mejor manera posible con la finalidad de adaptar las ventas a sus necesidades, para ello necesitamos configurar y explotar al máximo el CRM.
Configuración del módulo de CRM de Business Central
Echaremos un vistazo a cada uno de sus apartados con la finalidad de aprovechar al máximo esta herramienta. Dentro de ellos tenemos:
Contactos
Lo primero que debemos tomar en cuenta son los contactos externos y su información detallada, la cual debe registrarse en el sistema para que la comunicación sea más satisfactoria y puedan convertirse fácilmente en relaciones formales con clientes, proveedores o bancos. Desde esta lista podemos administrar nuestros contactos, los cuales pueden ser de tipo empresa o de tipo persona.
Si el contacto es tipo empresa se asigna en grupo industria. Por otro lado, si el contacto es tipo persona le podemos asignar la empresa a la que pertenece y sus responsabilidades de cargo.
Si el contacto es tipo empresa, en contactos relacionados, muestra todos los contactos tipo persona asociados a la empresa y si el contacto es tipo persona aparece no solo a la empresa a la que pertenece, sino además las otras personas que también pertenecen a la empresa asociada.
Para continuar configurando el contacto es muy importante crear cuestionarios de perfiles adaptados a la información que queramos obtener.
Crear y configurar cuestionarios de perfil
Podemos configurar los cuestionarios de perfil que deseamos utilizar en el momento de especificar la información de los perfiles de los contactos. En cada cuestionario, podemos configurar distintas preguntas que deseemos realizar a nuestros contactos, que pueden ser manuales o automáticas. Las respuestas a cada pregunta del cuestionario se le añaden a su ficha. Cabe destacar que se pueden responder distintas preguntas de distintos cuestionarios para el mismo contacto.
Campañas
Las campañas son fundamentales para que el departamento comercial se mantenga orientado hacia los objetivos.
En la ficha de la campaña todos los campos son importantes, pero, sobre todo, la fecha de inicio y fin de la campaña, ya que es lo que define el periodo y las intenciones de las interacciones u oportunidades que debemos realizar con los contactos para lograr el objetivo de la campaña.
Podemos configurar los precios y descuentos específicos para esta campaña y, además, muestra los segmentos y oportunidades que están asociados a esta campaña.
El segmento nos generará una lista de contactos que nos va a permitir ser mucho más precisos en el lanzamiento de los consiguientes mensajes o acciones de campaña.
Segmentos
Una buena segmentación te permite controlar todo el proceso de generación de contactos y analizar qué fuentes y canales son los que mejor funcionan. También contribuye a perfeccionar el proceso de búsqueda para seleccionar y recopilar los contactos que más probabilidad tienen de convertirse en clientes.
Este apartado permite segmentar a los contactos mediante criterios específicos basándose en los perfiles, cargos, tipos de empresa, etc. y una vez creados los segmentos, iniciar los esfuerzos de venta.
Crear oportunidad con un contacto
Cuando surja una oportunidad de negocio, se creará, indicando en que consiste dicha oportunidad, el ciclo de venta al que está asociado, vendedor asociado, etc. Según se vaya desarrollando la oportunidad hay que actualizarla y registrar mediante las interacciones los pasos por las diferentes etapas del ciclo de ventas por las cuales irá avanzando la oportunidad.
A la oportunidad se le podrá asignar una oferta, de las cuales hablaremos más adelante, y se tendrán que cerrar una vez finalizadas, bien sea como ganadas, derivando en un pedido de venta, o como perdidas, en cuyo caso se registrará el motivo por el cual no se pudo realizar la oportunidad lo que permitirá tener un histórico para poder analizar las causas y solucionarlas.
Crear tareas o interacciones
Podemos registrar todas las tareas o interacciones que tengamos con nuestros contactos para poder hacer un seguimiento de las ventas y los esfuerzos comerciales dirigidos a éstos y mejorar las interacciones de negocio futuras.
Las interacciones nos permiten interactuar con los contactos mediante correo electrónico, cartas, fax, teléfono, juntas, etc., registrando todas estas actividades relacionadas con ellos en el sistema.
Y en el historial “Movs. Log interacción” vamos a poder ver todas las interacciones que tengamos con ese contacto.
En cuanto a las tareas, podemos crearlas desde la ficha del contacto y registrar todas las tareas que realicemos en función del objetivo que tengamos con ese contacto.
Como hemos podido observar, implementar el módulo de CRM de Business Central es de gran ayuda para medir la calidad de las relaciones con el futuro cliente y estimar los volúmenes de ventas, ya que ofrece datos precisos y concretos para generar nuevas oportunidades comerciales.
El ERP de Microsoft permite hacer un seguimiento completo sobre el proceso de las ofertas y oportunidades de ventas con objetivo de tomar las decisiones idóneas para el negocio. Además de facilitar estas labores, los empleados pueden dedicar su tiempo y esfuerzo a generar más ventas, ya que cuentan con información suficiente para perfeccionar su toma de decisiones.
No cabe duda de que estamos ante una magnífica herramienta y muy beneficiosa para las empresas, y que si se utiliza correctamente traerá excelentes resultados. ¿Conocías estas funcionalidades? ¿Quieres sacarle más partido a tu Business Central? Pídenos información y te ayudaremos a aprovechar al máximo tu ERP. ¡Rellena el formulario!
Andrea Garcés
Business Applications