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Cómo realizar el cierre contable con Sage X3 de forma óptima

Aitana Soluciones ERP y CRM Sage Leave a Comment

Realizar el cierre contable es una actividad necesaria para conocer el resultado del ejercicio económico que podrá coincidir o no con el año natural. Nos ayuda a saber en qué estado se encuentra nuestra empresa y así poder transmitirle esta información a la Administración.

Llevar al día la contabilidad de la empresa es imprescindible para poder entregar la documentación al Estado con la información de la situación actual de la Sociedad.

Así pues, una vez realizado el cierre, existe también un plazo para la presentación de las cuentas y la legalización de los libros.

En primer lugar, el cierre contable suele tener una duración de 3 meses. Tras esto, llevaremos a cabo la legalización de los libros durante 1 mes. Finalmente, tendremos 6 meses desde que hagamos el cierre contable para realizar los depósitos de cuentas.

Sin embargo, sabemos que lo que realmente te interesa es saber cómo llevar a cabo el cierre contable con Sage X3. No obstante, primero es necesario que conozcas qué acciones previas debes realizar.

Acciones previas al cierre contable

En primer lugar, en cualquier actividad o proceso es fundamental llevar a cabo una buena planificación. De esta forma, podremos tener todo controlado y evitaremos imprevistos. Además, si lo ves necesario, te recomendamos que crees una checklist para asegurarte de que cumples todos los requisitos o pasos necesarios.

Por su parte, es importante que previo al cierre generemos el informe Cloper, es decir, el informe de anomalías previas al cierre. Este nos mostrará qué facturas todavía no han sido aceptadas o validadas al 100% y nos solicitará que todos los asientos en estado provisional estén en definitivos a la hora de lanzar el proceso de cierre de periodo o cierre de ejercicio.

Así pues, tras esto realizaremos la validación o cancelación de asientos en simulación. Para ello, simplemente tendremos que ir a:

Contabilidad – Procesos frecuentes – Simulaciones – Validar / Cancelar

Por consiguiente, tendremos que validar todas las facturas. En este proceso podremos filtrar a nivel usuario o planta, según tipos de facturas, por un período de tiempo determinado… Para ello, simplemente tendremos que ir a:

Contabilidad de tercero – Facturación – Validar facturas tercero cliente / Validar facturas tercero proveedor

Asimismo, pasaremos todos los asientos de estado provisional a definitivo. Aquí podremos llevar a cabo validaciones parciales por planta, tipo de documentos, diario, etc. Para ello, simplemente tendremos que ir a:

Contabilidad – Procesos frecuentes – Validación definitiva

Es importante que, para poder cerrar el ejercicio, hayas cerrado previamente los meses del cierre anterior y hayas abierto el primer mes del siguiente.

Por último, entraríamos en el cierre del período. Para ello, simplemente tendremos que ir a:

Datos base – Tablas contables – Períodos

Cómo realizar el cierre contable con Sage X3

Ya conocemos qué acciones debemos llevar a cabo antes de comenzar con el cierre contable del ejercicio. Así pues, una vez hayamos repasado todas ellas, podremos dar el paso.

Por su parte, es importante tener en cuenta una serie de puntos que vas a tener que cumplimentar para llevar a cabo el cierre.

  • Realizaremos un balance de sumas y saldos para poder comprobar que no exista ningún descuadre en las cuentas de la empresa.
  • Llevaremos a cabo una reclasificación de deudas a corto y largo plazo. Para ello, nosotros recomendamos utilizar los apuntes calculados. Para generarlos, simplemente tendremos que ir a:

Parametrización – Contabilidad – Formularios contables – Apuntes calculados

  • Trabajaremos la variación de existencias si nuestra empresa funciona con un stock. Así, lanzaremos un informe de valoración del stock y registraremos el asiento en base a este.
  • Realizaremos las dotaciones de amortizaciones. En la interface contable podremos incluso simularlas previamente a registros para el periodo de un curso, una sociedad determinadas, varias plantas, etc. Además, se puede lanzar en simulación o en real, de forma que se generen los asientos correspondientes.

Por su parte, debemos revisar qué provisiones tenemos que realizar, qué facturas están pendientes de recibir y cuáles están por emitir (por algún motivo no se han podido emitir por lo que en nuestra contabilidad reconoceremos la parte de gasto y de ingreso correspondiente). Para ello, simplemente tendremos que ir a:

Contabilidad – Procesamiento de cierre – Facturas a recibir / emitir

Una vez tenemos las previsiones, debemos realizar la periodificación de ingresos y gastos. Esto se trabaja para asegurarnos que los gastos de determinados ejercicios se pueden trabajar con los asientos modelo o periódicos.

Por último, llevaremos a cabo el lanzamiento del asiento del impuesto de sociedades. Como hemos comentado, previamente deberemos tener cerrados los anteriores periodos y abierto el siguiente. Así, lanzaríamos el fin del ejercicio.

En este, podemos filtrar por sociedad. Si queremos cerrar los referenciales, podremos cerrar el referencial social. Sin embargo, si lo necesitamos podemos dejar el referencial analítico de grupo abierto de forma que podamos llevar a cabo los ajustes necesarios en todo momento.

Finalmente, si te gustaría saber toda la información y realizar los pasos de la mano de nuestra experta en Sage, puedes ver el vídeo completo en nuestra web.

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