El orden, un principio fundamental en la contabilidad

El orden, un principio fundamental en la contabilidad

Mayte García Aitana Leave a Comment

La Real Academia Española (RAE) define el Orden como:

  1. m. Colocación de las cosas en el lugar que les corresponde.
  2. m. Concierto, buena disposición de las cosas entre sí
  3. m. Ejecución de acciones de forma coordinada

La importancia del orden es fundamental en cualquier aspecto de la vida, pero aún lo es más en nuestra profesión. Tanto la calidad del trabajo, productividad, la seguridad en nuestros datos y la eficacia depende de nuestro orden y limpieza.

Además, es uno de los principios fundamentales de la contabilidad. El orden también contribuye a reducir el estrés  y la ansiedad, aumentando nuestra sensación de control del trabajo. Así, de este modo, seremos capaces de hacernos una idea con un sólo golpe de vista del estado de ejecución de los trabajos.

Tener un entorno de trabajo ordenado se consigue al principio con la disciplina y, después, ya se convierte en un hábito.

Modelo de calidad 5 S

Fijémonos en el modelo de calidad “ 5 S “ que se empezó a implementar en Japón en los años 60. Es reconocido por su eficacia y sencillez y tiene como objetivo primordial mantener el orden, la organización y la limpieza en los espacios de trabajo.

Se trata de 5 palabras que comienzan con “S” y que son:

  • Seiri: Seleccionar o clasificar
  • Seiton: Organizar u ordenar
  • Seiso: Limpiar
  • Seiketsu: Bienestar personal, higiene
  • Shitsuke: Disciplina y hábito.

Con la aplicación de esta metodología conseguiremos mejorar en aspectos como calidad, reducción de costos, eliminación de errores/accidentes, eliminación de tiempos muertos. Además, y sobre todo, se genera un compromiso y una colaboración en el equipo de trabajo: si todos aplicamos el mismo método, si todos “jugamos a lo mismo”, seremos capaces de ver cuándo un miembro del equipo necesita ayuda sin necesidad de que nos lo pida. También, ante cualquier imprevisto, por ejemplo, una ausencia, otra persona puede asumirlos sin excesiva dificultad.

El orden dentro de la contabilidad financiera

Llevar una contabilidad administrada, ordenada y al día te permite conocer en todo momento la salud financiera de la empresa y te ayuda a tomar decisiones estratégicas y prácticamente en tiempo real. Optimiza el uso de los recursos para mejorar la rentabilidad. “La contabilidad debe ser fiel reflejo del estado financiero y patrimonial, así como de los resultados de gestión de la empresa”

El orden no físico se manifiesta en procedimientos y métodos de trabajo. Un ejemplo sería los ficheros auxiliares para tener controlados todos los datos recurrentes y no tener que estar buscándolos cada vez, del tipo una hoja Excel con los datos del cliente y el estado de la cuenta, última factura emitida, última lectura del contador, etc. De esta manera conseguiremos proactividad, iremos por delante del trabajo, no a remolque. El orden también es adelantarse a los acontecimientos, intuir lo que te puede hacer falta antes de que te haga falta.

El secreto de un buen equipo está en el orden: que todos sepan lo que tienen que hacer y en cada momento.

En estos tiempos de pandemia que corren, veremos cada vez más a menudo entornos ordenados, limpios, con las cosas estrictamente imprescindibles (menos es más). En definitiva, si todo tiene un lugar, no tendrás que ordenar nada nunca más.

Mayte-Garcia-Aitana

 

Mayte García
Administración

 

 

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