Método Kaizen. Persiguiendo la optimización del tiempo

Método Kaizen. Persiguiendo la optimización del tiempo

Aitana Soluciones ERP y CRM Aitana Leave a Comment

Benjamin Franklin dijo “Las tres cosas más difíciles de esta vida son: guardar un secreto, perdonar un agravio y aprovechar el tiempo”. Es muy común, tras terminar la jornada tener la sensación de que el tiempo se ha expirado, revisar la lista de tareas que teníamos fijadas para el día y ver cuántas cosas han quedado por hacer. Nos ocurre en el trabajo y en la vida personal, tareas que se acumulan día a día produciendo una sensación de falta de tiempo y generando fatiga mental.

La capacidad de trabajo de las personas es limitada y el tiempo desaprovechado es irrecuperable, por lo que no se trata de trabajar más, si no mejor, ya que la productividad se refleja en calidad, no en cantidad.

Por ello, es necesario considerar el tiempo como un recurso, ya que éste es un activo muy valioso, y de su buena gestión depende, en gran medida, la consecución de los objetivos fijados.

Existen metodologías de mejora continua que no suponen una gran inversión por parte de la empresa basadas en el conocimiento, la experiencia y la aplicación de hábitos o prácticas de gestión que persiguen un incremento en los niveles de productividad y una reducción de los desperdicios de tiempo.

En este artículo haremos mención del método Kaizen, proceso de mejora continua que se basa en prácticas sencillas de superación y aprendizaje a través de la experiencia e incorporación de hábitos de gestión que aporten valor añadido y minimice la improductividad.

Origen de Kaizen

Kaizen se originó en Japón durante la década de los 50 a causa de la necesidad de recuperación económica tras la Segunda Guerra Mundial. Debido a la escasez de recursos para invertir en prácticas de reorganización, se trató a los empleados como recurso de mejora para lograr la calidad en sus procesos de producción eliminando las ineficiencias y maximizando el rendimiento.

Gracias a esta filosofía que fija los cimientos en el capital humano y el compromiso, Japón resurgió de sus cenizas y logró convertirse en una potencia económica.

El nombre del método proviene de las palabras:

改 KAI significa “cambio”

善 ZEN significa “bueno”

 

Este sistema de gestión parte de la idea de que una serie de pequeñas mejoras continuas y constantes tienen mayor impacto que un gran cambio. Es decir, un pequeño paso hacia el objetivo fijado no requiere mucho esfuerzo, de manera que se realiza de forma sencilla y se convierte en un hábito para incrementar el valor añadido eliminando desperdicios con los recursos existentes a base de trabajar con el conocimiento y la experiencia.

En cambio, la fijación de un objetivo ambicioso a largo plazo es más difícil de alcanzar si no se estudia de manera detallada los medios hasta llegar a él. Por esta razón, se recomienza fijar pequeños objetivos que faciliten el camino a través de la consecución de los mismos y del establecimiento de estándares de actuación.

Plan de acción

Para realizar este tipo de práctica, es necesario ser disciplinado con el fin de convertir los siguientes pasos en un hábito:

  1. Plan (Planear): Analiza tu objetivo y simplifícalo en tareas de modo que la consecución de estas sea un paso hasta la meta fijada. Sé estructurado en la planificación, establece un orden lógico en las tareas diarias y ten clara la prioridad de las mismas.

Este es uno de los momentos más importantes del día, ya que conviene dedicar tiempo a la organización y estructuración del tiempo para que la ejecución de las tareas sea eficiente el resto de la jornada.

  1. Do (Hacer). Una vez que estén claras las tareas a realizar, es momento de llevarlas a cabo.
  2. Check (Comprobar). Evalúa el progreso de las tareas. Es importante hacer un ejercicio de reflexión sobre el trabajo realizado en el día. ¿Se han cumplido los objetivos? De lo contrario, ¿cuál ha sido la causa de la desviación o bloqueo? Si no se ha cumplido el objetivo marcado, ve al origen del problema, estudia la causa y ejecuta un plan de acción.
  3. Act (Actuar). Cuando has conseguido tu objetivo, estandariza el procedimiento, ya que ha sido efectivo. En el caso de las desviaciones, analiza los imprevistos para minimizar el tiempo de respuesta en ocasiones futuras.

 

Este proceso de mejora continua sobresale del resto, ya que puede ser aplicable tanto a nivel empresarial como a nivel personal. Además, ayuda a destacar los aspectos positivos y a aprender de los errores de modo que utilicemos la experiencia como impulso para afrontar nuevos objetivos.

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