Filosofía Agile en implantaciones de ERP

Filosofía Agile en implantaciones de ERP

Marta Bermejo ERP Leave a Comment

Agile es comúnmente conocido como una metodología para el desarrollo de proyectos que requieren rapidez y flexibilidad. Sin embargo, para aquellas personas entusiastas de Agile, es más que un método, es una filosofía que supone un modo distinto de trabajar y organizarse. Agile divide cada proyecto en pequeñas iteraciones con objetivos, que deben completarse y entregarse en pocas semanas.

Los principios de la filosofía Agile pueden resumirse en desarrollar productos y servicios de calidad atendiendo a las necesidades del cliente actual y contando con su colaboración, en un mundo en el que las prioridades cambian a una velocidad cada vez mayor.

Esta filosofía nace en la industria del desarrollo de ‘software’, cuando las empresas del sector son conscientes de que el retraso en la entrega del producto final está ocasionado por la forma tradicional de la gestión de proyectos. Los proyectos, normalmente, están basados en un contrato cerrado y la comunicación entre los involucrados es más bien escasa. Esto conduce a entregables de mala calidad.

Así, el año 2001, los CEOs de las principales empresas de ‘software’ se reúnen en Snowbird, Utah, dónde ponen en común las mejores prácticas de cada compañía y crean el ‘Manifiesto Agile’. Se trata de un modelo de mejora continua en el que se planifica alcanzando compromisos. Posteriormente, se ejecuta, se comprueba el resultado y los cumplimientos/no cumplimientos de los compromisos analizando las causas. Finalmente, se proponen y aplican mejoras.

Poco a poco la filosofía se ha abierto camino en otros sectores como el industrial (Agile o Lean Manufacturing), construcción (Lean Construction), y ahora, otros sectores están descubriendo que también puede utilizarse para la implementación de otros sistemas de software.

Scrum para la implementación de un sistema ERP

Scrum es el método ágil más utilizado actualmente para realizar proyectos con iteraciones. Cada iteración se denomina Sprint y tienen una duración de entre 2 y 4 semanas.

En cada Sprint se priorizan las funcionalidades que aportan más valor para que se ajusten y se añadan nuevas, obteniendo así una nueva versión del producto.

Roles

Para el desarrollo del método son necesarios tres roles diferenciados:

  • Scrum Master. Es la persona que gestiona y lidera al equipo de proyecto en la aplicación del método Scrum. Se encargan de que se cumplan las normas y gestiona la reducción de restricciones del proyecto. También trabaja con el Product Owner para maximizar el retorno de la inversión (ROI).
  • Product Owner (PO). Es conocedor del negocio y por ello, representa al cliente o promotor del proyecto. Se responsabiliza de obtener un beneficio superior a la inversión (maximizar el ROI) y define y prioriza los objetivos. Es responsable de decidir hacia donde debe conducirse el producto.
  • Team. Es el conjunto de profesionales que desarrolla el proyecto. Deben contar con los conocimientos suficientes para llevar a cabo las historias (requisitos) que se marcarán en la planificación al inicio de cada sprint.

Reuniones

En cada Sprint, todo el equipo realiza las siguientes reuniones:

  • Sprint Planning: Reunión que marca el inicio de cada sprint. En ella, el Product Owner da a conocer, al resto del equipo, las historias del backlog por orden de prioridad. El equipo determina cuál es su capacidad en el Sprint para negociar, organizar y comprometerse con la planificación.
  • Daily sprint meeting: Reunión del equipo, de duración aproximada de 15 minutos, que se realiza cada día del Sprint para trabajar de forma coordinada. Cada miembro comunica qué hizo el día anterior, qué hará el día actual y si tiene algún bloqueo en el que puedan ayudarle.
  • Sprint Review: Reunión en la que el equipo analiza los datos de las historias comprometidas del Sprint, estudiando cuáles se han llevado a cabo con éxito y cuáles no. Además, analizan las causas de los no cumplimientos y hacen propuestas correctivas para evitar que vuelvan a suceder.

Aspectos clave como la colaboración, las reuniones diarias y los puntos de control periódicos mejoran la implementación final. Además, se garantiza la identificación de requisitos que a la larga podrían suponen cambios y reprocesos.

Beneficios del uso de Agile en implementaciones de sistemas ERP

Los principales beneficios del uso de Agile en la implementación de un sistema ERP se resumen en:

  • Flexibilidad. El equipo puede identificar y desarrollar requisitos en el proyecto que no solo atiendan a las necesidades comerciales de la empresa, sino también a su cultura, teniendo en cuenta los recursos disponibles. Un cambio de sistema puede requerir cambios de los procedimientos de la empresa. Con el equipo Agile, a cargo de implementación del ERP, la colaboración permite que los cambios se gestionen rápidamente para adaptarse al cambio.
  • Fomento de la confianza. La segmentación del proyecto en iteraciones aumenta la confianza de la organización ya que ayuda al usuario a sentirse más cómodo en la curva de aprendizaje y participar en el cambio al ver un beneficio rápido y efectivo.
  • Equipo y colaboración. Agile y su énfasis en los equipos colaborativos aseguran que se incluya un número más amplio de personal en la implementación. Esto ayuda a que, desde el principio, el resultado sea más personalizado y se adapte a las necesidades de los usuarios de la empresa.
  • Funcionalidad personalizada. El uso de Agile para implementar un nuevo ERP permite determinar y diseñar procesos, pantallas, consultas e informes específicamente para los usuarios que los necesitan.

Cuando una empresa descubre los beneficios de agregar un sistema ERP en su organización, a menudo, realizan un proceso de implementación siguiendo el método tradicional o contratan un consultor externo que suele gestionar el proyecto de igual manera.

Filosofía Agile

La metodología Agile se ha convertido en una metodología muy eficaz y eficiente para la implementación de un sistema ERP. Si bien puede llevarnos a pensar que únicamente pueden ponerlo en práctica las grandes organizaciones, es especialmente efectivo en las pequeñas y medianas empresas. En ellas, la implementación de un ERP suele ser difícil, si no imposible, debido al gasto, el tiempo y las habilidades técnicas requeridas por las estrategias de implementación tradicionales.

 

 

Marta Bermejo
Sage

 

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