La estrategia tecnológica es fundamental en una empresa. Anteriormente, la tecnología empresarial requería de meses o incluso años para ser adquirida, pero ahora se puede obtener en cuestión de minutos con una simple tarjeta de crédito. Esta accesibilidad nos permite alcanzar niveles más altos de productividad, colaboración e innovación.
No obstante, esta situación también conlleva riesgos. Sin una estrategia clara que guíe la elección de tecnologías, existe la posibilidad de gastar más de lo necesario y obtener menos beneficios de los esperados. Esto puede llevar a una subutilización de recursos, una complejidad informática innecesaria e incluso a la exposición a brechas de seguridad.
Según una encuesta del Harvard Business Review Analytic Services Report Sponsored by Microsoft, el 78% de los encuestados afirma que los trabajadores utilizan más herramientas digitales que antes de la pandemia.
¿Solución individual o plataforma integrada?
Esa es la pregunta clave en esta estrategia. Al decidir, las empresas enfrentan un punto de inflexión crucial: ¿deberían enfocarse en soluciones individuales u optar por soluciones integradas?
Soluciones individuales
Son aplicaciones y servicios individuales diseñados para proporcionar funcionalidades específicas y limitadas. Estas soluciones suelen ser adquiridas y gestionadas de manera independiente o a través de herramientas adicionales de terceros.
Plataforma integrada
Se trata de un sistema que incluye una amplia gama de funcionalidades en una única plataforma. Esta plataforma se adquiere y gestiona de forma unificada, y suele incorporar herramientas de seguridad y gestión exhaustivas. Un ejemplo podría ser Microsoft Dynamics 365 Business Central.
Retorno de la inversión (ROI)
Al evaluar soluciones tecnológicas, es esencial considerar más que solo el precio inicial. Los costes de mantenimiento a largo plazo y la escalabilidad son importantes.
Aunque las soluciones individuales pueden parecer más económicas a corto plazo, agregar múltiples soluciones puede volverse costoso y complejo. En general, una plataforma integrada ofrece un mejor retorno de inversión (ROI) y beneficios adicionales intangibles.
Soluciones individuales
Incorporación más rápida
Estas soluciones requieren de menor aprendizaje y costes de formación a corto plazo. Aunque, requiere reiniciarse cada vez que agrega una nueva solución, lo que puede afectar la productividad. Además, el proceso de incorporación puede volverse confuso al tener que iniciar sesión en múltiples cuentas relacionadas con el trabajo.
Para procesos lentos o costosos
Además, abordan problemas específicos y, aunque en algunos casos son la única opción, su necesidad se ha reducido con la creciente variedad de plataformas disponibles en la actualidad. Sin embargo, para casos de uso especializados, las soluciones individuales pueden ser necesarias. Si se trata de reemplazar procesos manuales lentos o costosos, una solución individual puede generar un retorno de inversión significativo.
Menor precio de compra inicial
Son más económicas al tener menos funcionalidades, lo cual puede ser atractivo a corto plazo. Pero, si la empresa necesita adquirir múltiples soluciones individuales, el retorno de inversión disminuirá rápidamente. Es más, los pagos recurrentes por licencias y tasas pueden superar los costes fijos de una plataforma integrada.
Plataformas integradas
Atraer y retener el talento
Según la Sociedad de Directores de Recursos Humanos, contratar a un nuevo empleado puede costar en promedio 4.700 dólares, pero ese coste puede ser aún mayor, llegando a ser hasta cuatro veces el salario del puesto. De esta manera, mejorar la incorporación y la experiencia de los empleados puede ayudar a atraer y retener talento, reduciendo así los altos costes asociados. Una plataforma integrada facilita el aprendizaje rápido de nuevas habilidades y capacidades para los empleados, gracias a la familiaridad y consistencia en la interfaz, comandos, procesos y experiencia de usuario en diferentes aplicaciones.
Transformación digital más rápida
Según IDC, la transformación digital representará el 55% de todas las inversiones en TIC para fines de 2024. Un enfoque de plataforma acelera estos esfuerzos al simplificar el despliegue y la adopción. Esto permite a los equipos centrarse en utilizar la tecnología en lugar de lidiar con su integración.
Menor coste total
Una plataforma integrada ofrece un precio fijo y predecible con costes de mantenimiento y asistencia más bajos, lo que la hace más rentable que gestionar múltiples soluciones individuales a largo plazo.
Refuerzo de la seguridad
La ciberdelincuencia ha aumentado, con ataques de phishing, ransomware y contraseñas en aumento. Tomar medidas básicas de seguridad, como autenticación multifactor, protección de datos y sistemas actualizados protege contra el 98% de los ataques, pero es más complejo implantarla con soluciones individuales. La consolidación en una plataforma integrada es preferible, ya que reduce la complejidad, los costes y mejora la seguridad.
Soluciones individuales
Fatiga de contraseñas
Un estudio revela que el 39% de las personas experimenta fatiga de contraseñas, y el 82% de ellos reutiliza contraseñas en varias cuentas. Además, el 40% de los trabajadores a tiempo completo crea una nueva cuenta con contraseña al menos una vez a la semana. Cuantas más contraseñas tengan que recordar los usuarios, mayor será la probabilidad de que adopten prácticas menos seguras en su trabajo.
Seguridad deficiente
Suelen tener una seguridad limitada debido a las condiciones de las empresas más pequeñas que las ofrecen. Esto requiere invertir en soluciones adicionales para garantizar la seguridad completa, lo que aumenta costes, complejidad y riesgos.
Lagunas de seguridad
Las múltiples soluciones de este tipo dificultan la gestión centralizada de la seguridad, ya que requieren mantenerse al día con diferentes estructuras y actualizaciones de seguridad en toda la organización.
Plataformas integradas
Protección avanzada
Una plataforma sólida ofrece funciones de seguridad integral, desde prevención y detección hasta investigación y protección de datos. Los proveedores de plataformas tienen la capacidad de invertir en una seguridad más completa que los proveedores de soluciones individuales, protegiendo tanto a los usuarios como a los datos.
Seguridad de confianza cero
La seguridad moderna exige confianza cero con verificación de acceso constante. La implementación de este enfoque reduce el riesgo de quebrantamientos de datos en un 30-50%. Una plataforma integrada simplifica esto al permitir el uso de controles de identidad consistentes en todo el sistema, aliviando la carga para los usuarios y el departamento de TI.
Seguridad completa
Las plataformas integradas ofrecen funciones de seguridad más completas que las soluciones individuales. Con herramientas integradas para la gestión de identidad, acceso y dispositivos, el equipo puede abordar múltiples aspectos de seguridad en un solo entorno. Esto reduce la dependencia de herramientas de seguridad externas y elimina posibles lagunas.
Simplificar la gestión de TI
El 72% de los ejecutivos encuestados necesita transformar sus operaciones para competir. Los departamentos de TI se ven presionados para ofrecer resultados con presupuestos limitados. Una plataforma integrada permite un enfoque estratégico y una mejor experiencia de usuario. Además, tienen el potencial de desbloquear un crecimiento anual adicional del 5% en los ingresos.
Soluciones individuales
Actualizaciones y mejoras
Las vulnerabilidades sin parches causan el 82% de los ataques. Las soluciones individuales generan más carga para el equipo de TI, ya que deben administrar actualizaciones, usuarios y resolver problemas de cada solución. Esto puede afectar la productividad y el trabajo en curso.
TI en la sombra
La adopción de soluciones en la nube impulsa la innovación, pero puede crear disparidades en las pilas de TI entre equipos y departamentos. Este factor dificulta la visibilidad, la gobernanza centralizada y puede provocar una dispersión inadecuada de datos.
Curva de aprendizaje
Con soluciones individuales, se requiere un equipo de TI con conocimientos más amplios para dar soporte a diversas soluciones, pero esos conocimientos pueden no ser transferibles. La pérdida de un experto en un software puede dejar al equipo sin saber cómo dar soporte adecuado.
Plataformas integradas
Actualizaciones en un solo lugar
Una interfaz única centraliza las tareas diarias de los administradores de TI, como actualizaciones de software, gestión de licencias, administración de usuarios y cambios de permisos. De esta forma, permite ahorrar tiempo y garantizar actualizaciones oportunas al eliminar la necesidad de trabajar con múltiples interfaces y configuraciones.
Máxima eficacia
Una plataforma integrada optimiza el tiempo de los administradores de TI al permitir la automatización de tareas laboriosas. Esto libera a los administradores para que se dediquen a actividades de mayor valor.
Transferencia de habilidades
Con una plataforma, los profesionales de TI solo necesitan aprender una vez y luego pueden aplicar esas habilidades en múltiples contextos. Esto les permite diagnosticar y solucionar problemas con mayor eficacia, ya que comprenden cómo funciona el sistema en su conjunto. Con el tiempo, este conocimiento organizativo ahorra tiempo y esfuerzos significativos.
Mejorar la productividad y la colaboración
Las herramientas digitales de colaboración y productividad son clave para aprovechar la ventaja competitiva en equipos dispersos. Algunas organizaciones adoptaron múltiples soluciones individuales durante la pandemia, lo que resultó en una experiencia fragmentada para los empleados. Otras optaron por plataformas integradas que satisfacen diversas necesidades. Consolidar soluciones individuales en una plataforma integrada sigue siendo una opción para mejorar la productividad y la colaboración.
Soluciones individuales
Dificultad de colaboración
Aunque las soluciones individuales, como las videoconferencias o las plataformas de chat, pueden abordar necesidades urgentes, la falta de interoperabilidad entre ellas dificulta la colaboración entre las funciones empresariales.
Falta de productividad
La combinación de múltiples soluciones individuales puede resultar torpe y complicada, dificultando la productividad. Los cambios de contexto entre programas y la necesidad de aprender diferentes interfaces pueden ser obstáculos.
Silos de datos
Los datos son un activo estratégico cuando los empleados pueden utilizarlos para predecir tendencias, detectar desafíos y tomar decisiones informadas. Los directores de datos de alto rendimiento tienen como principales objetivos mejorar la capacidad de toma de decisiones, generar ingresos y mejorar la experiencia del cliente. Si bien algunas soluciones individuales pueden ofrecer capacidades sólidas de análisis y generación de informes, pueden tener dificultades para integrar los datos en todos los sistemas y proporcionar una visión completa.
Plataformas integradas
Colaboración
Una plataforma integrada unifica reuniones, chats, llamadas y colaboración en un solo lugar, eliminando la necesidad de iniciar sesión en múltiples sistemas que no se integran entre sí. Gracias a esto, proporciona una experiencia fluida y conectada, sin importar la ubicación de las personas.
Acceso a todo
Una solución integrada combina datos, almacenamiento de documentos, calendarios, correo electrónico, chat y vídeo en un solo lugar. Por tanto, esta solución facilita la colaboración al tener a toda la organización utilizando las mismas aplicaciones y recursos.
Menor complejidad
Optimizar los servicios y procesos puede reducir costes fijos en un 20% a 30%. Con acceso centralizado a aplicaciones, archivos y conocimientos, las personas pueden enfocarse en el trabajo. Además, la integración simplifica la incorporación de nuevos empleados, acelerando la creación de valor.
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