La implantación de un ERP es una tarea que significará un antes y un después en la operativa de una organización. La repercusión que tiene introducir un nuevo sistema de gestión es muy alta: por un lado, puede significar un impulso gigante a la productividad de la organización y, por otro, podrían cometerse errores de base que comprometerían el presupuesto y darían al traste con la implantación.
Como es lógico, cualquier empresa tendrá muchas dudas mientras evalúa la adquisición de un software de gestión. Por ello, hemos agrupado algunas preguntas frecuentes sobre ERP (FAQ), destinadas a arrojar algo de luz sobre esta difícil (aunque también prometedora) decisión.
FAQ: las preguntas sobre software de gestión que toda empresa debe hacerse
1. ¿Necesita mi empresa un ERP?
Los sistemas de gestión no dejan de ser herramientas que pueden ayudar mucho a la empresa en varios aspectos de su día a día. Sin embargo, es posible que la naturaleza de la actividad, el volumen del negocio o el presupuesto con el que se cuente no justifiquen la implantación de una solución ERP. Para adoptar este tipo de solución, la empresa tiene que estar segura al 100 % desde el principio.
2. ¿A quién va dirigido un ERP?
En realidad, los sistemas ERP son aptos para cualquier tipo de negocio. No hay estructura operativa que no pueda beneficiarse de estos sistemas de gestión. Además, en el mercado existen tanto ERP orientados específicamente a PYMES como otros especialmente pensados para grandes corporaciones. Y los hay que pueden adaptarse a ambos tamaños de empresa.
3. ¿Cómo seleccionar el mejor ERP?
El mejor ERP siempre será aquel cuyo uso conlleve la obsolescencia del resto de los sistemas y procesos de gestión que se den en la empresa. Es decir, los que sean capaces de integrar todas las tareas que antes se hacían de otro modo y con otras herramientas, y que estas no se vuelvan a utilizar.
4. ¿A qué sectores aplica el uso de un ERP?
Una vez más, no hay restricción en cuanto a utilización de un ERP según el sector de actividad. Podemos citar, por ejemplo, los beneficios del software de gestión en banca, retail, fabricación, logística, comercio mayorista y minorista, sanidad, marketing, consultoría…
5. ¿Cuánto tiempo dura la implantación de un ERP?
En este caso, la respuesta está en el aire. Depende de tantos factores que es imposible determinar de cuánto tiempo consta la implementación de un ERP. Aun así, la experiencia nos permite acotar este plazo entre un mínimo de seis meses y un máximo de dos años.
6. ¿Cómo preparo mi negocio para una implementación de ERP?
Es fundamental preparar una lista de todas las tareas que cada departamento tiene que llevar a cabo, y organizarlas por flujos de trabajo. Aquí deben de incluirse los datos que se necesitan y cuáles se devuelven en cada operación. Asimismo, será necesario evaluar si los recursos actuales de hardware y software soportarían la carga de trabajo del ERP.
7. ¿Por qué algunos proyectos de ERP fracasan?
En general, el fracaso de proyectos de transformación digital suele estar vinculado a la resistencia al cambio por parte del equipo de trabajo. En este sentido, son los propios empleados y directivos quienes, acostumbrados a una forma habitual de hacer las cosas, no se lanzan a utilizar en profundidad las nuevas herramientas de las que disponen.
8. ¿Cuánto cuesta implantar un ERP?
Las tarifas de implantación son el resultado de conjugar varios aspectos:
- Consultoría (suele ser casi la mitad del coste del proyecto).
- Número de licencias (algo más de la cuarta parte).
- Adquisición del hardware apropiado (más o menos un 10 %).
- Coste de mantenimiento (aproximadamente un 5 %).
Aun así, todos estos costes son, en realidad, una inversión de futuro. Llegará un momento en el que la eficiencia operativa adquirida sea tal que a la empresa le haya compensado el desembolso.
9. ¿ERP en la nube o en servidor?
Es cierto que cada tipo de ERP (On Premise o Cloud) tiene sus ventajas e inconvenientes. Siempre y cuando la conectividad de red sea lo bastante buena, la opción en la nube (SaaS, Software as a Service) es la mejor. Sin embargo, también proliferan los modelos híbridos, que aúnan las ventajas de ambos licenciamientos.
10. ¿Por qué debe ser escalable?
Los ERP se implantan modularmente y de forma paulatina según las necesidades de la empresa. Esto quiere decir que se deben poder ir agregando funciones a medida que el negocio lo requiera y los recursos lo permitan.
11. ¿Es importante que el ERP sea integrable?
Sí, es bastante importante que el sistema ERP se pueda entender con otros tipos de software que utilice la empresa, tales como un e-commerce o un CRM. En realidad, se trata de proporcionar una experiencia sin fisuras a los usuarios.
Siendo realistas, es normal que surjan estas y otras dudas sobre la implantación de un software de gestión en la empresa. Desde Aitana, además de proporcionar a nuestros clientes este breve FAQ sobre ERP, ofrecemos respuestas a cualquier pregunta relacionada con el software de gestión. Nuestra experiencia nos avala en la implementación de ERP en empresas de distintos tamaños y sectores de actividad. ¿Te ayudamos con tu proyecto?