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Impacto económico de implantar Dynamics 365 Business Central en tu empresa

Aitana Soluciones ERP y CRM Dynamics NAV Leave a Comment

Microsoft encargó a la empresa independiente Forrester Consulting, caracterizada por sus prestigiosos estudios de mercado, un informe sobre el retorno de la inversión (ROI) que tienen las empresas al implementar como ERP el software de gestión de Microsoft Dynamics 365 Business Central. 

Para el desarrollo de este estudio, Forrester investigó y entrevistó a cinco organizaciones con experiencia en Business Central. Todas llevaban algunos años trabajando con esta solución para la gestión centralizada de su negocio.

Desafíos y resultados de implantar Business Central

Realizar una migración a un nuevo software de gestión es un proceso que presenta una serie de desafíos y retos para cualquier empresa. Pasar de soluciones locales o programas personalizados de gestión de negocios a una solución global, centralizada y que trabaja en la nube como Business Central requiere de una buena planificación y un gran esfuerzo que necesita de la participación e implicación de todas las áreas del negocio.

Los principales desafíos a los que se enfrentaron las empresas objetivo de este estudio, en cuanto a la implementación de Business Central, fueron:

  • Sustituir las diferentes soluciones que se utilizaban para gestionar las operaciones y finanzas del negocio. Eliminar los ERP con demasiados procesos manuales y sin opciones de automatización y evitar la contratación de empresas externas para realizar informes y auditorías.
  • Limitación de sus herramientas ERP en cuanto a escalabilidad y flexibilidad.
  • Dificultad para mantener su software de gestión actualizado a la última versión (necesidades de procesos manuales o adquisición de nuevas licencias).

Los resultados que se obtienen al implementar un ERP como Business Central compensan el esfuerzo que debe realizarse. De hecho, se consiguen beneficios para el negocio, como la reducción de costes en muchos procesos y operaciones y el incremento de la agilidad y eficiencia. Como consecuencia, las empresas alcanzan una mayor productividad y u incremento del nivel competitivo.

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Beneficios económicos del ERP de Microsoft

Como decíamos, las pymes que utilizan Business Central como solución para la gestión de su negocio consiguen una serie de beneficios económicos. Según se recoge en el informe de Forrester, estas pueden calificarse en una serie de áreas concretas:

Reducción en las necesidades de contratación

Con Business Central se optimiza la gestión de la información financiera y de operaciones del negocio. Esto permite que la empresa pueda seguir creciendo sin la necesidad de contratar nuevo personal, al mismo tiempo que puede afrontar un mayor volumen de negocio (el promedio de reducción de la contratación que arrojó el estudio es del 10%).

Mejora en el flujo de las operaciones

Las operaciones habituales, así como el flujo de los procesos y la información se ven notablemente mejoradas con la implementación del anteriormente conocido como Dynamics NAV o Navision. Se consigue, así, un acceso rápido y una visión general del estado de la empresa. El negocio funciona con una mayor capacidad operativa, pudiendo asumir mayores cargas de trabajo con los mismos recursos y consiguiendo incrementar su rentabilidad.

Mayor acceso a la información desde todas las áreas de la empresa, acceso desde múltiples dispositivos, mayor visibilidad de las operaciones de la organización y un incremento significativo en las automatizaciones de procesos, han sido clave para mejorar el flujo de las operaciones y finanzas de estas empresas entrevistadas.

Algunos datos puntuales que revela el informe sobre la mejora del flujo de operaciones son:

  • Un entrevistado llegó a situar en un 10% la mejora en la velocidad del flujo de trabajo en relación con la gestión de stock de su negocio.
  • Un responsable de operaciones y finanzas de una de las empresas reveló que sus contables liberaron 2 horas de trabajo semanales gracias a las automatizaciones proporcionadas por Business Central.
  • El director ejecutivo de una empresa del sector industrial comentó que sus productos tienen un proceso complicado de fabricación y que era prácticamente imposible hacer un seguimiento preciso de todo el proceso. Después de la migración a Business Central pueden llevar un seguimiento durante todo el ciclo de fabricación, desde la creación, pasando por la fabricación, hasta la propia entrega.

Eliminar la dependencia de informes externos

Uno de los datos más sorprendentes que arroja el estudio es que estos negocios consiguieron ahorrar más de 44.000$ en gasto de informes y auditorías realizadas por empresas externas tras la migración a Business Central.

Reducción de costes

Otro beneficio económico tras la implantación de Business Central se produjo en la reducción de costes en relación con soluciones y programas utilizados con anterioridad. Esta herramienta ERP genera ahorros en forma de licencia, reducciones de tarifas, e inversiones en infraestructuras.

Análisis de los costes de implementación

El estudio también recoge el coste de implementación de Business Central para estas empresas entrevistadas. Para realizar el análisis Forrester asume que:

La organización paga 100$ al mes por cada 15 usuarios de Business Central. Sin embargo, este coste varía según la licencia contratada y el número de licencias o usuarios. Para ajustar estas variaciones Forrester elevó el coste un 15%.

Con la migración al software de gestión de Microsoft Business Central, las empresas del estudio de Forrester presentaron una reducción en contratación de personal operativo y financiero de 231.000$ y una mejora del flujo de operaciones. Todo ello les supuso un incremento de 147.000$, una reducción de 44.800$ en la externalización de informes y auditorías, y un ahorro de 42.700$ en infraestructuras y licencias de soluciones anteriores.

El cálculo del ROI se situó en 165%, y se calculó en un periodo de tres años en los cuales tuvieron las siguientes cifras:

  • Costes totales de implementación: 177.993$
  • Beneficios brutos totales: 465.970$
  • Beneficios netos totales: 287.977$

Por tanto, Business Central es el software de gestión que muchas empresas utilizan para poder reducir sus costes operativos y financieros, y mejorar el flujo de sus operaciones. El estudio que Microsoft encargó a Forrester a finales de 2020 revela que las cinco empresas objeto del estudio presentaron un retorno de la inversión de 165%. Además, consiguieron mejorar el flujo de sus operaciones y finanzas.

En definitiva, la reducción de nuevas contrataciones o el ahorro en la externalización de servicios fueron algunos de los beneficios. Además, a ello se puede sumar la eliminación de inversiones en infraestructuras, licencias y mantenimiento, y el aumento en la efectividad de sus funciones de finanzas y operaciones.

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