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Guía básica del ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central

Aitana Soluciones ERP y CRM Dynamics NAV Leave a Comment

El software de gestión empresarial Business Central, anteriormente conocido como Dynamics NAV o Navision, es actualmente uno de los ERP mejor valorados del mercado.

En esta guía básica de Microsoft Dynamics 365 Business Central te realizamos una demostración autoguiada de cómo racionalizar tus procesos, tomar decisiones más inteligentes y acelerar el crecimiento de tu empresa. ¿Empezamos?

Primeros pasos: Explorador de roles

Dynamics 365 Business Central es una solución integral de gestión empresarial diseñada para pequeñas y medianas empresas. ¿Cómo puedes sacarle el máximo provecho? Empieza seleccionando el icono del Explorador de Roles.

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El Explorador de Roles te ofrece una visión general de todas las características empresariales que están disponibles para los miembros de tu empresa. Cada elemento del Explorador de funciones abrirá una nueva página. También puedes utilizarlo para navegar por Business Central y adaptar la experiencia a tus necesidades.

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Conoce la salud de tu negocio

Entender el nivel de solidez de una empresa es esencial para el éxito. En este sentido, Business Central facilita el seguimiento de las ventas, los niveles de inventario y las valoraciones, los excesos en los proyectos, así como los márgenes.

La página de inicio basada en roles ofrece un rápido acceso a las métricas y actividades clave.

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Podrás echar un vistazo rápido a los indicadores clave que impulsarán tu negocio. Los gráficos de Power BI son fáciles de integrar y proporcionan información adicional. Selecciona ahora Intelligent Cloud Insights.

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Intelligent Cloud Insights muestra cuatro puntos clave para la mayoría de los negocios. Esto incluye disponibilidad de efectivo, rentabilidad de ventas, ingresos netos y valor del inventario.

Y es que, mantenerse al tanto del efectivo es especialmente importante, y con Intelligent Cloud Insights, tienes la posibilidad de ver de una manera rápida todos tus datos en un solo lugar. A continuación, selecciona Efectivo disponible.

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Después de evaluar la salud de su empresa, puedes revisar otros indicadores como los artículos más vendidos y tu calendario de ventas, todo ello de Business Central.

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Al lado de los gráficos de KPIs, encontrarás información prioritaria que incluye los retrasos en los pagos.

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En la nueva ventana podrás ver los pagos atrasados, y deberás contactar con estos clientes. Cierra esta pantalla para volver a la página de inicio.

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Simplifica tus procesos integrándolos con Excel

En esta guía básica de Dynamics 365 Business Central también te queremos contar que el ERP permite crear y modificar los asientos del diario directamente a través de Excel. Selecciona la opción predeterminada Diario General.

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Puedes usar Excel tanto para ver datos como para crear transacciones, como por ejemplo diarios generales. Microsoft Excel está integrado en Business Central, lo que hace aún más fácil su uso, especialmente para aquellos que dependen de esta aplicación diariamente. Selecciona Editar en Excel.

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Introduce documentos, cuentas del libro mayor, descripciones, etc. para iniciar el proceso de entrada de datos. Selecciona Publicar para publicar los datos en Dynamics 365.

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Mejora la comunicación de tu empresa con la integración de Outlook

Otro de los beneficios de Business Central es que también está integrado con Outlook. Esto te ofrece una forma sencilla de introducir, por ejemplo, facturas de compra en un correo electrónico. Ahora selecciona Contact Insights.

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Puedes acceder a toda la información relevante sobre cualquier proveedor desde Outlook, sin tener que navegar a través de una aplicación diferente. Esto sobre todo te ahorrará mucho tiempo. A continuación, selecciona Factura de compra.

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Business Central utiliza la inteligencia artificial (IA) para impulsar la entrada de datos y escanear el texto del correo electrónico. En la imagen se puede ver cómo la IA sugiere dos artículos del inventario basados en el análisis del mensaje. Selecciona los dos últimos ítems sugeridos.

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Después de completar las líneas, el siguiente paso es contabilizar la factura. La Inteligencia Artificial escanea el correo electrónico y sugiere las líneas relevantes del inventario, ahorrándote la búsqueda de esta información por ti mismo. Elige la opción Publicar.

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Una de las grandes ventajas de este ERP es que todos los usuarios pueden ver información relevante, independientemente de si acceden a ella con Business Central o con Outlook. Esto facilita aún más la comunicación entre los equipos.

A continuación, selecciona Facturas de compra publicadas. Busca la factura contabilizada 108209 y abre la recién creada Factura de compra.

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Dado que Dynamics 365 Business Central se conecta a Outlook, puedes interactuar más fácilmente con tus clientes y proveedores, acelerando sus transacciones y decisiones comerciales. Para ello, haz clic en Envíos de ventas publicados.

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En este sentido, Business Central te ofrece información sobre el historial de tus clientes, por ejemplo, si les has ofrecido previamente un descuento, para que puedas asegurar una experiencia consistente y positiva. De hecho, una visión holística del cliente te ayuda a atender mejor sus necesidades. Ahora selecciona Presupuesto de ventas.

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Business Central te permite tomar medidas inmediatas directamente desde un correo electrónico. Esto elimina posibles inexactitudes al introducir datos como presupuestos de clientes, pedidos o facturas. Ahora, abre las ofertas de ventas en Business Central.

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Así, puedes actuar con rapidez en las consultas, gestionar las solicitudes de servicio y procesar los pagos. Todo ello, sin salir de Outlook. Esto te permite acelerar el proceso de ventas desde la oferta hasta el cobro.

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Características intuitivas para impulsar la eficiencia

Explorar más características dentro de Business Central te permite ver más opciones para otros roles. Aquí, tus administradores de proyectos tienen una manera intuitiva de mantener los trabajos, hojas de tiempo y facturas….

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Selecciona Nuevo proyecto y ahorra tiempo utilizando un proyecto anterior como plantilla cuando crees uno nuevo.

Con la numeración automática configurada, el número del proyecto se rellena automáticamente. Añade la descripción del proyecto y selecciona un cliente facturable.

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La estructura en capas de Business Central permite dividir un proyecto en tareas más pequeñas. De esta forma, puedes proporcionar detalles más específicos en los presupuestos y registro.

También obtendrás una visión de cómo está progresando el proyecto. Por ejemplo, puedes rastrear si estás alcanzando los hitos designados o si estás en el objetivo de cumplir con las expectativas del presupuesto.

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Resumen

En definitiva, Dynamics 365 Business Central está diseñado para permitirte tomar decisiones más rápidas y mejor informadas. Con una profunda integración con herramientas como Outlook y Excel, una interfaz intuitiva y conocimientos basados en Inteligencia Artificial, el último ERP de Microsoft facilita la gestión de las ventas, el inventario y otros procesos a medida que te ayudará en el crecimiento de tu empresa.

Esperamos que esta guía básica de Business Central te haya ayudado a entender un ERP como el de Microsoft. ¿Estás buscando implantar un software de gestión? ¿Te ayudamos?


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