Módulo de Recogida de Leche en NAV (Navision)

Módulo de Recogida de Leche en NAV (Navision)

Raquel López ERP Comentar

Las empresas queseras pueden comprar la leche a suministradores, pero lo más habitual es la compren a productores en sus propias expediciones. En muchos casos, son ellos quienes tienen que realizar la liquidación y el documento de factura de compra.

Esta liquidación se calcula en función de diferentes parámetros: un precio fijo, establecido en los contratos de campaña; además de bonificaciones y penalizaciones, que pueden ser en función de los análisis que realizan laboratorios interprofesionales autorizados, de volumen de recogida y de diferentes acuerdos que se firman entre el productor y la empresa recogedora.

En Aitana hemos desarrollado un módulo que permite gestionar todo este proceso, desde el momento de la firma del contrato con el ganadero, a la recogida de la leche en la expedición, el pesado de los camiones en las básculas (para ver la diferencia entre lo que tenía que entrar y lo que realmente entra), la importación de los ficheros de análisis, el cálculo de las liquidaciones en función del precio base, bonificaciones y penalizaciones, además de tener en cuenta el tipo de IVA, las retenciones profesionales y las del INLAC, terminando el proceso en la presentación de los ficheros de Letra Q para todos los tipos de leche.

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Configuraciones

1. Campañas lácteas

Para poder recoger la leche hay que crear las campañas de recogida, que van de 1 de abril a 31 de marzo del año siguiente. Los contratos y todos los datos.

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2. Rutas

Puede haber tantas rutas cómo sean necesarias. En ellas se indicarán los días de la semana de recogida y los productores a los que hay recoger.

Cada productor va a poder pertenecer a una o más rutas, no son excluyentes unas de otras.

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3. Centros de recogida y silos

Cada empresa puede tener uno o varios centros de recogida, así como silos. Tanto unos como otros llevan una codificación única que es la Letra Q y que hay que configurar aquí.

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4. Tipos de leche

Lo normal es que se recojan varios tipos de leche. Cada uno de ellos va a tener asociado un código de producto estándar de Navision (a través del cuál se gestionarán costes, stock, etc).

En esta ficha también se indicará si gestiona o no Letra Q y el importe de retención INLAC por litro recogido.

5. Tarifas, Bonificaciones y penalizaciones

Para conocer el importe total a abonar, primero hay que saber cuánto cuesta el litro. Este valor va a venir en función de la tarifa fija, pero también en función de las bonificaciones y penalizaciones que se apliquen en función de la calidad, del volumen, o de las condiciones que se puedan negociar en el contrato.

Para esto se crearán diferentes definiciones de análisis dónde se indicarán la forma en la que se va a calcular ese valor, que no los importes de bonificación / penalización. Estos se indicarán desde la combinación de la tarifa láctea base y las grado.

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Es posible realizar bonificaciones / penalizaciones en función de varios parámetros de análisis como puede ser el valor del IgG (en función de la proteína y el valor del IgG del laboratorio). También pueden crearse bonificaciones / penalizaciones en función de datos oficiales, como la Sanidad Animal, y/o que se encuentren en contrato como la Prima Fija por Volumen y la Seguridad Alimentaria.

6. Laboratorios

Para que el análisis de las muestras sea válido (con esos valores se realizarán los cálculos para el coste por litro), las muestras tienen que ser analizadas por un laboratorio interprofesional.

Una vez realizado el análisis, se enviará un fichero con los datos de las muestras recogidas, que será importado de forma automática en Navision. Estos valores se tendrán en cuenta para el cálculo de la liquidación.

Cada laboratorio interprofesional tiene una estructura de fichero diferente. Además, unas empresas pueden desear más definiciones de análisis que otras, por lo que es posible adaptar el fichero que envíen a las necesidades de cada empresa.

También la periodicidad del envío dependerá de lo que se quiera y aunque la mayoría de las empresas reciben el fichero mensual, no hay ningún problema porque se realice una carga semanal, incluso diaria.

Este laboratorio a su vez va ser un proveedor, que va a cobrar por muestra, por total, etc. Cómo se haya negociado.

El coste del laboratorio podrá ser repercutido a los productores, a todos, a unos sí y a otros no (en función de cómo se encuentre configurado) y descontado de la liquidación.

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7. Elementos de transporte

Habrá diferentes conjuntos de transporte, que serán los que vayan recogiendo por las explotaciones. Cada conjunto de transporte estará compuesto por uno o más vehículos, remolques y conductores.

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8. Productores

En los productores se incluirán todos los datos propios del ganadero: a qué explotación pertenece, el tipo de productor (suministrador, productor, socio cooperativista, cooperativa), el tipo de liquidación, etc.

Además de todos los datos del productor irán relacionados los datos de la explotación, los tanques de recogida, etc.

Este maestro va relacionado con el productor estándar de Dynamics NAV, que es el que arrastrará los datos de facturación.

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9. Contratos y Adendas

Entre la información que desde hace algún tiempo es obligatoria se encuentran los contratos. Esta información también se puede incluir en NAV.

Estos contratos suelen encontrarse en ficheros Excel, por lo que existe el proceso que los importe de forma automática, relacionando cada contrato con cada productor.

10. Trabajo diario

Dentro del trabajo “diario” se encuentran la introducción de los datos de los litros recogidos a los productores (desde qué tanque, los litros, etc.) a las expediciones generadas, la recepción del camión en el centro de recogido, así como la exportación de estos datos a los ficheros de Letra Q que hay que presentar.

Todo este trabajo diario se puede automatizar al máximo cuándo los recogedores utilizan la aplicación de gestión de recogidas desde un dispositivo móvil, ya que simplemente será descargar esos datos en Navision y automáticamente se rellenarán. En el caso de que la báscula dónde se pesa el camión antes de descargar también se encuentre conectada al ERP de Microsoft, también se reducirá el trabajo manual, reduciendo a su vez la posibilidad de errores.

11. Expediciones

Una vez tenemos los maestros ya se puede empezar con el “trabajo diario”. Para ello hay que crear las expediciones, de tal forma que los recogedores sepan dónde tienen que ir cada día de cogida.

Las expediciones se generarán a partir de los datos de las rutas, creándose una expedición por cada día seleccionado para cada una de las rutas.

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12. Recogida de leche

Una vez el recogedor se encuentra en la explotación procede a recoger la leche de los tanques que tenga el productor, rellenado todos los datos relacionados: los tanques de los que recoge, los litros, la temperatura, si ha habido presencia de inspector o no, si ha habido alguna incidencia, etc. También recogerá una muestra, que será enviada al laboratorio interprofesional que tiene contratada la empresa.

Estos datos se pueden escribir en papel y luego “picarlo” en Navision, o bien introducir en la aplicación de recogida láctea disponible para dispositivos móviles, para que luego se descargue de forma automática en Navision.

Si se utiliza la aplicación de recogida láctea se podrán imprimir los justificantes in-situ, y además se irá generando la Hoja de Ruta del camión (incluidos los posibles traspasos entre cisternas y camiones) para posibles inspecciones en ruta.

13. Descarga del camión en central

Una vez llega el camión al centro de recogida, se pesa en la báscula. Ésta puede estar conectada con Dynamics NAV para recoger automáticamente el peso y llevarlo a la expedición correspondiente de forma automática, o bien puede generar los datos y guardarlos en un fichero que luego se importará en Navision.

Cuando los datos estén recogidos en la Pesada de Camiones, se traspasarán los litros a las expediciones. Aquí se podrá ver la discrepancia entre los litros recogidos y los que se han descargado realmente (puede que las cisternas tuvieran agua y los litros sean mayores de los que tenían que ser o que haya habido pérdidas y los litros sean menores de lo esperado).

Este proceso no es obligatorio, ya que en muchos casos las empresas no tienen en cuenta las posibles desviaciones en los litros.

14. Recepción de expediciones

También hay que rellenar las expediciones diarias, indicando los litros recogidos a cada productor (y a cuáles no se ha recogido), y los datos de cada recogida (litros, temperatura, centros de descarga…)

En el caso de que se haya utilizado la aplicación, estos datos se descargarán a NAV rellenándose de forma automática los datos de las expediciones.

Cuándo se registran las expediciones es cuándo se generan los movimientos de producto.

La importación de los datos de la báscula y de las expediciones no tienen un orden establecido. En el caso de que primero se recojan los datos de las expediciones cuándo se recojan los de la báscula se actualizarán las expediciones, aunque ya se encuentren registradas.

15. Ficheros letra Q

Dentro de la información que hay que mandar a la Consejería, se encuentran los ficheros de trazabilidad de la leche, también llamados Letra Q.

Es muy importante, también, la creación de estos ficheros, ya que hay que enviarlos de forma diaria. Se generan de forma automática, en función de los datos registrados.

16. Análisis de laboratorio

Hay que registrar también los valores de análisis del laboratorio. En este caso, el laboratorio interprofesional mandará un fichero con los valores de análisis que se han ido recogido y se importará en Navision. Este fichero puede ser mensual, semanal, diario, etc.

Estos análisis quedarán en un histórico que se podrá consultar en cualquier momento.

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17. Liquidación mensual

Todo lo explicado anteriormente tiene un único objetivo: el de generar de forma completamente automática el cálculo de la liquidación mensual de los productores.

Con la liquidación se pueden hacer dos cosas:

  • Generar preliquidación: es simplemente informativo, para cálculos de anticipos, o comprobar información de los que mandan las facturas ellos (por ejemplo las cooperativas)
  • Registrar liquidación: en este caso el documento es válido legalmente y se generarán todos los movimientos contables, de proveedor, etc, necesarios.

Una vez se lanza la liquidación se quedarán en el borrador las liquidaciones de los litros recogidos en ese mes, dónde se podrán revisar los datos antes de registrarlo.

La liquidación comprueba:

  • Litros por precio base
  • Cálculos de IVA y retenciones profesionales
  • Cálculo de bonificaciones/penalizaciones en función de los valores de análisis
  • Cálculos de retenciones INLAC
  • Cálculos de importe de laboratorio.

En función de todos estos cálculos se calculará el importe final a pagar al proveedor.

Una vez se registre la liquidación se generarán todos los movimientos relacionados con la de la factura, teniendo en cuenta las configuraciones que haya para una de las retenciones, los grupos de IVA, contables, etc.

Si una vez registrada la liquidación se detectara algún error, se puede generar una reversión. Esto lo que hace es dejar los datos en “situación inicial” para que se modifique lo que sea necesario creando un abono de la liquidación anterior.

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18. Impreso liquidación

El impreso de liquidación nos da toda la información referente a la liquidación seleccionada.

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19. Retención INLAC

Es muy importante tener en cuenta que cuando se genera la liquidación se realizará la retención del INLAC, aplicando la retención (con su IVA correspondiente) en función del importe de retención, los tipos de leche y los litros recogidos.

Después se podrá generar el fichero Excel con la estructura indicada para poderlo remitir a los sitios oficiales.

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20. Ficheros Fega

Dentro de la información que hay que aportar se encuentran los ficheros FEGA. La generación de estos ficheros también se encuentra disponible (en función de los datos recogidos) para su importación en las páginas oficiales.

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21. Informes disponibles

Otra de las peculiaridades o beneficios que tiene el desarrollo del módulo es el poder tener la información necesaria en diferentes informes diferenciados.

Dentro de estos informes se encuentran los habituales: litros recogidos, calidades, facturación, datos de ganaderos o explotaciones.

Dada la importancia de conocer los costes reales de la leche existe también la posibilidad de generar diferentes informes de costes. En ellos se indica el coste real y los costes de bonificaciones por ganadero y ruta, comparando lo que se ha abonado con lo que se debería haber abonado realmente por la recepción de vehículos, con la desviación de litros que se han recogido con los que se han descargado.

22. Informe costes final recogida

En este informe se muestra el coste final “real” de los litros recogidos a cada productor, indicando además del precio base, los importes de las bonificaciones y las penalizaciones que se han aplicado y la prima real que se ha pagado por cada uno.

Lo que hace es exportar un fichero Excel en el que se indican los valores y totales de cada una de las primas aplicadas, calculando el final total de primas tanto para el litro, como el total pagado.

Cada uno de los campos de total es una fórmula que multiplica el total de litros por el importe de la prima, por lo que si se cambia alguno de los valores, automáticamente se recalculará tanto el importe total de la prima modificada como el importe total final del €/litro.

Se crea una pestaña para cada una de las rutas que se hayan indicado en el filtro del informe.

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Módulo de Recogida de Leche en NAV (Navision) Módulo de Recogida de Leche en NAV (Navision)Módulo de Recogida de Leche en NAV (Navision)

Además, en la última página hay una hoja de resumen, conformada también con fórmulas, que se actualizan de forma automática al realizar cualquier cambio. Aquí se indica el resumen del coste de cada una de las primas por ruta.

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23. Análisis por ruta

Otro de los informes de análisis que se puede exportar, también a Excel, y en este caso configurable hasta los colores que se quieren mostrar, es el informe de Análisis por ruta.

Al igual que el anterior, se muestra una pestaña por cada una de las rutas, y una de resumen con los valores de las mismas. También, como en el anterior, los totales son fórmulas, para que, si se modifica algún valor, se incluye un productor o se elimina, se calcule todo de forma automática.

En este caso el informe muestra los datos diarios por cada uno de los ganaderos.

Como podemos ver, en el primer bloque de columnas muestran los litros recogidos cada día del mes, y en el segundo los valores de Materia Grasa, Proteína, GT y Células Somáticas.

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En el caso que haya algún valor que se desvíe con respecto a unos valores configurados se marcarán en diferente color (los colores y los valores se configurarán en Navision)

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Cómo en el informe anterior, se indicarán al final del todo el resumen. Éste es una fórmula, por lo que si se cambia algún valor se recalculará.

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Además, en cada una de las pestañas, hay un resumen por cada una de las rutas de los valores recogidos.

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Con un total por ruta/periodo

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Al igual que en el informe de costes, hay una hoja de resumen dónde, a través de fórmulas, se traen los datos de cada una de las hojas de las rutas.

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Si dispones de una empresa lechera y todavía no cuentas con un ERP para controlar y gestionar mejor tu negocio, te recomiendo que te pongas en contacto con nosotros. Te explicaremos todo lo que Dynamics NAV y el módulo de Recogida de Leche puede hacer por tu compañía. ¿Hablamos?

 

Raquel López
Dynamics

 

 

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