Almacenamiento permitido en Microsoft Dynamics CRM Online

Aitana Soluciones ERP y CRM CRM Leave a Comment

¿Te has preguntado cuando es adecuado comprobar el espacio máximo permitido en Microsoft Dynamics CRM Online?

Antes que nada y para responder a esta pregunta, es necesario determinar el límite máximo de almacenamiento permitido en tu CRM teniendo en cuenta que la suscripción inicial ofrece por defecto 5 GB.

Si trabajas con Dynamics CRM Online y Office 365, es posible comprar almacenamiento extra a través de la página: Recursos en Uso de Microsoft, o directamente desde la opción «Administración de Suscripciones».

 

grafico 1 almacenamiento permito en microsoft dynamics crm

Gráfico 1

Si no tienes integrado Office 365 a Dynamcis CRM Online, primero debes comprobar el almacenamiento permitido en el CRM y el espacio utilizado, mediante: «Configuración> Administración> Gestión de suscripción».

grafico 2 almacenamiento permito en microsoft dynamics crm

Gráfico 2

¿Qué sucede cuando tu empresa se acerca o supera el límite de almacenamiento en el CRM?

Recibirás unas notificación donde se avisa que el uso del almacenamiento se aproxima o ha excedido el 80% del límite permitido. Microsoft se encarga de enviar una notificación diaria por correo electrónico a los administradores del sistema y se reserva el derecho de cambiar este porcentaje.

Para visualizar las notificaciones también puedes ir a: «Configuración> Administración> Notificaciones del sistema».

grafico 3 almacenamiento permito en microsoft dynamics crm

Gráfico 3

Existen dos tipos de notificaciones que indican el nivel de riesgo asociado al uso de almacenamiento: límite de almacenamiento alcanzado y límite de almacenamiento superado.

Las notificaciones de límite de almacenamiento alcanzado indican que se ha llegado al límite máximo del umbral y pronto se puede exceder su capacidad de almacenamiento. Para ello, se requiere de una acción inmediata que ayude a evitar superar el límite.

grafico 4 almacenamiento permito en microsoft dynamics crm

Gráfico 4

Las notificaciones de límite de almacenamiento excedido indican que los datos han superado el umbral del CRM. A partir de este momento, no podrás añadir nuevos registros al sistema. Para ello, se requiere de una acción inmediata, ya sea, eliminar datos innecesarios o comprar más espacio.

grafico 5 almacenamiento permito en microsoft dynamics crm

Gráfico 5

¿Cómo se calcula mi utilización de almacenamiento?

El cálculo se realiza a través del tamaño de los datos y del índice del tamaño (el tamaño del registro de las transacciones no se incluye en los cálculos de utilización de almacenamiento).

El aumento del tamaño de la base de datos que resulta de una actualización de versión, no está incluido y tampoco son los gastos generales de la base de datos de la organización.

Si cuentas con varias instancias de CRM Online asociadas a la misma cuenta de O365, su utilización total es la suma de las utilizaciones de almacenamiento de todos los CRM.

¿Puedo aumentar el umbral para las advertencias de almacenamiento del 80% al 85%?

Debido a que los umbrales de almacenamiento se gestionan a nivel de implementación, actualmente no hay manera de controlar el valor de umbral en función de cada organización.

Si compro un nuevo espacio de almacenamiento ¿Cuándo se refleja?

El servicio de facturación de Microsoft notifica a sus clientes la compra del nuevo almacenamiento. Generalmente, el sistema tarda menos de un minuto antes de que el espacio esté totalmente disponible. Después de este tiempo, el servicio asíncrono recoge la petición de almacenamiento extra y lo procesa, reflejando su nuevo límite permitido.

A excepción de los escenarios de licencias por volumen, el proceso de compra de almacenamiento extra es rápido. Al momento de hacer la compra, Microsoft procesa la información y la pone en las colas de trabajo del sistema.

Cuando se trata de licencias por volumen, la compra de almacenamiento extra requiere de una serie de pasos, por ejemplo, la modificación del contrato de servicios tarda aproximadamente una semana en completarse, así que, en circunstancias imprevistas, como en las importaciones masivas de datos, puedes llamar directamente a Microsoft Dynamics CRM y pedir asistencia directa para agilizar el proceso.

¿Cómo puedo reducir la utilización de almacenamiento?

La mayoría de espacio es consumido por archivos adjuntos de correo electrónico, notas, flujos de trabajo y procesos del sistema. Asegúrate de recuperar parte del espacio utilizado mediante actividades de mantenimiento, como:

  • Eliminar a granel antiguos procesos del sistema
  • Eliminar a granel grandes archivos adjuntos de correo electrónico
  • Eliminar a granel archivos de notas

Vigila los flujos de trabajo que se ejecutan con mayor frecuencia y tienen mayor peso, para determinar si se pueden simplificar o no. De igual manera, selecciona mediante la opción «Herramienta de Registro» aquellos procesos generados por el uso de plugins asíncronos que quieres eliminar.

grafico 6 almacenamiento permito en microsoft dynamics crm

Gráfico 6

Fuente: Blog MSDN

Si deseas recibir más información no dudes en contactar con nosotros. ¡Estaremos encantados de ayudarte!  

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