La validez de la factura electrónica

Aitana Soluciones ERP y CRM ERP Leave a Comment

Hace ya tiempo que envío las facturas a mis clientes en formato PDF. ¿Es eso correcto?
Esta es una de las preguntas más frecuentes que nos hacen y, por ello, creemos necesario aclarar los términos. Una factura en formato PDF es totalmente válida a efectos legales, si bien, para que tenga fuerza jurídica como Factura Electrónica es necesario:

  • Que no sea técnicamente modificable.
  • Que quede claramente identificada la identidad del emisor.

Desde este punto de vista, podríamos decir que el envío de una factura en formato PDF que cumpliese estos requisitos sería aceptable. No obstante, no todo el mundo sabe que un documento PDF es modificable, salvo que se usen algoritmos de protección. Así pues, una factura en formato PDF tiene la misma validez que una factura en formato impreso normal que no vaya signada y/o sellada por el emisor. Dicho esto, la preguReadSoft-Collagenta que surge es: ¿Existe alguna manera de hacer que el documento electrónico, sea o no un PDF, tenga fuerza legal?
La respuesta es categórica: SÍ. Ya hace tiempo, y se está imponiendo de manera acelerada la factura electrónica con sello de integridad. Se trata de incluir en el documento emitido una serie de marcas que le proporcionan legalidad y fuerza jurídica, al garantizar la integridad del contenido, por una parte, y, por otra, la identidad del emisor, así como la fecha de legalización.
Se trata, más o menos, de incluir en el propio documento una marca indeleble validada por una entidad homologada, que siempre va unida al documento, y que además es validable jurídicamente, hasta el punto en que el documento electrónico es substitutivo del documento en papel.
Iremos más allá: la factura electrónica certificada tiene MÁS fuerza legal que una factura en papel, a la hora de cualquier contencioso, y permite incluir en el propio documento electrónico las condiciones contractuales, de manera que se convierte en prueba válida judicialmente.
Nuestro consejo, pues, es ir activando esta funcionalidad en todos los clientes, ya que además, implica una reducción muy sensible de costes tanto de emisor como de receptor.

Para más información visite nuestra web o el post anterior sobre facturación electrónica para Microsoft Dynamics

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