CRM: Llamadas y tareas en los contactos

Aitana Soluciones ERP y CRM Tutoriales Leave a Comment

El CRM nos da una visión general de nuestra cartera de clientes y de aquellos que un día u otro pueden llegar a serlo. Pero los clientes pueden perder confianza en nosotros si no hacemos un seguimiento adecuado de sus actividades con nuestra empresa. Un correcto trato incluye estar siempre al día de cuál es la situación del cliente, de manera que sienta que estamos interesados por su bienestar y ayudarles de la mejor manera posible. Por esta razón el CRM dispone de una serie de funcionalidades especialmente enfocadas a este aspecto tan importante. Además de actualizar constantemente la solución con los datos correctos, el estado, la clasificación, etcétera, es primordial tener registrados cada una de los contactos que tenemos con el usuario en cuestión.

Paso a paso vamos a explicar cómo registrar una llamada nueva (tanto sea entrante como saliente), un correo electrónico y crear una tarea nueva asociada a ella.

  1.  Entrar eCómo incluir llamada y/o tarean la vista contactos, a través del menú Inicio –>ventas –> contactos y escoger el que nos interesa. Hacer click en la ficha Contactos .
  2. En la parte superior aparece la palabra contacto seguida de dos puntos. Dentro de aquí se tiene que seleccionar la opción contacto para que aparezcan las opciones que nos interesan en este caso.
  3. Seleccionar la pestaña Actividades y dentro de ella entrar en la opción «agregar llamada de teléfono». Aunque no se especifique aquí se puede dejar constancia tanto de llamadas, correos electrónicos o cualquier otra actividad que creamos que pueda ser importante para el seguimiento del cliente.
  4. Si nos fijamos dentro de la ventana ya aparecerá el contacto seleccionado para indicar que es con él con quien hemos tenido la interacción.  En la opción de llamada saliente o entrante, escoger según el caso.
  5. Escribir una descripción de la actividad. Es muy importante especificar cuál ha sido la respuesta por las dos partes y a qué conclusión y/o acuerdo se ha llegado para poder pasar al siguiente paso.
  6. Si sólo queremos dejar constancia de la llamada, las instrucciones se acabarían aquí. Pero si, por el contrario, queremos dejar una tarea pendiente de acuerdo con la conversación con el cliente debemos abrir una tarea en la opción «Abrir tarea»
  7. Allí debemos especificar un asunto que sea de fácil reconocimiento para quien lo lea, una descripción de qué es lo que hay que hacer y una fecha de vencimiento para que eso que está pendiente se haga antes de una fecha límite.
  8. También debemos fijar el propietario de la tarea, es decir, si la vamos a finalizar nosotros o, si depende de otra persona de nuestro equipo.
  9. Es importante marcar la prioridad de la tarea para que aquel que lo lea (o incluso nosotros mismos) tengamos en cuenta la importancia de ésta.
  10. Se deberá clickar en aceptar en todas las opciones  y guardar en el contacto para que se actualicen los datos.
  11. Para comprobar que el trabajo ha quedado correctamente guardado, hay que buscar la llamada y la tarea creadas en las listas Actividades abiertas e Historial de actividades.

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