Saber qué información es relevante y puede ser útil para la empresa no es tarea fácil ya que nuestros sistemas de gestión nos ofrecen gran cantidad de datos. La mayor parte de organizaciones hoy por hoy disponen de un sistema de gestión integrado (ERP) que ofrece datos relacionados con múltiples variantes. Por ejemplo, si miramos la ficha de un cliente dentro de nuestro ERP, podremos ver toda la información que tenemos asociado a él: sus contactos, sus direcciones, las ventas hechas, las ofertas en vigor, los pedidos pendientes de servir, las deudas contraídas, los plazos previstos de cobro, etc. Con toda esa información en el sistema, el siguiente paso es cómo extraemos información relevante.
Hay multitud de soluciones de Business Intelligence en el mercado en la actualidad pero AITANA, fruto de su experiencia en implantación de sistemas de gestión y soluciones para la empresa, recomienda dos de ellas: JetReports y BI4Dynamics.
Son dos herramientas que tienen objetivos parecidos pero con alcance diferente. Ambas soluciones tienen varias formas de suscripción (adquisición de la licencia o pago por uso) y ambas tienen también varios niveles de profundidad de la solución.
JetReports
Con esta solución, podemos acceder a todos los datos de nuestro sistema de gestión ya que permite interconectar tantas bases de datos como necesitemos. El objetivo es crear informes dinámicos de Excel para que el usuario tenga en un entorno familiar toda la información extraída de su ERP de una manera rápida y sencilla. Una vez se tiene la información en Excel, puede manejarse fácilmente, cambiando parámetros, añadiendo columnas, filas, filtros, etc. como es normal en las hojas dinámicas de Excel.
JetReports tiene 3 soluciones según la necesidad y cantidad de datos que tengamos que analizar.
– La primera solución, JetReports Express, está concebida para la realización y generación de cuadros de mando desde el punto de vista individual.
– La segunda, JetReports Essencials, está diseñada para la generación de cuadros de mando empresariales.
– La tercera, JetReports Enterprise, está diseñada para la generación de cuadros de mando empresariales automatizando una serie de procesos para que el sistema envíe los indicadores de los cuadros de mando en función del perfil del usuario.
BI4Dynamics
Esta herramienta tiene la misma funcionalidad que JetReports pero simplifica la puesta en marcha: la principal diferencia respecto a JetReports es que BI4Dynamics ofrece una serie de cuadros de mando predefinidos que conectan de forma automática con nuestro ERP y que nos permiten desde un primer momento obtener información relevante muy rápidamente.
Esta solución también tiene diferentes puntos de entradas.
– Con BI4Dynamics estándar disponemos de cuadros de mando de ventas, compras, inventarios, cuentas pendientes, cuentas a pagar y contabilidad general.
– Los módulos específicos que se pueden añadir son programas de cuenta, pedidos de ventas, pedidos de compra, fabricación, administración, y trabajos y recursos.
Desde la web de BI4Dynamics (http://www.bi4dynamics.com) podemos acceder a una demostración gratuita online de la herramienta.
Hoy en día, el BI se ha convertido en una extensión natural más de nuestro negocio, igual de importante que el mismo ERP. Las soluciones de BI han dejado de ser complejas y ya nos son para empresas grandes, todo lo contrario: herramientas como JetReports y BI4Dynamics permiten a las PYMES tener soluciones a medida puesta en marcha en tiempo récord y con costes muy ajustados.