Como elegir el mejor ERP para tu empresa

Cómo elegir el mejor sistema de gestión (ERP) para tu empresa

Sergio Llorca ERP Leave a Comment

¿Cuál es la mejor estrategia para afrontar el proceso de selección de un sistema de gestión ERP para una pyme? La elección de un ERP atañe a toda la compañía y es responsabilidad de todos el estar involucrados desde el principio. Si bien es cierto que son los jefes de departamento junto con la dirección general quienes tienen el conocimiento de las necesidades estratégicas de la empresa y tienen la jerarquía necesaria para conseguir que el proyecto sea un éxito.

Por otro lado, hay que apuntar que, es labor del CIO de la compañía, con el apoyo de la dirección general, llevar a cabo tan ardua tarea. Es muy importante que esta figura tenga la fuerza jerárquica suficiente para vencer la resistencia al cambio que encontrará en el resto de la organización. Una resistencia, a su vez, propia de un proyecto de estas características y a la que hay que estar preparados, ya que tarde o temprano aparecerá.

Antecedentes

Otro aspecto importante es saber identificar en qué punto está la empresa en el momento actual y qué se espera conseguir con el cambio. En mi experiencia, la gran mayoría de las pymes a las que he ayudado a tener un sistema de gestión adecuado a sus necesidades, sabían el punto en el que se encontraban y sabían que tenían limitaciones, pero en muchos casos desconocían todas las mejoras que les podía ofrecer un ERP adecuado.

Normalmente las empresas tienen algunas de estas soluciones o varios de estos sistemas simultáneamente. Viven acomodados en ellos mientras que sus gerentes se esfuerzan en encontrar la fórmula infalible que les haga ser más competitivos.

Desarrollos a medida

Suelen ser programas hechos a medida cuando la empresa disfrutaba de una época de bonanza y apenas había soluciones estándar en el mercado. A día de hoy, son muy costosos de mantener, debido a que los departamentos IT de las empresas se ha reducido o han externalizado sus servicios. Además, suelen estar desarrollados en su mayoría en lenguajes de programación que rallan la obsolescencia.

El principal inconveniente que se encuentran las empresas con este modelo es o bien un sistema obsoleto con dificultades para conectarse con otras plataformas, nuevas funcionalidades, nuevos requerimientos legales o necesidades evolutivas de su mercado, pérdida de competitividad, etc; o bien unos costes de mantenimiento de todo el sistema carísimos, o una alta dependencia de las personas que conocen y han desarrollado el sistema.

Amalgama de software free

Es frecuente encontrar este tipo de estructuras de software en aquellas organizaciones donde no existe la figura del CIO o no ha podido velar por la integridad del dato único. Son los directores de departamento los que se toman “el software por su mano” e implantan alguna solución gratuita o software libre.

Estas soluciones son como la mala hierba y proliferan muy rápido dentro de las organizaciones, ya que, al no tener coste económico aparente, los directores de departamento las instauran en su área de trabajo sin pedir demasiadas explicaciones a nadie. En este sentido, nadie les pide cuentas mientras el departamento sigue funcionando y no incrementa su cuota de gastos, creándose así un pequeño “Reino de Taifas” dentro de la empresa.

Normalmente están diseñados para cubrir solo un área funcional específica y concreta, esto les da la posibilidad de poder ser implantadas por personal no especializado y con unos periodos de tiempo y de aprendizaje de los usuarios muy pequeños.

Entre los principales problemas a los que se enfrentan las organizaciones con este tipo de sistemas de datos es la generación de islas de información, y la duplicidad de datos. Además, en aquellos puntos en los que intervienen varios departamentos suele haber discordancia de datos, provocando el difícil gobierno de la compañía. Es evidente pensar que los principales opositores a cambiar son los jefes de área, quienes se dan cuenta que van a perder el mando de su pequeño “Reino”.

Por otro lado, este modelo de sistema de información me recuerda a los sistemas MIS de la década de los 60. ¿Quiere decir esto que más que una evolución tecnológica estamos hablando de una regresión tecnológica?

Software de facturación combinado con Sistemas ofimáticos

Otro modelo de gestión muy extendido es el que utilizan algunas empresas que han ido creciendo, pero se han dejado atrás la gestión estratégica. Estas empresas suelen suplir la falta de un software de gestión potente con el olfato y experiencia de empleados clave, normalmente con gerentes o directores de departamento veteranos, quienes con las únicas armas de unas hojas Excel y algunas bases de datos en Access, salvan la situación. Ni que decir tiene, que la duplicidad del dato, errores, montañas de papeles y problemas para evolucionar son el día a día de estas empresas.

Se me hace difícil pensar que una empresa con aspiraciones de crecimiento, de exportar a mercados internacionales, comerciar con grandes centrales de compra, gestionar recursos valiosos, llegar a cuotas de facturación importantes… sea capaz de gestionarse con este modelo.

Además, este tipo de organizaciones son cautivas de estos empleados, ya que es allí donde reside el know how. Y curiosamente, como norma general, son estos los que mayor resistencia oponen al cambio, ya que son sabedores de su situación de fuerza.

ERP desactualizado

También suele ser habitual encontrar empresas que en su día hicieron la inversión y se dotaron de una herramienta de gestión adecuada y por diferentes motivos, a veces por motivos internos -económicos, desconocimiento de los perjuicios, falta de recursos, etc.-  y otras por motivos externos -el fabricante del producto ha desaparecido o no le ha dado continuidad tecnológica, falta de personal cualificado para esas herramientas, desaparición de los partners del fabricante-.

Por cualquiera de estos motivos, la empresa no ha podido darle continuidad al sistema quedando la aplicación obsoleta y con grandes dificultades para mantener el ritmo de la empresa, con un personal renovado sin formación en el sistema, con problemas para articular las necesidades legales del sistema, por poner algunos ejemplos.

La lista, evidentemente, es más extensa, pero esto es una muestra de los escenarios más representativos.

Algunas consideraciones a tener en cuenta

¿La empresa tiene departamento IT?

¿Gerencia ve el proyecto como una decisión estratégica o como la “implantación de un software”?

¿La compañía tiene bien definidas las reglas de negocio o requiere de una consultoría previa o auditoria de procesos?

¿Cuál es la capacidad de inversión de la empresa para este proyecto?

¿Las relaciones interdepartamentales están bien definidas y coordinadas?

¿Está bien definido el organigrama de la empresa? ¿Lo conoce todas las personas que la forman?

Tamaño

  • Empleados
  • Facturación anual
  • Delegaciones
  • Carácter nacional o internacional

¿Están analizadas las necesidades funcionales? ¿Por personal interno o externo?

¿Qué nivel de madurez tecnológica tiene de la empresa?

¿La compañía tiene un sesgo comercial, financiero o productivo?

Todas estas preguntas tienen que estar resueltas cuando abordemos un proceso de selección de software de gestión ya que nos darán una orientación clara de la mejor solución en base al perfil de la empresa.

Algunos puntos importantes

1. RFP:

Es importante generar un documento RFP en el que se reflejen las necesidades e intenciones de la empresa y sirva al futuro partner tecnológico como guía para que pueda ofrecer su mejor solución de la manera más clara, rápida y con las mejores garantías posibles.

  • Es importante definir el alcance funcional. No estaría de más que el CIO de la empresa o el futuro key user del sistema hiciese una rueda de análisis de necesidades con los diferentes responsables de los departamentos y que estos estuviesen involucrados y de acuerdo con lo expresado en el RFP.
  • Hay que tener un objetivo claro de lo que se pretende conseguir con el cambio
  • Tener claro los puntos de mejora del nuevo sistema con respecto a la situación actual.
  • En el RFP deberemos especificar qué partidas económicas queremos comparar y cómo las queremos comparar. Mi recomendación es hacer en esta fase un ejercicio sencillo, por ejemplo: costes de licencias, costes de servicios, costes de mantenimiento del sistema.
  • Requisitos de infraestructuras y hardware necesario. Podemos estar evaluando un proyecto y darnos cuenta de que no está bien dimensionado por los propios requisitos que tiene el sistema.

Explicar cómo será el proceso de selección del proveedor, plazos de decisión, condicionantes que se van a evaluar, fechas límite de aceptación de propuesta, sesiones de toma de datos, fechas para las demostraciones, fechas deseadas de arranque del proyecto, criterios de selección, personas que intervendrán en el proceso.

2. Focalizar y encapsular el proyecto:

Es decir, tener claro lo que estamos buscando (un proyecto se software de gestión empresarial ERP), independientemente a si para conseguir tal proyecto necesitemos infraestructuras, servidores, PDA’s, software adicional, etc.

En ocasiones los proveedores nos lanzan una cortina de humo en forma de otros requisitos que en principio son secundarios como Hardware, infraestructuras, funcionalidades que no necesitamos o que tienen un peso específico nimio en nuestro proyecto con el fin de enmascarar las carencias que tienen sus propuestas.

Es cierto que es de muy agradecer el que nuestro futuro proveedor nos ayude a descubrir las posibilidades y capacidades de mejora que puede aportar él con su experiencia y con su solución.  Pero es labor del CIO el distinguir entre descubrimientos y cortinas de humo…

3. Abstraerse de decisiones no basadas en el análisis y el estudio real de las necesidades:

En ocasiones es la necesidad la que impulsa el proceso de selección, pero durante el proceso se cruza información contradictoria que nos desorienta y nos hace perder el sentido real de la necesidad inicial.

El principal riesgo es que hay ocasiones en que, aunque dos empresas trabajen en un mismo sector no quiere decir que tengan las mismas necesidades, ya que elegir un sistema u otro depende de muchos factores como del tamaño de empresa, procesos, filosofía de negocio, etc.

4. Primero la solución y luego la pareja de baile:

Primero hay que testear el mercado en busca de la herramienta que mejor se acople a nuestras necesidades funcionalidades, solidez tecnológica, capacidad de crecimiento, etc.  Elegir cómo la montamos -en nuestras instalaciones o en nube- o qué tipo de licenciamiento -pago por uso o compra de licencias-.

También es importante elegir aquel que mejor sepa representar nuestro proyecto, el que tenga más experiencia de éxito en nuestro sector, el que nos demuestre que conoce nuestro negocio y el suyo.

Por otro lado, no siempre un precio más bajo es sinónimo de mejor compra. En ocasiones los precios demasiado bajos encierran proyectos abiertos o mal dimensionados, que al final ponen en peligro la implantación de nuestro ERP o encierran futuros costes encubiertos, haciendo que el resultado final sea más caro incluso que las propuestas inicialmente más caras.

5. Nuestros costes:

Habrá que tener en cuenta que el proyecto también encierra unos costes internos propios de los trabajos, que tendrá que hacer el personal de la empresa para adecuarse, formarse y modelar los nuevos procesos al nuevo sistema.

La solución: en busca de la herramienta ideal

Llegados a este punto estamos en disposición de empezar a plantearnos cómo elegir nuestro sistema de gestión óptimo.

EL FABRICANTE

Yo personalmente, intentaría buscar una solución consolidada en el mercado, de un fabricante afamado, con garantías de continuidad y con solvencia, que tuviese una amplia representación de distribuidores y partners que me pudiesen ayudar a mantener y mejorar mi sistema. Esto además redundaría en la facilidad para encontrar personal cualificado para atender mi sistema.

También me interesaría por un fabricante que tuviese un porfolio de productos amplio y relacionado, de manera que, si el día de mañana necesito ampliar mi producto o añadir funcionalidades externas, como por ejemplo un CRM o una herramienta de Business Intelligence esté todo perfectamente integrado, y homogeneizado bajo una misma filosofía de trabajo.

Que, además, tuviese presencia en otros países si mi empresa tiene proyección internacional u operase en otros países, ya que antes o después necesitaría adecuar el idioma de mi información y enfrentarme a requisitos legales de otros países, cambios monetarios, etc.

Yo personalmente huiría de fabricantes locales o de pequeñas empresas que, en primer lugar, tienen unos recursos para mantener sus sistemas más limitados que las grandes compañías y, en segundo lugar, nadie nos garantiza que la empresa vaya a cerrar mañana.

En mi opinión, Microsoft es un fabricante ideal con sus soluciones Microsoft Dynamics AX, Microsoft Dynamics NAV 2016 y Microsoft Dynamics CRM que además se integran con la suite de soluciones ofimáticas Office 365 y las soluciones de Business Intelligence de Power BI y Power Pivot.

EL PRODUCTO

A la hora de elegir el producto es importante ser riguroso con las necesidades y requisitos que se pretenden cubrir tanto los actuales como los que se pueden prever que la empresa pueda tener en un futuro. ¡Ojo! Tampoco pidamos la luna si no la necesitamos porque esto nos va a repercutir en tener un proyecto sobredimensionado.

  • Es importante buscar productos que estén implantados en nuestro sector, esto nos dará una idea de que el producto es capaz de reproducir nuestras reglas de negocio fácilmente haciendo el proceso de implantación más corto y más económico. Además, reduce las posibilidades de fracaso.
  • Que el producto por sí solo sea capaz de cubrir las necesidades de la empresa en un porcentaje lo más alto posible. Esto quiere decir que, si para cubrir todas las necesidades de la empresa necesitamos conectar a nuestro ERP un CRM, CRP, SGA, REFID, MRP, MRP II, MRP III, e-commerce, TPV, SAT, y demás, al final no tendremos un ERP si no una amalgama de software. Otra cosa es que un único fabricante module o integre diferentes soluciones de manera “nativa”.

Esto no quiere decir que no tengamos que busquemos una herramienta que se conecte con otras plataformas y que sea fácil la integración con otros sistemas, ya que cada vez más es fundamental el poder incorporar conexiones con máquinas, con proveedores, con otras aplicaciones, etc. Pero siempre sin que nuestro proyecto inicial sea un puzzle de aplicaciones.

  • Que el volumen de personalizaciones que hay que hacer para adecuarlo a nuestras necesidades no sea excesivo, ya que esto nos supondrá dificultades a futuro.
  • Que sea un producto extendido ya que esto siempre denota que tiene gran flexibilidad y se adecua a cualquier mercado y, por lo tanto, a la situación actual o futura de la empresa.
  • Buscaría una solución que tuviese una curva de aprendizaje rápida con una interface intuitiva y buena navegabilidad, en la que los usuarios finales se sintiesen cómodos utilizándola, ya que esto irá a favor tanto de los costes económicos como de las garantías de éxito del proyecto.

EL PARTNER

Los grandes fabricantes utilizan distribuidores para comercializar e implantar sus soluciones y si bien es cierto que el producto es igual para todos, al ser productos tan amplios y tan complejos varía mucho la misma solución de un distribuidor a otro.

Es importante que nuestro partner tecnológico tenga la capacidad de poder acometer un proyecto de las características que estamos buscando, que tenga personal suficiente y de diferentes perfiles como directores de proyecto, consultores de negocio, de logística, fabricación, finanzas… es decir, personal con conocimientos de sistemas e infraestructuras, programadores, etc. En definitiva, que sea una empresa con vocación de servicio y que capitalice talento para que lo ponga al servicio de nuestra empresa.

Sería interesante que nuestro partner tuviese una dilatada experiencia en implantación de soluciones de gestión empresarial. Además de experiencia en el sector en el que operamos y en empresas de un corte similar al de la nuestra.

En el proceso de preventa veremos cómo trabaja nuestro futuro partner, los planteamientos que nos ofrece, cómo vence las dificultades que le vamos planteando, cómo enfoca el proyecto, etc. Esto nos tiene que servir como indicador de cómo trabajará en el futuro cuando esté desarrollando nuestro proyecto.

Larga vida al sistema: Actualizaciones, mantenimiento y soporte

Estos puntos que en ocasiones quedan fuera del análisis, yo personalmente considero que son importantes. ¿Por qué? Porque son los que van a garantizar que nuestra solución perdure viva y se vaya renovando año tras año.

  • Actualizaciones: ya que hacemos una inversión de estas características debemos de preocupemos de darle continuidad y tener las últimas versiones para poder cubrir las necesidades legales futuras, los requerimientos funcionales que han de venir y mejoras tecnológicas que vaya implementando el fabricante en los próximos años.
  • Mantenimiento y soporte: garantizar que todo funcione correctamente con el paso del tiempo es especialmente importante para cuando tengamos nuestro proyecto estabilizado. Personalmente recomendaría solicitar a mi partner tecnológico sesiones periódicas de auditoria, para verificar que todo sigue tal y como se pensó en su momento y que los cambios que ha ido sufriendo la empresa se ven reflejados en el sistema.

En cuanto al soporte considero que es muy útil ya que nos garantiza que cualquier duda que le surja a los usuarios, ya sea por cambios en la plantilla o porque poco a poco las operativas menos frecuentes se van olvidando, con un buen servicio de soporte lo van a poder resolver rápidamente sin que esto penalice en tiempos de respuesta y en trabajos retrasados por falta de operativa, etc.

Estas son algunas consideraciones que creo que hay que tener en cuenta a la hora de seleccionar un sistema de gestión empresarial. Tras muchos años de experiencia, si tuviera que recomendar algún ERP recomendaría Microsoft Dynamics NAV o AX, porque unifican todas las ventajas de un sistema de gestión para trabajar de forma rápida y eficaz. Mejor gestión, menor riesgo y mayor beneficio. ¿Qué más se puede pedir?

Sergio Llorca
Departamento de ventas

 

Si quieres ponerte en contacto con nosotros puedes usar este formulario:

Créditos imágenes: 268397873

Deja un comentario