Integración de bases de datos externas a Dataverse mediante flujos de datos y Power Automate

La gestión eficiente de los datos es crucial para cualquier organización. Por ello, Dataverse, la plataforma de datos de Microsoft Power Platform, ha emergido como una solución robusta para centralizar y gestionar datos desde diversas fuentes. Sin embargo, una de las características más poderosas de Dataverse es su capacidad para integrarse con bases de datos externas, permitiendo a las empresas aprovechar al máximo la información disponible.

En este artículo, exploraremos cómo lograr esta integración utilizando flujos de datos y Power Automate. ¡Sigue leyendo!

¿Qué es Dataverse?

Dataverse es una base de datos relacional en la nube que forma parte de Microsoft Power Platform, anteriormente conocido como Common Data Service (CDS). Además, está diseñado para almacenar y gestionar datos estructurados y no estructurados, y es compatible con aplicaciones como Power Apps, Power BI y Power Automate.

La clave del éxito de Dataverse radica en su capacidad para permitir a los usuarios conectarse y gestionar datos de manera eficaz y escalable.

Bases de datos externas y la necesidad de integración

Muchas organizaciones manejan diferentes fuentes de datos, desde bases de datos relacionales como SQL Server o PostgreSQL, hasta plataformas como SharePoint, Dynamics 365 y otras soluciones en la nube.

Sin embargo, a menudo, los datos están dispersos en varias plataformas, lo que dificulta su gestión y análisis unificado, y aquí es donde Dataverse entra en juego. Y es que, al integrar bases de datos externas a Dataverse, las empresas pueden centralizar sus datos, mejorar la toma de decisiones y optimizar sus flujos de trabajo.

¿Qué son los flujos de datos?

Los flujos de datos son una herramienta esencial dentro de Microsoft Power Platform que permite a los usuarios importar, transformar y cargar datos desde fuentes externas a Dataverse o cualquier otra plataforma de datos. También, los flujos de datos simplifican el proceso de ETL (Extracción, Transformación y Carga), lo que facilita la integración de bases de datos externas.

Además, son una opción ideal cuando se requiere la automatización del proceso de actualización de datos, permitiendo programar actualizaciones periódicas para mantener la consistencia y precisión de la información.

Proceso de integración con flujos de datos

• Conexión a la fuente externa: Primero, se establece una conexión con la base de datos externa, como SQL Server, Oracle, u otras fuentes de datos soportadas y, mientras, Microsoft proporciona conectores predefinidos para la mayoría de las fuentes de datos populares.
• Extracción de datos: Una vez establecida la conexión, los datos se extraen de la base de datos externa.
• Transformación de datos: Los flujos de datos ofrecen herramientas para limpiar, transformar y enriquecer los datos según sea necesario antes de cargarlos en Dataverse. Este paso es crucial, ya que garantiza que los datos estén en un formato adecuado y de alta calidad.
• Carga de datos a Dataverse: Finalmente, los datos transformados se cargan en tablas específicas dentro de Dataverse, donde estarán disponibles para su uso en aplicaciones y análisis.

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Power Automate: automatización de procesos y flujos de trabajo

Power Automate, otra herramienta clave de Power Platform, permite la creación de flujos de trabajo automatizados entre aplicaciones y servicios. Es una herramienta excelente para coordinar la transferencia de datos entre Dataverse y bases de datos externas en tiempo real o bajo demanda.

Beneficios de usar Power Automate para la integración

• Automatización de tareas repetitivas: Con Power Automate, las organizaciones pueden configurar procesos automáticos para extraer y transferir datos entre Dataverse y bases de datos externas sin intervención manual. Esto puede incluir la sincronización de registros, la actualización de tablas y la migración de grandes conjuntos de datos.
• Notificaciones y alertas: Power Automate puede configurarse para enviar alertas o notificaciones cuando se completen ciertos eventos o cuando se identifiquen anomalías en los datos. Por ejemplo, si una base de datos externa no se actualiza correctamente, se puede notificar al administrador.
• Conectividad multiplataforma: Power Automate es compatible con cientos de aplicaciones, desde sistemas ERP y CRM hasta servicios en la nube como Google Drive, Dropbox y Salesforce. Esto amplía las posibilidades de integración más allá de las bases de datos tradicionales.
• Integración en tiempo real: Uno de los mayores beneficios de Power Automate es la posibilidad de integrar y sincronizar datos en tiempo real, lo que asegura que todas las plataformas y sistemas estén siempre actualizados.

Ejemplo de caso de uso: sincronización de una base de datos SQL con Dataverse

Un caso de uso común de la integración es la sincronización de una base de datos SQL con Dataverse. Utilizando un flujo de datos, se extraen los registros de la base de datos SQL y se transforman para cumplir con el esquema de Dataverse. Posteriormente, Power Automate puede programar la actualización automática de estos datos cada cierto tiempo, o bien reaccionar a eventos específicos, como la modificación de registros en la base de datos SQL.

Por ejemplo, cuando se agregue un nuevo cliente a la base de datos SQL, Power Automate puede crear automáticamente un nuevo registro en Dataverse y notificar al equipo de ventas. Este flujo de trabajo garantiza que la información esté siempre sincronizada y que los equipos de trabajo tengan acceso a la información más reciente.

La integración de bases de datos externas a Dataverse mediante flujos de datos y Power Automate ofrece a las organizaciones una poderosa herramienta para centralizar y gestionar datos de múltiples fuentes. Al automatizar la extracción, transformación y carga de datos, las empresas pueden mejorar la eficiencia operativa, garantizar la consistencia de los datos y obtener una visión unificada que potencie la toma de decisiones. Con el uso adecuado de estas herramientas, el potencial de Dataverse se amplía enormemente, convirtiéndose en el corazón de la estrategia de gestión de datos empresariales.

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Ana Acosta
Operaciones Power Platform