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¿Cómo conciliar cobros y pagos en Business Central?

Aitana Soluciones ERP y CRMTutoriales Leave a Comment

El diario de conciliación de pagos es una característica de Business Central que nos permitirá liquidar y contabilizar los pagos y cobros que no se han registrado previamente debido a que no estaban incluidos en remesas u órdenes de pago. También nos ayudará a conciliar los movimientos bancarios que ya han sido contabilizados.

Este diario representa una mejora significativa en comparación con la funcionalidad existente de conciliación bancaria, ya que no realiza la contabilización de forma automática.

El proceso se basa en la importación del extracto N43 y la configuración de una serie de reglas predefinidas para liquidar las transacciones pendientes de clientes, proveedores, empleados o bancos.

En primer lugar, la función de «liquidación automática» intentará encontrar una correspondencia entre el texto de los cinco campos del extracto N43 de una línea y el texto en los campos de nombre o dirección de los clientes o proveedores que tengan documentos pendientes.

A continuación, la función intentará encontrar una correspondencia entre el texto de los campos «Texto de la transacción» e «información adicional de la transacción» de una línea del extracto y el texto en los campos «N.º documento externo» y «N.º documento en movimientos pendientes».

Por último, la función buscará una coincidencia entre el importe registrado en el extracto de la línea y el importe en los movimientos pendientes.

¿Qué parametrizaciones son necesarias?

Parametrizaciones en ficha de cuenta bancaria

  1. Configuración de la importación del extracto bancario: Es necesario especificar el formato en el que se recibirá el extracto bancario con el fin de garantizar una correcta importación de la información. Esto puede incluir el tipo de archivo, la estructura de los datos, los campos requeridos, entre otros aspectos.
  2. Desactivar conciliación automática: Esta opción permite deshabilitar la conciliación automática de pagos y cobros en la cuenta bancaria. Resulta útil si se prefiere realizar la conciliación de manera manual.
  3. Correlación basada en el tipo de tolerancia: Se refiere a la definición de una regla de correspondencia al realizar las conciliaciones, ya sea mediante un porcentaje o un importe específico.
  4. Tolerancia para la correspondencia: Si se establece un valor de 0 en este campo, se indica al sistema que los importes comparados deben coincidir al 100%.
  5. Serie numérica de conciliación de pagos: Se trata de asignar una serie numérica particular a las conciliaciones de pagos realizadas. Esto ayuda a organizar y distinguir las conciliaciones efectuadas en la cuenta bancaria.
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Parametrizaciones de reglas de liquidación de pagos

Estas parametrizaciones implican definir reglas y criterios específicos para la liquidación de pagos pendientes.

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Parametrizaciones de configuración de liquidación de pagos

Estas configuraciones se refieren a los ajustes globales del proceso de liquidación de pagos.

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Proceso de importación del extracto

Debemos acceder a la opción de «Diario de Conciliación de Pagos» e importar el extracto bancario para tenerlo disponible en el sistema.

Una vez importado el extracto, iremos a la pantalla de conciliación y seguiremos los siguientes procesos. En primer lugar, realizaremos la liquidación automática de las transacciones. Además, es importante validar las líneas que tengan una confianza de correspondencia considerada «baja» y confirmar la validación de dichas líneas.

Posteriormente, llevaremos a cabo la liquidación manual de las transacciones que aún se encuentren pendientes. Una vez liquidadas, confirmaremos su aceptación en el sistema.

Al completar estos pasos, todas las transacciones deberían estar correctamente liquidadas y conciliadas.

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Registro y conciliación

En la pantalla de «vista previa de registro», disponemos de varias opciones a la hora de realizar el registro y la conciliación:

Registrar solamente pagos

Esta opción nos permite registrar únicamente los pagos como liquidados, manteniendo abiertos los movimientos bancarios de las cuentas relacionadas. En este caso, se requerirá llevar a cabo la conciliación bancaria por separado.

Informe de prueba

Esta opción nos permite revisar los resultados del registro antes de llevarlo a cabo. Al seleccionar esta opción, se abrirá el informe del Estado de cuenta bancaria, mostrando los mismos campos que se encuentran en la parte inferior de la página «Diario de conciliación de pagos«.

Registrar pagos y conciliar bancos

Al elegir esta opción, se registrarán los pagos como liquidados y se cerrarán los movimientos bancarios de la cuenta relacionada como reconciliados. Esta acción contabilizará los pagos y cobros, generará los movimientos bancarios correspondientes, llevará a cabo la conciliación de los movimientos bancarios y creará un historial de conciliación de pagos.

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Conciliación de pagos vs. Conciliación bancaria

Conciliación de pagos

La conciliación de pagos se utiliza especialmente cuando existen pagos que no se generan a través de la cartera, como transferencias bancarias o pagos con tarjetas de crédito. Nos permite contabilizar los cobros y pagos realizados y llevar a cabo la conciliación correspondiente. Además, involucra reglas de conciliación más complejas, ya que se deben tener en cuenta diferentes aspectos relacionados con los documentos y transacciones. Esta opción, también nos permite deshacer y revertir las acciones contabilizadas y conciliadas en caso de ser necesario. Aunque, debemos saber que no tiene en cuenta los documentos en cartera, es decir, los pagos pendientes que aún no se han realizado.

Conciliación bancaria

La conciliación bancaria se utiliza principalmente cuando todos los cobros y pagos se generan a través de la cartera. Requiere que los movimientos bancarios estén registrados en el sistema. Se realiza principalmente mediante la conciliación por importe y fecha, es decir, se comparan los movimientos bancarios con los registros contables correspondientes. Con esta opción, las partidas sin conciliar deben ser trasladadas a un diario y liquidadas de forma manual. Es posible deshacer una conciliación bancaria, pero esto no revierte automáticamente las acciones contabilizadas.

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En resumen, la conciliación de cobros y pagos en Business Central permite mantener un control preciso de las transacciones financieras, garantizando una gestión eficiente y una visión clara de la liquidez empresarial. ¿Aún tienes dudas de cómo realizarlo? ¡No te preocupes! ¡Rellena el formulario y nuestros expertos se pondrán en contacto contigo!

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