Es muy común implementar flujos en Microsoft 365 para gestionar y automatizar procesos de negocio, o BPM (Business Process Management).
En la nube de Microsoft se pueden conseguir una variedad casi infinita de soluciones para gestionar, por ejemplo, altas de empleados, reclamaciones de clientes, aprobaciones de facturas y notas de gasto, solicitudes de compra, incidencias de IT, solicitudes de vacaciones, etc.
Si estás pensando en realizar una encuesta o un formulario donde recibir las solicitudes de información de tus clientes, habrás visto que hay multitud de herramientas para hacerlo. Pues bien, este proceso es posible gestionarlo con Microsoft 365 y en este artículo te mostramos diferentes opciones para que elijas la mejor para ti. ¡Sigue leyendo y descúbrelas todas!
Arquitectura Simplificada BPM: Formulario + Flujo
A nivel técnico, habitualmente un proceso consta por una parte de un formulario donde se recopilan datos y por otra parte, de un flujo que ejecuta en background varias acciones como enviar correos, asignar tareas y cambiar de estado.
En Microsoft 365, para desarrollar la lógica del flujo de trabajo se utilizan Flows de Power Automate. Esos flujos son bastante fáciles de desarrollar y la herramienta tiene una interfaz muy simple.
Para desarrollar el formulario existen varias herramientas distintas, cada una con sus ventajas e inconvenientes: Microsoft Lists, Microsoft Forms, Power Apps y SPFx.
Este artículo pretende ayudaros a elegir la tecnología adecuada para el desarrollo de formularios. Sabiendo que una vez desarrollado el formulario no se puede cambiar de manera rápida a otra tecnología, la elección de la herramienta adecuada es fundamental.
Podemos clasificar las opciones existentes en Microsoft de la más simple a la más compleja, de las más básica a la más completa:
Microsoft Forms
Los formularios de Microsoft Forms son muy fáciles de desarrollar, además ofrecen una experiencia de usuario muy visual y sencilla permiten la creación de reglas básicas para por ejemplo mostrar algún campo en función de otro valor ya introducido.
El mayor inconveniente de Forms es que no existe un repositorio central de formularios, entonces no se puede controlar fácilmente los Formularios que existen en un tenant de Microsoft 365.
Además, cada Form está directamente relacionado con el usuario que lo crea o el grupo donde se ha creado. Es decir que, si se elimina un usuario propietario de un Form, éste quedará huerfano y será complicado recuperarlo.
Por estos motivos no recomendamos su uso para formularios sobre los cuales queremos tener cierto tipo de control. No obstante, el uso de Microsoft Forms puede ser interesante para realizar encuestas cuyas respuestas no son críticas.
Microsoft Lists
Las listas de Microsoft 365, disponibles en OneDrive, Microsoft Teams y SharePoint, son muy fáciles de gestionar. En un par de clicks se puede crear una nueva lista, definir una serie de campos para obtener un formulario sencillo que permite recopilar datos.
Los formularios de Microsoft Lists se pueden personalizar a nivel de visualización, pero no soportan reglas. Para añadir reglas en estos formularios Microsoft recomendamos el uso de Power Apps.
Power Apps
Power Apps permite personalizar formularios de listas de Microsoft 365, definiendo reglas que no se podrían implementar con Microsoft Forms o Lists.
Es una solución de tipo Low Code, entonces se supone que una persona que no tiene un perfil de programador puede desarrollar formularios con Power Apps. No obstante, si el formulario es muy complejo (si conlleva muchas reglas), su desarrollo y su mantenimiento se vuelve complicado. Ocurre a menudo que en un formulario de Power Apps se vayan añadiendo reglas sin tomar en cuenta el resto del formulario, hasta que un día acabamos teniendo un formulario que tiene tantas reglas que es muy costoso realizar cualquier modificación.
SharePoint Framework (SPFx)
SharePoint Framework es la herramienta que permite el más alto nivel de personalización de los formularios. Con SPFx podremos obtener resultados muy buenos tanto a nivel visual como funcional, también tienen tiempos de respuesta mucho mejores que los formularios de PowerApps.
El principal inconveniente de SharePoint Framework es que estamos hablando de una plataforma de desarrollo que requiere ciertos conocimientos de programación, lo que hace que su mantenimiento es más costoso que cualquiera de las otras aplicaciones que hemos descritas antes.
Aunque sea para desarrollar un formulario muy sencillo, cualquier solución de SPFx requiere varios días para su implementación: desarrollo, testeo y despliegue.
Entonces, ¿qué herramienta elegir?
- Recomendamos no utilizar Forms por la falta de un panel de control centralizado y los problemas de governance que implica.
- Si el formulario es muy sencillo no hace falta complicarse la vida y simplemente con listas básicas de Microsoft 365 se puede obtener un resultado decente.
- Power Apps es una buena alternativa si las reglas a implementar no son muy complejas.
- Para formularios complejos, recomendamos desarrollarlos con SharePoint Framework.
No dudéis en contactar con nosotros si queréis desarrollar flujos y formularios y no sabéis por donde empezar. Nuestro equipo de expertos te ayudará a automatizar los procesos de tu empresa. ¡Rellena el formulario y pídenos información!
Julien Aubert
Microsoft 365